Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies
Принять cookies

Топ-5 ошибок при управлении проектами в бизнесе и как их избежать

Управление проектами
Дата: 02/10/2024 Время прочтения: 12 минут

Управление проектами в крупных компаниях — сложный процесс, требующий высокого уровня координации и эффективных решений. Ошибки, допущенные на любом этапе, могут привести к значительным финансовым и временным потерям, а иногда и к провалу всего проекта. Рассмотрим пять критических ошибок, которые часто встречаются при управлении проектами в масштабном бизнесе, и способы их избежать.

Ошибка 1: Отсутствие прозрачности

Отсутствие прозрачности в управлении проектами — одна из серьезных проблем, которая негативно влияет на эффективность работы команды, успех проекта и конечный результат для бизнеса.

Основные аспекты ошибки «отсутствие прозрачности»:

  1. Задержки в принятии решений. Когда информация о ходе проекта не прозрачна для всех участников, возникают задержки в принятии решений. Руководители могут не получать своевременных данных о проблемах, с которыми сталкивается команда, а исполнители, в свою очередь, не всегда видят общую картину проекта.
  2. Недопонимание целей и задач. Отсутствие ясной и общей информации о целях проекта, его задачах и текущем статусе может привести к тому, что сотрудники будут действовать разрозненно. Это снижает мотивацию, увеличивает вероятность дублирования усилий и усиливает фрустрацию в команде.
  3. Скрытые риски и проблемы. Если команда не видит всей картины, риски, например, отставание по срокам или перерасход бюджета, могут остаться невыявленными до момента, когда уже слишком поздно их исправить. Это приводит к срыву дедлайнов и ухудшению качества работы.
  4. Низкая ответственность за результаты. Без прозрачности трудно точно оценить, кто отвечает за выполнение конкретных задач. В итоге может возникнуть ситуация, когда ответственность за невыполненные задачи перекладывается с одного сотрудника на другого, что усложняет решение проблем и снижает общую ответственность.

Отсутствие прозрачности в управлении проектами может стать серьезным препятствием для достижения успеха. Прозрачность позволяет наладить лучшее взаимодействие между участниками команды, повысить уровень ответственности и выявить риски на ранних стадиях.

Внедрение цифровых инструментов, таких как ADVANTA, Битрикс24 или Asana помогает создать прозрачную среду, где все участники могут видеть прогресс по задачам, изменения и комментарии. Это дает возможность вовремя реагировать на проблемы и корректировать действия.

Ошибка 2: Недостаточная коммуникация и координация

В крупных компаниях проекты часто включают множество департаментов и команд, которые могут находиться в разных офисах или даже странах. Недостаток координации и плохая коммуникация между этими группами могут стать причиной срывов сроков и разрыва между этапами проекта.

Эффективная коммуникация — ключ к успешному управлению проектом. Использование централизованных систем управления проектами поможет командам находиться в курсе всех изменений, оперативно решать проблемы и отслеживать прогресс. Регулярные статусные встречи, а также единый информационный центр с доступом ко всей актуальной документации помогут минимизировать риски из-за недостатка коммуникации.

В системе ADVANTA есть интегрированный инструмент для обсуждения проектов, обеспечивая прозрачность и эффективность коммуникации между участниками проекта. Обсуждайте и реагируйте на возникающие проблемы, изменения в ходе проекта оперативно и прозрачно.

Внутренний портал для коммуникации по проектам

Ошибка 3: Неверное распределение ресурсов

В крупных проектах часто возникает проблема с распределением ресурсов: нехватка кадров, перегрузка отдельных команд или некорректная оценка временных затрат. Это приводит к задержкам, перерасходам бюджета и снижению качества работы.

Важно провести тщательное планирование ресурсов на ранних этапах проекта. Используйте программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет прогнозировать потребности в ресурсах и отслеживать их использование в реальном времени. Также регулярная оценка эффективности работы поможет своевременно перенаправить ресурсы, если возникнут отклонения.

Статья на эту тему: Планирование ресурсов в системе управления проектами

Читать статью

Ошибка 4: Отсутствие контроля над изменениями

В крупных проектах изменения неизбежны, но неконтролируемые изменения могут привести к хаосу, задержкам, увеличению затрат и снижению качества. В масштабном бизнесе любое изменение влияет на множество отделов и цепочек процессов. Без должного контроля это может нарушить работу всей организации.

Почему важно управлять изменениями? Неконтролируемые изменения могут привести к:

  • Нарушению сроков. Несогласованные изменения сбивают график.
  • Увеличению бюджета. Дополнительные затраты из-за неучтенных изменений.
  • Снижению качества. Частые изменения дестабилизируют работу команд.
  • Потере фокуса. Проект отклоняется от первоначальных целей.

Для того чтобы контролировать и отслеживать изменения поможет ПО. Современные системы управления проектами, такие как ADVANTA, Jira или другие аналогичные инструменты, позволяют не только отслеживать изменения в режиме реального времени, но и автоматизировать процесс их утверждения. Такие системы хранят всю историю изменений, что позволяет анализировать эффективность изменений, их влияние на проект и вносить корректировки в будущем.

Контроль над изменениями — ключ к успешному управлению крупными проектами. Структурированный подход и современные инструменты позволяют минимизировать риски и обеспечивают плавную реализацию изменений без сбоев.

Ошибка 5: Недооценка рисков

Одной из самых серьезных ошибок в управлении проектами является недооценка или игнорирование потенциальных рисков. Когда руководители проектов не уделяют должного внимания оценке рисков, они сталкиваются с неожиданными проблемами, которые могут негативно сказаться на сроках и бюджете.

В системе ADVANTA встроены инструменты для управления и мониторинга рисками. Расчет существенности рисков происходит автоматически в системе экспертным и сценарно-экспертным методом, благодаря чему общая картина по рискам и оценка рисков происходит в разы быстрее.

Полноценные инструменты оценки рисков

Включите управление рисками в основную стратегию проекта. На начальном этапе проекта проведите детализированный анализ рисков, определите вероятные угрозы и разработайте план их минимизации. Регулярный мониторинг и переоценка рисков на всех этапах реализации проекта поможет быстро реагировать на непредвиденные ситуации.

Заключение

Ошибки в управлении проектами крупного масштаба могут стоить бизнесу не только денег и времени, но и репутации. Однако большинство этих ошибок можно предотвратить, если тщательно планировать, грамотно распределять ресурсы и выстроить эффективную систему коммуникации и контроля изменений. Использование современных инструментов для управления проектами, а также проактивный подход к оценке рисков помогут избежать критических ошибок и обеспечить успешное выполнение проектов в крупном бизнесе.

Также будет интересно:

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Получить консультацию

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.
Подписка
Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".