Реально ли внедрить методологию контроля и начать системно управлять проектами за 2 недели

Александр Белугин, директор по развитию бизнеса ГК ADVANTA, более 15 лет в проектном управлении

Одно из опасений наших клиентов, что внедрять систему управления проектами – это долго и дорого. Но мы создали преднастроенное решение, которое помогает навести порядок в проектах всего за 2 недели.

Получить индивидуальную консультацию

Реально ли перейти на проектный подход за такое короткое время, и правда ли можно так быстро получить результат? Давайте разбираться вместе.

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие проблемы в управлении проектами чаще всего возникают у компаний
• Можно ли внедрять информационную систему управления проектами (ИСУП) итерациями или нужно делать все и сразу
• Рассмотрим, в чем «магия» Контрольных точек, и как они помогают бизнесу
• Как построить Систему контроля проектов на программной платформе ADVANTA

Какие проблемы в управлении проектами чаще всего возникают у компаний

Мы поняли, что многие клиенты обращаются к нам с одинаковыми проблемами. Нет общей картины по текущей ситуации и охвата контролем всех/ключевых проектов. Никто точно не знает, сколько проектов реализуется в компании, т.е. на какие активности по развитию тратятся деньги. Проекты срывают сроки, превышают бюджеты. Никто не знает почему.

Данные о проектах хранятся в разных источниках, не совпадают, не актуальны. Руководители отчитываются перед генеральным директором по презентации, у каждого свой формат и сложно понять, насколько проект идет по плану, как изменился его статус по сравнению с предыдущими отчетами.

Выяснение статусов по проектам занимает много времени. Отчетность формируется «днями-неделями» и становится непригодной для принятия решений. Это стоит большого количества усилий и поэтому сильно напрягает всех участников проектов.

Наш опыт подсказывает, чтобы «прибраться» в проектах и получить ощутимые результаты, нужно решить 4 основные задачи:

• Обеспечить единое информационное поле, чтобы быстро находить причины отклонений; 
• Сократить время топ-менеджеров, затрачиваемое на выяснение статусов проектов, чтобы направить ресурс на решение стратегических проблем;
• Сократить трудозатраты руководителей Проектных офисов и проектов на сбор и оформление отчетности;
• Показывать «быстрые улучшения» в проектах и процессе управления, чтобы сотрудники поверили, что эти изменения приносят пользу.

Подобные задачи актуальны практически для любой компании, одновременно реализующей десятки проектов – внутренних или контрактных, независимо от сферы деятельности. Решением могут служить два отличающихся подхода внедрения ИСУП: комплексный и итерационный. 

Можно ли внедрять ИСУП итерациями или нужно делать все и сразу?

Комплексный подход охватывает максимально доступный объем процессов проектного управления: сделать все сразу и правильно. Неплохой подход, но годится больше для крупных и зрелых компаний, у которых есть финансы.

Не все компании готовы ввязываться в такую историю. Поэтому мы предлагаем итерационный подход: не сразу создавать сложную систему, а постепенно наращивать функционал ИСУП по мере готовности к следующему этапу. 

Сегодня мы поговорим подробнее об итерационном подходе. Но сначала давайте разберемся, что обычно мешает созданию полноценной системы управления проектами:

• Сложно обосновать руководству инвестиции в несколько миллионов и существенно отложенный по времени эффект.
• Трудно «продать» в компании идею о необходимости / пользе разработки и внедрения детальной зрелой методологии проектного управления.
• Нет четкого Технического задания на внедрение ИСУП, а сбор реалистичных функциональных требований на систему со всех заинтересованных сторон может занять несколько месяцев.

Наше решение в такой ситуации – начать с создания стартовой версии системы управления:

• Простая базовая методология управления проектами по Контрольным точкам,
• Стартовое ИТ-решение для консолидации информации, поддержки основных процессов планирования и контроля.

Если говорить о нашем видении, в первую версию (мы назвали ее MVP) должны входить следующие элементы:

Мы предлагаем нашим клиентам начать с «пилотной» версии системы управления, выбрать простую методику контроля проектов. Быстро запустить в работу MVP системы с понятной пользой для бизнеса. Далее автоматизировать процессы сбора факта и контроля статусов проектов. Плюс внедрить регулярные совещания по проектам на основе объективных данных. А потом уже наметить приоритеты внедрения следующих этапов системы.

