Создание корпоративной системы управления проектами

ГК ADVANTA уже 18 лет на рынке создания систем управления проектами. Наша миссия –сделать так, чтобы через эффективное управление проектами, программами и планами компании достигали своих бизнес-целей. Поэтому мы помогаем нашим клиентам создать эффективную корпоративную систему управления проектами.

Оставьте запрос на презентацию системы

Давайте разберемся, что для этого нужно. Но сначала ответим на вопрос:

Зачем бизнесу управление проектами?

Проекты нужны компаниям в двух случаях:

1. Когда организация является проектным бизнесом, вся ее деятельность и есть проекты. Обычно это компании, которые выполняют свои задачи через проектный подход: IT c заказной разработкой, строительные, логистические фирмы и т.д.
2. Не проектный бизнес − но проекты для него становятся инструментом развития, движения вперед: внедрение новых продуктов и изменения бизнес-процессов.

Некоторые компании сочетают в себе и то, и другое.

Мы считаем, что умение выполнять проекты – ключевое преимущество бизнеса. Это дает не только прибыль, но и возможность проходить через качественные изменения внутри: создавать новые продукты, увеличивать мощность производства, мотивировать сотрудников. Неуспех проектов приносит явные потери. Это ощутимый результат со знаком «-», который может отбросить компанию назад и существенно ухудшить конкурентную позицию на рынке. Поэтому важность правильного управления проектами существенно повышается, поскольку это влияет на результаты компании в целом. 

В данном случае мы говорим о том, что управление бизнесом через проекты ≠ управление проектом.

Подходы отличаются разным уровнем управления и принятия решений. В рамках отдельного проекта есть команда, ее задача выдать конкретные результаты в конкретный период в пределах согласованных ограничений, закрыть проект и двигаться дальше. На уровне топ-менеджмента и компании проекты влияют на достижение целей бизнеса. 

Уловить эту разницу не всегда просто, но мы попробуем.

Может ли топ-менеджер управлять проектами полноценно?

Задача топ-менеджера – создавать условия для выполнения проектов. В большинстве компаний, где проектами не управляют как системой, топ-менеджер тушит «пожары» – решает проблемы, когда они уже случились.

Если в компании один-два проекта, с этим еще можно справиться. Но если их десятки, то одним ресурсом высшего руководства здесь точно не обойтись. Нужна система и инструменты, которые позволят не допустить этих «пожаров», а в случае возникновения снизить нагрузку на руководителей.

Получается, первое лицо компании должно сформировать культуру и среду, когда ответственность за результат отдельного проекта лежит на руководителе конкретного подразделения. А топ-менеджер решает глобальные задачи: выбирает проекты, которыми будет заниматься компания, выделяет ресурсы, принимает ключевые решения по изменениям и берет на себя ответственность за бизнес-риски. А ниже уже выстраивается система, которая позволяет выполнять проекты без ежедневного погружения руководства во все детали. И здесь, конечно же, появляется следующий вопрос:

Как обеспечивать выполнение проектов?

В любом деле гарантировать результат может только проверенная технология. В нашем понимании – это некий алгоритм, который дает стабильный, предсказуемый результат по качеству и срокам. 

Компании осознают потребность в проектном управлении, но часто, чтобы «построить проектный менеджмент» используют тупиковые сценарии:

✓ Всех обучим и все заработает.

✓ Купим программу, она сама знает что делать.

✓ Создадим Проектный офис, они все придумают.

✓ Позовем консультанта, он сделает все за нас.

На практике отдельные элементы проектного управления не работают. Нужно использовать системный подход, чтобы все составные части были на надлежащем уровне развития и работали в связке. Тогда проекты будут давать нужный и предсказуемый результат. 

Более того, нужна технология управления проектами, и именно эти элементы мы создаем вместе с клиентами, когда приходим к ним ее выстраивать.

Один из наиболее важных элементов – определение проектных ролей, четкое понимание, какие обязанности и полномочия есть у каждого участника системы управления проектами. 

Не менее важен набор инструментов – регламенты, документы, шаблоны, IT-инструменты. Инструменты должны быть понятны, доступны и использоваться на практике. Не обойтись без правил, работающих для всех сотрудников и внедренных на всех уровнях управления. И конечно же, нужен контроль соблюдения правил и использования инструментов. Только тогда проектное управление «взлетит».

Бывает, что в компании есть методология и проектная мотивация, но система не запущена в эксплуатацию, управленческие решения принимаются «ручным способом». И здесь наши клиенты сталкиваются с разными проблемами:

Со стороны топ-менеджмента – отсутствие полной картины, нет ясности по статусу проектов, ключевые проблемы не решаются без его участия, нет системы делегирования. Топ-менеджер погружается в разруливание вопросов вместо развития бизнеса.

Со стороны заказчика проектов другая ситуация. Зачастую он получает результаты проекта с задержкой, до последнего не знает о проблемах и сталкивается с ними, когда они уже случились. Процесс выделения ресурсов на проект крайне непрозрачный. 
Носитель знаний о проекте – руководитель проекта, поэтому заказчик не может получить к ним доступ из-за отсутствия инструментов.

Руководитель конкретного проекта тоже сталкивается с рядом проблем: у него уходит много времени на подготовку отчетности, но все равно приходится отчитываться устно. Нет понимания, как правильно эскалировать проблемы в проекте и как управлять изменениями. Поэтому участие во многих совещаниях проходит неэффективно. Проблемы замалчиваются или наоборот: по самому простому поводу выдергивается топ-менеджмент.

В итоге при ручном управлении есть большой риск неуспеха из-за высокого процента неопределенности и зависимости от личности руководителя проекта, его компетенций. Здесь компании вынуждены нанимать звездных менеджеров проектов или мириться с тем, что у одинаковых проектов получаются разные результаты.

Наше мнение – создание управленческой технологии стабилизирует качество, процесс становится прозрачным и понятным. Здесь можно требовать от РП соблюдать определенные процессы и таким образом меньше зависеть от его личности.