Внедрение корпоративной системы управления проектами
Чтобы получить ожидаемую выгоду, корпоративная система для управления Вашими проектами (КСУП), как и любое другое программное обеспечение, должна быть внедрена должным образом. Вот пять вопросов, на которые нужно ответить, прежде чем приступить к внедрению корпоративной системы управления проектами (или прежде чем пытаться оживить существующие программы).
№1. Для чего?
Для чего Вы будете использовать эту систему? У Вас должна быть цель. Необходима ли она для решения конкретной проблемы? Один из наших клиентов использовал корпоративную систему управления проектами, чтобы решить проблему задержек в реализации проектов для своих клиентов. Необходима ли данная система, чтобы лучше управлять ресурсами? Еще одному нашему клиенту было необходимо иметь более полную картину наличия ресурсов и их загрузки. У этих компаний были цели, которые позволили четче сфокусировать внимание при внедрении системы для управления проектами.
№2. Как?
Как вы будете использовать корпоративную систему управления проектами? КСУП могут делать множество вещей, но Вам нет необходимости использовать все эти возможности только потому, что они есть в системе. Опишите возможности КСУП, отвечающие Вашим целям, которые Вы собираетесь достичь. Мы бы даже посоветовали Вам описать процесс управления проектами, в котором пользователи должны будут работать с использованием этих функций. Например, как пользователи должны создавать новые проекты (должны ли они заполнять форму или использовать определенные шаблоны, должны ли они назначить роли ресурсам)? Или какие отчеты будут использоваться для оценки результатов? Определите, как Вы будете использовать вышеупомянутые возможности. Кроме того, это даст Вам понимание работы КСУП и поможет исключить излишние для Вас функции при обучении только потому, что они есть.
№3. Когда?
Когда Вы собираетесь внедрять те или иные компоненты КСУП? Вы можете принять решение о поэтапном внедрении функций и процессов. Возможно, Вы пожелаете начать с простого функционала, если в Вашей компании не привыкли использовать инструмент, подобный корпоративной системе управления проектами. Возможно, Вашей первой целью станет загрузка Ваших проектов в систему и ознакомление пользователей с новой системой. Затем Вы сможете взяться за что-то еще. А еще, когда Вы начнете внедрение? Не помешает ли это каким-либо иным организационным мероприятиям? Например, было бы не желательно начать внедрение, когда почти все в Вашей компании заняты годовой отчетностью.
№4. Кто?
Кто будет пользоваться системой и, что важнее, кто будет руководить ее внедрением? Нужен ли Вам человек на полной рабочей ставке для управления Вашим внедрением корпоративной системы управления проектами? Если только Вы не внедряете систему в компании, входящей в список Fortune 500, полагаем, что нет. Нужно ли Вам возложить на кого-то ответственность за внедрение? Скорее всего, да, иначе это не будет сделано. Людям проще работать с новой системой, если работа с ней заключается в повторении уже привычных действий. Вам нужен кто-то, кому можно поручить провести внедрение системы, чтобы быть уверенным, что внедрение пройдет должным образом, а не заниматься этим самостоятельно, если у Вас еще не было опыта внедрения таких продуктов.
№5. Что?
Это любимый вопрос детей. Пока не ясно, что именно это означает: а) что они не слышали ответа, потому что ответ был дан слишком тихо, б) у них проблемы со слухом, или в) они притворяются, и хотели бы не слышать вопроса. Вариант "б)" я исключил простым тестом: если задавать важный вопрос, 62,3% ответом будет "что?", но стоит прошептать о мороженом из другого конца комнаты, 87,4% ответов продемонстрируют, что они слышали меня.
Какое это имеет отношение к корпоративной системе управления проектами? Абсолютно никакого. Но разве можно задаваться вопросами "почему?", "как?", "когда?", и "кто?", и опустить вопрос "что?" Однако, я не смог придумать пользы от вопроса "что?", за исключением, разве что такой: "что за функции мы будем использовать?", но я уже рассмотрел этот вопрос ранее, поэтому идем дальше.
Убедитесь, что Вы знаете ответы на рассмотренные вопросы, прежде чем внедрять систему для управления проектами, и тогда внедрение выбранного решения будет целенаправленным и оптимальным по окупаемости.
