Создание корпоративной системы управления проектами

КСУП

Создание корпоративной системы управления проектами

Назад к списку статей

ГК ADVANTA уже 18 лет на рынке создания систем управления проектами. Наша миссия –сделать так, чтобы через эффективное управление проектами, программами и планами компании достигали своих бизнес-целей. Поэтому мы помогаем нашим клиентам создать эффективную корпоративную систему управления проектами.

Оставьте запрос на презентацию системы

 

Давайте разберемся, что для этого нужно. Но сначала ответим на вопрос:

 
Зачем бизнесу управление проектами?

Проекты нужны компаниям в двух случаях:

  1. Когда организация является проектным бизнесом, вся ее деятельность и есть проекты. Обычно это компании, которые выполняют свои задачи через проектный подход: IT c заказной разработкой, строительные, логистические фирмы и т.д.
  2. Не проектный бизнес − но проекты для него становятся инструментом развития, движения вперед: внедрение новых продуктов и изменения бизнес-процессов.

Некоторые компании сочетают в себе и то, и другое.

Мы считаем, что умение выполнять проекты – ключевое преимущество бизнеса. Это дает не только прибыль, но и возможность проходить через качественные изменения внутри: создавать новые продукты, увеличивать мощность производства, мотивировать сотрудников. Неуспех проектов приносит явные потери. Это ощутимый результат со знаком «-», который может отбросить компанию назад и существенно ухудшить конкурентную позицию на рынке. Поэтому важность правильного управления проектами существенно повышается, поскольку это влияет на результаты компании в целом. 

В данном случае мы говорим о том, что управление бизнесом через проекты ≠ управление проектом.

Подходы отличаются разным уровнем управления и принятия решений. В рамках отдельного проекта есть команда, ее задача выдать конкретные результаты в конкретный период в пределах согласованных ограничений, закрыть проект и двигаться дальше. На уровне топ-менеджмента и компании проекты влияют на достижение целей бизнеса

Уловить эту разницу не всегда просто, но мы попробуем.

 
Может ли топ-менеджер управлять проектами полноценно?

Задача топ-менеджера  создавать условия для выполнения проектов. В большинстве компаний, где проектами не управляют как системой, топ-менеджер тушит «пожары»  решает проблемы, когда они уже случились.

Если в компании один-два проекта, с этим еще можно справиться. Но если их десятки, то одним ресурсом высшего руководства здесь точно не обойтись. Нужна система и инструменты, которые позволят не допустить этих «пожаров», а в случае возникновения снизить нагрузку на руководителей.

Получается, первое лицо компании должно сформировать культуру и среду, когда ответственность за результат отдельного проекта лежит на руководителе конкретного подразделения. А топ-менеджер решает глобальные задачи: выбирает проекты, которыми будет заниматься компания, выделяет ресурсы, принимает ключевые решения по изменениям и берет на себя ответственность за бизнес-риски. А ниже уже выстраивается система, которая позволяет выполнять проекты без ежедневного погружения руководства во все детали. И здесь, конечно же, появляется следующий вопрос:

 
Как обеспечивать выполнение проектов?

В любом деле гарантировать результат может только проверенная технология. В нашем понимании  это некий алгоритм, который дает стабильный, предсказуемый результат по качеству и срокам. 

 

Компании осознают потребность в проектном управлении, но часто, чтобы «построить проектный менеджмент» используют тупиковые сценарии:

✓ Всех обучим и все заработает.

✓ Купим программу, она сама знает что делать.

✓ Создадим Проектный офис, они все придумают.

✓ Позовем консультанта, он сделает все за нас.

На практике отдельные элементы проектного управления не работают. Нужно использовать системный подход, чтобы все составные части были на надлежащем уровне развития и работали в связке. Тогда проекты будут давать нужный и предсказуемый результат. 

Более того, нужна технология управления проектами, и именно эти элементы мы создаем вместе с клиентами, когда приходим к ним ее выстраивать.

Один из наиболее важных элементов  определение проектных ролей, четкое понимание, какие обязанности и полномочия есть у каждого участника системы управления проектами

Не менее важен набор инструментов  регламенты, документы, шаблоны, IT-инструменты. Инструменты должны быть понятны, доступны и использоваться на практике. Не обойтись без правил, работающих для всех сотрудников и внедренных на всех уровнях управления. И конечно же, нужен контроль соблюдения правил и использования инструментов. Только тогда проектное управление «взлетит».

Бывает, что в компании есть методология и проектная мотивация, но система не запущена в эксплуатацию, управленческие решения принимаются «ручным способом». И здесь наши клиенты сталкиваются с разными проблемами:

Со стороны топ-менеджмента  отсутствие полной картины, нет ясности по статусу проектов, ключевые проблемы не решаются без его участия, нет системы делегирования. Топ-менеджер погружается в разруливание вопросов вместо развития бизнеса.

