Препятствия в реализации проекта внедрения

Перед командой заказчика стояла задача: обосновать руководству перспективы приобретения системы управления проектами и необходимость привлечения дополнительного бюджета на внедрение решения.

Цель проекта

Минимизировать сроки и перерасход бюджета, делать больше проектов теми же ресурсами.

Приоритетные задачи для заказчика

• Получить единую систему управления проектами с визуализированной отчетностью о ходе выполнения проектов и пользовательской активности.
• Реализовать механизмы постановки и контроля поручений, внедрить инструмент детального календарного планирования.
• Обеспечить возможность формирования и отслеживания плана контрольных событий (ключевых вех) проектов.
• Обеспечить централизованное планирование, контроль, прогнозирование и управление бюджетом проектов.
• Обеспечить возможность контроля и управления загрузкой трудовых ресурсов.

Что сделано

• На базе платформы ADVANTA cоздана единая система управления проектами экономического развития мегаполиса.
• Настроен функционал системы: базовые процессы, интеграция с системой управления доступом к информационным ресурсам, Excel-отчеты и дашборды.
• В системе настроены структура объектов, реквизиты и справочники.
• Данные используются в отчетности и при подготовке документов проекта, в том числе, паспортов проектов и отчетов о завершении.
• В систему занесено несколько десятков проектов и подключено столько же пользователей, обученных работе с базовым функционалом.

Результаты внедрения

1. Время на подготовку отчетности у Проектного офиса уменьшилось в 3 раза – с трех до одного часа (формы в электронных таблицах)..
2. Срок выполнения проекта от постановки требований до запуска в эксплуатацию составляет 3 месяца.
3. Повысилась эффективность Проектных комитетов за счет получения удобного доступа к материалам по проектам.
4. В настроенных дашбордах содержится полная, актуальная информация для высших органов власти в удобном формате.
5. Методология планирования и сопровождения проектов перенесена в систему. Шаблоны графиков и отчетности корректируются с учетом изменений методологии.
6. Все актуальные документы выкладываются в базу знаний, участники проектной деятельности в любой момент могут получить доступ к актуальным данным.

Особенности проекта для команды заказчика

Настроена передача задач проекта на конкретных исполнителей в систему «Мегаплан» с обратным получением статусов. Единое хранилище данных представлено региональным организациям как инструмент для повышения эффективности работы аналитиков в органах власти.

Благодаря внедрению ИТ-системы ADVANTA заказчик уже сейчас в 2 клика предоставляет актуальную информацию о динамике всех сфер развития города в международные рейтинги.

Особенности проекта для компании ADVANTA

Уникальными особенностями настроенного решения для команды ADVANTA стала интеграция с кадровой системой клиента, которая ежедневно актуализирует список сотрудников на 10 000 человек, а также настройка автоматической выгрузки паспорта проекта и презентации по завершению.

Наша команда смогла реализовать проект внедрения в подведомственной государству организации со сложным процессом переговоров, документооборотом и наличием большого количества данных, получив на этапе завершения успешно реализованный проект с решением всех поставленных задач заказчика.