Система управления проектами и автоматизация процессов команды

Выбор программы для управления проектами

Чтобы настроить рабочие процессы, сначала нужно выбрать подходящий инструмент. Программы для управления проектами бывают разного типа и формата, среди самых популярных можно выделить:

• ADVANTA — многофункциональная система управления проектами, создающая полноценную экосистему. Подходит для среднего и крупного бизнеса различных отраслей.
• Asana — инструмент для управления задачами и проектами, позволяет легко отслеживать прогресс по разным направлениям.
• Jira — специализированное ПО, чаще используемое в IT для разработки ПО и поддержки Agile-методологий.
• Microsoft Project — продвинутый инструмент с расширенными возможностями для комплексного планирования и контроля ресурсов.

Для эффективного управления командами выбирайте программу с учётом размеров команды, количества задач, интеграций и сложности проектов.

Определение целей и задач команды в проекте

Прежде чем приступить к настройке, важно четко определить цели проекта и задачи команды. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (SMART). Например, если цель состоит в создании нового продукта, задачи могут включать исследования, дизайн, разработку, тестирование и внедрение. Четкое определение целей на старте позволяет команде лучше понимать, к какому результату они стремятся, и помогает программе для управления проектами структурировать задачи.

Настройка структуры проекта

После выбора целей и задач можно приступать к настройке структуры проекта в программе:

• Разделите проект на этапы (или спринты, если используется Agile). Этапы должны логически соответствовать процессу выполнения проекта, начиная с анализа требований и заканчивая финальной проверкой и выпуском.
• Определите основные этапы и задачи для каждого этапа, распределите ответственных и сроки. В большинстве программ можно создать дерево задач (основные задачи и подзадачи), что упрощает визуализацию и контроль процесса.
• Назначьте ответственных за задачи и сроки выполнения. Это поможет каждому члену команды видеть, кто и за что отвечает, и что от него ожидается.

Многие системы обладают данным функционалом и на этапе внедрения все данные будут занесены в программу, что позволит четко и прозрачно структурировать рабочие процессы.

Карточка проекта в системе управления проектами ADVANTA

Автоматизация рабочих процессов в проектном управлении

Многие программы для управления проектами поддерживают функции автоматизации, которые помогают ускорить выполнение рутинных задач:

• Создание шаблонов задач и этапов. Если у вашей команды типовые задачи, создавайте шаблоны для экономии времени.
• Уведомления и напоминания. Уведомления помогают своевременно напоминать участникам команды о дедлайнах и важных событиях. Удобно настроить напоминания, например, за день до срока выполнения задачи.
• Автоматическое обновление статусов. Например, после завершения подзадачи основной статус может изменяться автоматически.

Автоматизация процессов — главный тренд управления проектами. Современные инструменты помогут минимизировать время на рутинные задачи и административные моменты за счет четкой структуры и широкого функционала.

Особенно важна автоматизация и оптимизация процессов в управлении ИТ-проектами — система управления ADVANTA предлагает широкий функционал, конкретно для Digital и IT-компаний от автоматического составления отчетности до дорожной карты проекта с задачами и целями.

Контроль прогресса и анализ эффективности в проектах

Контроль прогресса по задачам позволяет команде видеть текущий статус проекта и оперативно реагировать на изменения:

• Визуальные доски и диаграммы Ганта. Многие программы, такие как ADVANTA, Jira и Microsoft Project, поддерживают визуализацию процессов, что позволяет анализировать, на каком этапе находится проект.
• Показатели эффективности. Используйте ключевые показатели (KPI) для оценки продуктивности команды, например, скорость выполнения задач, число задержек, удовлетворенность клиентов и т.д.
• Анализ ошибок и задержек. Регулярный анализ помогает избежать повторения ошибок и скорректировать процессы для повышения эффективности.

Контроль прогресса и регулярный анализ эффективности являются ключевыми элементами успешного завершения проекта. Использование визуальных инструментов, таких как доски и диаграммы, помогает команде видеть общую картину и своевременно реагировать на изменения.

Диаграмма Ганта с назначением ресурсов в системе ADVANTA

Оценка показателей эффективности и анализ задержек позволяют выявить узкие места и оптимизировать процессы, что повышает продуктивность и снижает риски. Такой системный подход обеспечивает команде возможность корректировать свои действия и наращивать результативность на каждом этапе работы над проектом.

Заключение

Программы для управления проектами предоставляют обширный функционал для настройки рабочих процессов команды. Настроив проект с учетом целей, приоритетов, автоматизации и коммуникации, вы создадите эффективную и гибкую структуру работы. Программное обеспечение для управления проектами может стать ключевым инструментом для оптимизации процессов, улучшения коммуникации и контроля качества работы, что в конечном итоге поможет быстрее и качественнее достигать поставленных целей.