Из чего состоит система проектного управления

КСУП

Из чего состоит система проектного управления

Назад к списку статей

В одной из прошлых публикаций мы рассказали, как создать корпоративную систему управления проектами, выяснили зачем бизнесу проекты и как обеспечить их выполнение. В этой статье рассмотрим, из каких компонентов состоит система проектного управления, разберем зачем нужны контрольные точки, какие ценности и выгоды приносит применение этого метода компании.

Чтобы корпоративная системы управления проектами заработала без сбоев, нужно создать в компании 5 элементов.

 

Протестируйте возможности комплексной системы управления проектами

Основные элементы КСУП. В первую очередь — это люди. Сотрудники должны быть подобраны исходя из ролевой модели в системе проектного  менеджмента. Очень важно, чтобы персонал был обучен и обладал нужным уровнем компетенций. Основные правила и процессы должны быть описаны и задокументированы. Мотивацию участников проектов рекомендуем завязать на результат и следование правилам. И последний элемент КСУП — информационная система управления проектами (ИСУП) как инструмент поддержки методологии и процессов.

ИСУП, в свою очередь, включает в себя:

  • Стандарты реализации проектов
  • Органы мониторинга и контроля
  • Систему поддержания компетенций сотрудников

Поговорим подробнее о каждом из них.

Как это работает: определяем, что такое проект, какие у него уровни сложности, шаблонизируем все процессы, прописываем основные моменты и правила приемки. Отдельно описываем процессы управления проблемами и как вносятся изменения. На этапе завершения важно задокументировать, как состоится передача результатов, какое влияние проект оказал на бизнес-результаты компании. На основе накопленного опыта улучшаем все стадии: запуск, реализацию, завершение.

Второй элемент отвечает за то, как должно контролироваться выполнение нашего проекта. В реальности без контроля сотрудники зачастую не соблюдают правила. Здесь описываем процессы регулярного менеджмента, мониторинга, достижения целей и мотивации. Задаем функции Проектного офиса или отдельного сотрудника, который выполняет задачи по поддержанию системы управления проектами в работоспособном состоянии.

Вместе с внедрением ИСУП мы даем компании стандарты управления. Не менее важно провести обучение сотрудников для погружения в единое информационное поле. Это должна быть не разовая активность, а постоянная история с проверкой знаний.

Еще одна важная составляющая системы проектного управления — объекты управления. Объектами считаются как портфели проектов, так и задачи. Все это может входить в контур системы управления проектами, который выстраивается в компании.

Какие различия между объектами управления? Проекты нужны для конкретного результата. Программа — совокупность проектов, которая дает бизнес-выгоду компании. Портфель же состоит из программ и проектов, управляет бизнесом и служит для достижения стратегических целей компании.

С точки зрения подходов к управлению проектами, стоит обратить внимание на разницу между ними. В проекте есть определенный жизненный цикл: сбор идей, разработка, реализация, завершение. Основные участники — это руководители проектов и команды.

На верхнем уровне при формировании портфеля проектов у топ-менеджеров и заказчиков другие задачи: они решают, что входит в портфель и отслеживают, что в нем происходит. Особое внимание на этом уровне рекомендуем уделять мониторингу и вопросу корректировки портфеля. Иногда эффективнее закрыть проект, нежели продолжать его выполнение и нести убытки. 

 

Хотите создать платформу для управления портфелями, программами или отдельными проектами?  Оставьте заявку на презентацию системы

 
Как договариваться о результатах? 

В нашей методологии мы используем систему контрольных точек, потому что это простой и понятный инструмент, с помощью которого можно эффективно выстроить систему мониторинга проектов.

Контрольные точки (КТ) — значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения. На уровне высшего менеджмента они нужны, чтобы мониторить результаты. С точки зрения участников, у контрольной точки есть три стороны

При внедрении ИСУП мы с клиентами прописываем людей, которые будут отвечать за разные стадии контроля. Это необязательно конкретный человек, достаточно указать должность.

Контрольная точка формулируется в терминах результатов: срок, требование к приемке, кто принимает. Плюсы этого метода в том, что исполнитель понимает, чего от него хотят и может действовать автономно. По КТ можно выстроить мотивацию сотрудников. Для контроля можно мониторить статусы не по сотне задач, а по 3-5 КТ, заранее предупреждая риски.

КТ могут быть разделены на разные уровни:

  • основные — для топ-менеджеров 
  • второго уровня — более детальные, описывают промежуточные итоги для кураторов
  • третьего уровня и далее вниз с расширением фокуса и увеличением зоны контроля. Отчетность и эскалация проблем тоже работают в зависимости от уровня к уровню.
 
Как построить эффективную систему управления проектами, применяя метод КТ?

На практике есть несколько этапов запуска системы управления проектами. 

При запуске проектов Проектный офис с командной проверяет корректность ключевых результатов, формирует четкие требования, согласовывает план и фиксирует все договоренности.

При выполнении работ команда проекта формулирует и декомпозирует задачи, мониторит их состояние. Их задача — достичь контрольной точки. Проектный офис регулярно собирает статусы. Если выявляются проблемы, то их стараются локализовать.

Проектный комитет (совещательный орган из топ-менеджеров и руководителей проектов) принимает решения на основе объективной картины. Проектный офис корректирует планы на основании решений Проектного комитета. Часто Проектный комитет не решает проблемы, а просто мониторит статусы проектов. Но благодаря системе к совещаниям статусы уже готовы и можно продуктивно принимать решения.

Взаимодействие по КТ приносит выгоды всем участникам проектной деятельности.

При внедрении системы КТ у высшего руководства появляется полная картина по всему портфелю проектов в целом и отдельным проектам, в частности. Команда проекта четко понимает свои промежуточные результаты, может предвидеть потенциальные проблемы, своевременно принимать решения — самостоятельно или с привлечением административного ресурса. Проектный офис делает так, чтобы информация о проекте выглядела одинаково для всех участников.

Важная часть — завершение проекта: все материалы и результаты важно переместить в хранилище, чтобы были подведены итоги, было понимание, свободны ли участники для других проектов и самое главное — сделать выводы и скорректировать правила.

Таким образом, метод КТ – основа технологии управления проектами, которая помогает договариваться и фиксировать план, составляет основу мониторинга, формирует мотивацию и гарантирует результат в нужные сроки. 

 

Поделиться в соц. сетях

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Так же будет интересно:

30 ноября 2022

8 декабря в 14.00 (мск) состоится бесплатный вебинар от ADVANTA. Ппоговорим о факторах успешного старта и базовых инструментах проектного управления. Вы узнаете, как внедрить проектный подход так, чтобы он приносил бизнесу положительные результаты. Регистрация на вебинар открыта.

16 ноября 2022

24 ноября в 14.00 (мск) состоится онлайн круглый стол, на котором обсудим, как обосновать ценность проектного управления и показать руководству возможные бизнес-выгоды для компании. Регистрация на мероприятие открыта. 

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".