Лучше начинать с полной инвентаризации проектов, разбить их на Контрольные точки и ввести регулярную отчетность.

«Магия» Контрольных точек и как они помогают бизнесу

Если говорить о системе КТ – мы адепты этого метода. Встроили его в свое решение и предлагаем использовать нашим клиентам.

Контрольные точки – значимые результаты проекта и зафиксированные сроки их достижения, связанные, как правило, с достижением промежуточных / финальных результатов проекта. Результат – итог выполнения определенной работы.

Это очень простая система. Она понятна не только экспертам, но и просто пользователям, поскольку фокусируется на результатах и не требует особых ресурсов. Внедряется быстро и по мере зрелости позволяет переходить к более детальному позадачному планированию.

Можно выстроить несколько уровней КТ. Для каждого уровня свой горизонт: КТ первого уровня – для топ-менеджера, второй уровень с четкой детализацией для РП.

В Контрольной точке выделяют три ключевых роли:

1. Исполнитель (ответственный) – получает четкую фиксацию требований и договоренностей.
2. Приемщик – принимает результат и подтверждает, что все требования к нему выполнены.
3. Контролер (РП / РПО / Директор) – уверен, что результат получен, заранее видит риски.

Система КТ проверена многими компаниями, достоверна, показывает, как движется проект и где могут быть заминки. Это примеры компаний, которые применяют методику КТ. В действительности их десятки и даже сотни.

По опыту 90% наших клиентов используют управление по Контрольным точкам. Не как единственный, но как дополнительный метод для верхнеуровневого контроля.

Если говорить об алгоритме запуска внедрения методологического подхода, можно добиться результатов в среднем за 2 недели. За это время можно согласовать простые правила, обучить ключевых сотрудников, собрать проекты в реестр, детализировать их по КТ, запустить регулярный сбор статусов и принятие решений на основе этих данных.

Хотите достичь результатов за короткий срок? Попробуйте наше ИТ-решение со встроенной методологией управления проектами

Несмотря на простоту, такая модель дает быстрый и прозрачный результат. Данный подход дисциплинирует всех участников проектной деятельности. За счет прозрачности и понимания процессов работа над проектами становится удобной для всех.

С точки зрения автоматизации бизнеса для внедрения нужен минимальный набор инструментов:

• Ведение реестра проектов, группировка в портфели / направления
• Простые паспорта проектов
• Планы по этапам и контрольным точкам
• Автоматический сбор статусов и прогнозов
• Отчеты (реестр проектов, дорожная карта портфеля, статус отдельного проекта, контроль отклонений)

Как построить Систему контроля проектов на программной платформе ADVANTA

На базе нашей платформы мы создали решение «ADVANTA.START». У нас получился многопользовательский проектный портал с онлайн-доступом к актуальному реестру проектов для руководства. Мы встроили в него методологию управления по Контрольным точкам, запустили автоматический сбор данных и консолидировали отчетность по статусам. В решении предусмотрены преднастроенные дашборды, контрольные отчеты и хранилище шаблонов для быстрого развертывания планов проектов.

Как мы запускаем «ADVANTA.START»? Мы предлагаем клиентам совместное внедрение, которое состоит из следующих этапов:

1. Сбор первичной информации о проектах компании
2. Обучение администратора управлению доступами пользователей
3. Обучение ключевых пользователей особенностям решения и возможностям платформы ADVANTA
4. Обучение планированию проектов по Контрольным точкам
5. Создание проектной иерархии
6. Внесение планов проектов и делегирование ответственности
7. Запуск автоматического сбора данных о статусах
8. Поддержка опытной эксплуатации
9. Формирование дорожной карты развития системы

За счет донастройки можно повышать область автоматизации, которая охватывает систему. Система может расти вместе с компанией, гибко настраивается без программирования. Интерфейс простой, доступен для пользователя с любым уровнем подготовки. Установить решение можно в облаке или в вашем закрытом контуре. Работать с системой можно через браузер с любого устройства, подключенного к инернету.

И действительно: за 2 недели вполне реально запустить автоматизацию основных задач Проектного офиса.