Роль и функции Проектного офиса в компании
Часто клиенты обращаются в ADVANTA с похожими проблемами: систематический срыв сроков проектов, выход за рамки бюджетов, отсутствие прозрачности в процессах внутри компании и подразделений. Когда заходит речь о внедрении информационной системы управления проектами (ИСУП), появляются закономерные вопросы:
- Нам точно нужна система управления проектами? Выгоды оправдают затраты на внедрение?
- Чего ждать от Проектного офиса, он закроет ожидания топ-менеджера?
Мы попросили Александра Белугина, директора по развитию бизнеса ГК ADVANTA, ответить на эти вопросы. Рассказать, когда внедрение действительно оправдано, чего ждут от Проектного офиса руководители, какие функции есть для каждого подразделения, каким должен быть современный Проектный офис.
Какие бывают Проектные офисы и действительно ли они нужны
Выделяют 3 уровня Проектных офисов:
Корпоративный Проектный офис находится в подчинении генерального директора, на одном уровне с другими функциональными департаментами. Отвечает за систему проектного управления в компании в целом: методология, обучение, контроль портфеля проектов. Как правило, в компании он всего один.
Управляющий Проектный офис конкретного подразделения отвечает за портфель проектов и направление деятельности внутри департамента. В отличие от корпоративного, в компании их может быть несколько.
Проектный офис конкретного проекта или административный создается на уровне программы. Это, скорее, рабочее пространство, в котором объединены люди, занимающиеся конкретным проектом. Такой вид проектного офиса встречается гораздо реже, чем первые два.
Подробнее расскажу о Корпоративном Проектном офисе. Это подразделение отвечает за:
- методологическое и организационное обеспечение проектной деятельности
- планирование и контроль реализации совокупности проектов
- непосредственное управление проектами
- формирование отчетности по проектам для руководства
- внедрение и развитие ИСУП
- обучение сотрудников проектному менеджменту
- разработку системы проектной мотивации
В некоторых компаниях нет Проектного офиса как отдельного подразделения. Но если проектная деятельность есть и компания хочет, чтобы в ней был порядок, то кто-то должен за это отвечать. Роль Проектного офиса может быть возложена на отдельного сотрудника с делегированием определенных полномочий и ответственности. Например, на директора по развитию.
В небольших компаниях, где нет проектной деятельности, на самом деле не стоит тратиться на Проектный офис. Из моей практики создание такого подразделения необходимо, если в компании есть определенные проблемы:
- большое количество проектов (более 10) или 2-3 сложных проекта длительностью более 1-2 лет
- отсутствие прозрачности в проектах
- значительные отклонения результатов проектов от поставленных целей
- низкий уровень удовлетворенности клиентов продуктами проектов
- неспособность точно оценить затраты проектов
- высокая доля проектов, которые были отменены или отложены
- высокая доля неудачных проектов
Чего ждут от Проектного офиса руководители
По опыту общения с клиентами я понял, что видение результатов Проектного офиса отличается. С одной стороны, есть задачи методологические: стандартизация процессов, описание методологии, обучение команды, разработка проектной мотивации. А топ-менеджеры ждут эффектов бизнесовых, что Проектный офис возьмет на себя часть контроля:
- Чтобы инвестиции в проекты как минимум окупались, как максимум – давали существенный эффект
- Чтобы участие высшего руководства в проектах было минимальным – это единственный способ масштабирования бизнеса
- Чтобы организация делала самые важные проекты и максимально четко ставила их цели
- Чтобы Проектный офис предупреждал о проблемах ЗАРАНЕЕ, вовремя привлекал внимание, помогая компании этих проблем избежать
- Чтобы каждый сделанный проект давал компании шаблоны правильной модели реализации подобных проектов в будущем с инвестициями не только в проект, но и в развитие опыта и процессов компании
Здесь может показаться, что Проектный офис служит только для топов и заказчиков проектов. Выделю все функции в разбивке.
Проектный офис приносит пользу и оказывает услуги всем участникам проектной деятельности.
Каким должен быть современный Проектный офис
ГК ADVANTA провела исследование среди топ-менеджеров компаний на тему проектного управления в России. Один из вопросов – «какие функции и сервисы Проектного офиса для вас наиболее актуальны?».
Кратко сформулирую, чего хочет руководство компании от Проектного офиса:
- доступной и достоверной информации по текущей ситуации в проектах
- аналитики и прогнозов для принятия решений
- простых и понятных правил по управлению и ведению проектов
- удобства и оперативности в работе с отчетами и документами
- улучшения показателей проектов (по опыту, если показатели не улучшаются, проектная деятельность умирает через год-два)
- помощи и защиты интересов первых лиц и инвесторов
Кажется, что Проектный офис – бюрократ, создающий дополнительную нагрузку для всех участников проектов. Но в последнее время наметилась тенденция к трансформации функций Проектных офисов в компаниях. В новой формации Проектный офис становится центром генерации предпринимательских идей, инноваций и интегратором правильных решений.
Дополнительно по этой теме читайте:
«Состав и принципы эффективности Проектного офиса»
«Какие инструменты необходимы для успешной работы Проектного офиса?»
«Какие требования нужно предъявлять к проектному офису и его руководителю?»
и смотрите запись вебинара «Проектный офис ─ бизнесу: качественные и количественные бизнес-выгоды»:
Проектный офис уходит от функционального подхода (слева) и движется в сторону процессной деятельности. Он смотрит шире, помогает сфокусироваться на развитии компании, устраняет барьеры между людьми и подразделениям, становится драйвером изменений. В перспективе Проектные офисы трансформируются в офисы управления развитием, которые возьмут на себя реализацию стратегии, внедрение передовых технологий и управленческих подходов, улучшение процессов, управление ресурсами.
Также смотрите видео по теме: Как создать корпоративную систему управления?