Со стороны заказчика проектов другая ситуация. Зачастую он получает результаты проекта с задержкой, до последнего не знает о проблемах и сталкивается с ними, когда они уже случились. Процесс выделения ресурсов на проект крайне непрозрачный. 
Носитель знаний о проекте  руководитель проекта, поэтому заказчик не может получить к ним доступ из-за отсутствия инструментов.

Руководитель конкретного проекта тоже сталкивается с рядом проблем: у него уходит много времени на подготовку отчетности, но все равно приходится отчитываться устно. Нет понимания, как правильно эскалировать проблемы в проекте и как управлять изменениями. Поэтому участие во многих совещаниях проходит неэффективно. Проблемы замалчиваются или наоборот: по самому простому поводу выдергивается топ-менеджмент.

В итоге при ручном управлении есть большой риск неуспеха из-за высокого процента неопределенности и зависимости от личности руководителя проекта, его компетенций. Здесь компании вынуждены нанимать звездных менеджеров проектов или мириться с тем, что у одинаковых проектов получаются разные результаты.

Наше мнение  создание управленческой технологии стабилизирует качество, процесс становится прозрачным и понятным. Здесь можно требовать от РП соблюдать определенные процессы и таким образом меньше зависеть от его личности.

 

 

Хотите перейти от ручного управления проектами к системному? Попробуйте нашу технологию

 
 
Технология управления проектами, основанная на практике

Мы отобрали лучшие практики и создали технологию управления проектами. Успех наших клиентов основан на одних и тех же фактах:

  • стандарты утверждены и работают
  • их статус исполнения регулярно контролируется
  • решения принимаются на основе объективных данных
  • топ-менеджмент понимает значение «проектного» подхода и стремится к его применению
  • участники проектов обучены применению стандартов и корректируют их под свою практику
  • настроен единый источник данных
  • операции автоматизированы

Это простые подходы и инструменты, четкая последовательность шагов для успешного внедрения. Методы проверены на практике наших клиентов

Мы считаем, что наведение базового уровня порядка достаточно для старта. А потом на этот скелет можно наращивать дополнительные процессы и усложнять систему до разумного уровня.

Наша технология подходит компаниям любого типа и уровня зрелости. Из чего она состоит:

  • определение ролей, какие обязанности и зона ответственности у каждого участника проектной деятельности
  •  необходимый набор инструментов: регламенты, документы, инструкции 
  •  согласованные и принятые правила для всех
  •  контроль соблюдения правил и применения инструментов

Внедрение дает прирост в эффективности, но возрастают расходы. И здесь нужен баланс: стоимость внедрения должна быть сопоставима с пользой, которую получает компания. Есть метрика: инвестиция в 3-5% и наведение порядка дают снижение отклонений в проектах на 10-20%.

 

Начинать внедрение нужно с простых вещей и в дальнейшем растить управленческие подходы вместе ростом компании. В нашем подходе мы используем универсальный жизненный цикл проекта: старт-исполнение-завершение. Так мы обеспечиваем его контроль. Важно не перемудрить и сделать так, чтобы новые правила не были изгоем к другим процессам компании. Наша технология  системное управление проектами ориентирована на получение результата, а не идеализацию процессов

Такой подход обеспечивает приемлемый результат по большинству проектов без участия первых лиц. Топ-менеджер фокусируется на поддержке и регулярном контроле.

Внедрение системы проектного управления приносит качественные выгоды, которые отвечают запросам наших клиентов:

  • прозрачность выполнения проектов
  • эффективное управление ресурсами
  • эффективное планирование проектов
  • ранняя идентификация рисков и проактивное управление
  • ускорение решения эскалированных вопросов
  • отсутствие «зависших» проектов

В зависимости от зрелости компании получают еще и количественные выгоды: сокращение на 20% задержки по срокам и на 10% превышение по бюджетам проектов.

Таким образом, после внедрения проектного управления уменьшается доля проектов со сдвигами сроков, сокращаются общие задержки по проектам портфеля и снижаются превышения бюджета по портфелю

 

Поделиться в соц. сетях

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Так же будет интересно:

30 ноября 2022

8 декабря в 14.00 (мск) состоится бесплатный вебинар от ADVANTA. Ппоговорим о факторах успешного старта и базовых инструментах проектного управления. Вы узнаете, как внедрить проектный подход так, чтобы он приносил бизнесу положительные результаты. Регистрация на вебинар открыта.

16 ноября 2022

24 ноября в 14.00 (мск) состоится онлайн круглый стол, на котором обсудим, как обосновать ценность проектного управления и показать руководству возможные бизнес-выгоды для компании. Регистрация на мероприятие открыта. 

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".