Управлять и контролировать выполнение задач сотрудниками
Содержание
7 китов управления, на которых стоит продуктивность компании
Чтобы управлять процессами, важно постоянно их контролировать, выстраивать и регулировать, анализировать, дорабатывать и улучшать. И, конечно, уметь работать в команде.
| Кит управления | Описание |
| Постановка четких целей и задач | Первым шагом к эффективному управлению задачами является постановка конкретных целей. Цели должны быть ясными, измеримыми, достижимыми, релевантными и определенными во времени (SMART-принцип). Четкие задачи позволяют сотрудникам понять, чего от них ожидают и в каком направлении нужно двигаться. |
| Делегирование полномочий | Эффективный менеджер умеет правильно делегировать задачи, распределяя их между сотрудниками на основе их компетенций и опыта. Делегирование не только разгружает руководителя, но и развивает навыки сотрудников, повышая их ответственность и мотивацию. |
| Мониторинг и контроль | Контроль за выполнением задач — важный аспект управления. Регулярный мониторинг позволяет своевременно выявлять отклонения от плана и вносить необходимые коррективы. Важно использовать системы управления задачами, которые обеспечивают прозрачность и видимость прогресса выполнения задач. |
| Обратная связь | Обратная связь — необходимый элемент процесса управления. Регулярное предоставление обратной связи помогает сотрудникам понимать, что они делают правильно, а что требует улучшения. Это также способствует развитию культуры непрерывного обучения и совершенствования в компании. |
| Мотивация и поощрение | Мотивация играет ключевую роль в выполнении задач. Руководитель должен уметь не только ставить задачи, но и мотивировать команду на их выполнение. Эффективные методы мотивации включают финансовые вознаграждения, признание заслуг, возможности для карьерного роста и профессионального развития. |
| Разрешение конфликтов | Конфликты в коллективе могут стать серьезным препятствием на пути к достижению целей. Важно своевременно выявлять и разрешать конфликты, используя техники медиации и переговоров. Это помогает поддерживать рабочую атмосферу и эффективность команды. |
| Анализ результатов и корректировка планов | После завершения задачи важно проанализировать достигнутые результаты и извлечь уроки на будущее. Это позволяет корректировать планы и стратегии для достижения еще более высоких результатов в будущем. |
Держать в балансе и следить за каждым важным «китом» — достаточно сложная задача, за которую отвечает руководитель и лидер команды.
Какие инструменты помогут в контроле за выполнением задач сотрудниками
Современные технологии помогают решать нам множество проблем в повседневной жизни и жизни компании.
Как руководитель или топ-менеджер вы должны быть готовы встречаться с различными вызовами и трудностями. Однако стоит помнить, что решение ситуации в организационном или административном плане встречаются постоянно и скорее всего их уже решили за вас. Совершенствуйтесь как лидер и изучайте различные методы и инструменты, которые в несколько раз облегчат контроль.
Давайте рассмотрим самые популярные программы, которые существуют для контроля работников.
Программы и сервисы учета рабочего времени
Тайм-трекеры — приложения или программы, установленные на рабочие компьютеры и следящие за тем, сколько времени ушло на решение той или иной задачи. Некоторые из таких программ делают в том числе и записи экрана. Подобные программы могут управляться сотрудником или автономно. В первом случае старт и финиш задачи нужно отмечать вручную. Во втором сервис сам отслеживает активность и длительность рабочего времени сотрудника.
Стоит заметить, что такие программы негативно влияют на отношение сотрудников к компании. Во многом это расстраивает людей: они перестают чувствовать себя важными элементами команды и считают себя просто винтиками, за которыми следят.
Прослушивание рабочих звонков
Существуют специальные программы и сервисы, которые будут записывать разговоры сотрудников с клиентами, контрагентами и коллегами. Программа для записи звонков позволяет руководителю оценить работу специалистов того отдела в офисе, который отвечает за формирование клиентского интереса к продукту.
Только стоит учесть, что работник и звонящий должны быть в курсе, что разговор записывается.
CRM-система
CRM-система ― программное обеспечение, которое помогает работать с клиентской базой, собирать лиды, отслеживать действия клиентов и сотрудников и автоматизировать рутинные операции. В основном она решает проблемы отдела продаж и отдела по работе с клиентами. Набор функций зависит от конкретной системы.
Система управления проектами
Система управления — программа автоматизации взаимодействия сотрудников с проектами и задачами. В ней отображаются задачи всех сотрудников, сроки их выполнения, бюджет, планы и различные показатели, а также такие дополнительные инструменты для топ-менеджеров, как дашборды с Диаграммой Ганта, дорожной картой или здоровьем портфеля.
Контроль задач с системой управления проектами ADVANTA
Система управления проектами помогает упростить, автоматизировать и оптимизировать множество административных процессов управления — контроля, мониторинга, ведения и распределения задач.
Для грамотного контроля всех процессов, в особенности для управления командой и мониторинга выполнения задач система управления подойдет на 100%.
1 Будьте в курсе прогресса проекта
Дорожная карта проектов — инструмент планирования и управления процессом разработки продукта или реализации проекта, который включает в себя последовательность этапов, ключевые события, сроки и ответственных лиц. Она помогает согласовать ожидания всех участников процесса, определить приоритеты и выработать стратегию достижения поставленных целей.
2 Следите за здоровьем портфеля проектов
В ADVANTA есть инструмент «Здоровье портфеля». Дашборд «Здоровье портфеля» помогает оценить состояние проектов на основе нескольких ключевых метрик и предоставляет рекомендации по улучшению ситуации.
3 Самое важное о проекте — на одном экране
Статус проекта, ответственные, бюджет, сроки и жизненный цикл проекта — всё это важно для управления и контроля над проектом. Благодаря тому, что всё прозрачно и видно, уже на ранних этапах появление каких-либо непредвиденных ситуаций можно предвидеть и решать на месте. Это позволяет компании в несколько раз улучшить свою производительность и достигать проектные цели в срок.
4 Диаграмма Ганта с назначением ресурсов и указанием трудоемкости
Диаграмма Ганта — инструмент для визуализации плана проекта в виде графика и отслеживания выполнения работ в рамках проекта. Она позволяет увидеть, какие задачи необходимо выполнить, когда они должны быть выполнены, какие зависимости между ними существуют.
5 Планируйте все процессы в календаре
Встроенный календарь в системе позволяет планировать все процессы проекта. В календаре можно отслеживать сроки выполнения задач, встреч и совещаний, а также определять дни, когда участники проекта недоступны. Это позволяет бизнесу оптимизировать работу над проектом и уменьшить риски «сгоревших» дедлайнов.
Заключение
Эффективное управление и контроль выполнения задач сотрудниками — комплексный процесс, требующий от руководителя навыков планирования, делегирования, мониторинга, мотивации и разрешения конфликтов. Умение управлять задачами и контролировать их выполнение является залогом успешной работы команды и достижения стратегических целей компании.
Для грамотного и эффективного управления организации и контроля выполнения задач сотрудниками используйте современные программы, которые автоматизируют этот процесс.
