Проектный офис
Назад к списку статей

Проектный офис – баланс человеческих ресурсов и программного обеспечения

Проектный офис

Проектный офис – баланс человеческих ресурсов и программного обеспечения

Назад к списку статей

Поскольку организации стремятся увеличить доходность, они ищут способы завершать проекты успешнее, быстрее и эффективнее. В этой статье сравнивается ценность человеческих ресурсов и систем управления проектами для управления проектным офисом – можно ли иметь одно без другого, или необходим баланс?

Ценность человеческих ресурсов для проектного офиса

Без сомнения сотрудники проектных офисов обладают широким спектром навыков, которые не может заменить программное обеспечение. Сюда входят и ключевые навыки, которые способствуют созданию корпоративной культуры и продвижению проектов. Программное обеспечение само по себе не может «читать» человеческие эмоции или выдвигать творческие идеи, способные решить проблемы проекта так, как еще до этого никто не делал. Для этого нужны люди.

Стандартные навыки сотрудников проектного офиса:

  • Экспертиза методологии управления проектами.
  • Оценка использования инструментов для управления портфелем проектов (инструменты не работают сами по себе).
  • Знание бизнес-стратегии.
  • Навыки обучения и наставничества.
  • Коммуникабельность.
  • Внимание к деталям.
  • Навыки работы в группе.
  • Аналитические навыки.
  • Навыки взаимодействия.
  • Навыки управления процессами.

Люди развиваются, программное обеспечение обновляется

Возрастающая роль сотрудников проектных офисов заключается в развитии процессов и внедрении передовых практик, основанных на личных ключевых навыках, которые упоминались ранее. Например, проектный офис может отвечать за обучение проектной команды. Сотрудники проектных офисов будут действовать исходя из своих навыков в коммуникации, взаимодействии и обмене опытом для эффективной организации обучения. Это то, что программное обеспечение не сможет воспроизвести.

Люди придумывают, программное обеспечение фиксирует

Хотя системы управления проектами сложно устроены, они не могут повторить уникальные, творческие решения проблем. Это те качества, которые человек может привнести в компанию.
ROI проектного офиса трудно измерить, но существуют очевидные преимущества хорошо обученного персонала, а также сохранения и развития экспертных знаний в рамках организации. Эти ключевые преимущества редко включаются в оценку эффективности людей и программного обеспечения.

Значение программного обеспечения для проектных офисов

Значение системы управления проектами для Вашей организации будет зависеть от специфики Вашей стратегии и долгосрочных целей. Но в целом ее ключевые функции:

  • Планирование и отбор проектов в портфель.
  • Управление реализацией утвержденных проектов.
  • Управление людьми и ресурсами.

На рынке представлено множество решений для управления проектами, включая web- приложения, доступные из любого места, в любое время. Каждое решение будет иметь свой уникальный набор функций, но все они предоставляют преимущества, которые организации смогут оценить.
Программное обеспечение не должно восприниматься как волшебная палочка – ни одно решение не сможет устранить все проблемы, с которыми столкнулась компания. Но оно поможет сделать эти проблемы более прозрачными.

Преимущества систем управления проектами – последовательность и стабильность

Когда система управления портфелем проектов используется корректно, она может помочь достичь последовательности и стабильности по всему портфелю проектов. Программное обеспечение направлено на повышение эффективности управления проектами за счет каталогизации всех проектов в организации и создания автоматизированной отчетности на основании внутренней информации (расходов, времени, необходимых ресурсов, и так далее). Эта отчетность помогает организовать и распределять приоритеты по всем проектам в портфеле.
Рост эффективности от системы управления портфелем проектов отразится на ROI компании. При покупке программного обеспечения, Вы можете услышать точку зрения, что с правильным ПО возможно все. Однако, оно не может решить всех проблем.
Для проектных офисов система управления портфелем проектов может стать одним из факторов перехода от обработки данных к более стратегическим задачам. Тем самым они смогут демонстрировать большую ценность.

Верное соотношение: все дело в балансе

Для гарантии ключевой роли проектных офисов в бизнес-стратегии организации необходимо сочетание навыков и ролей. Некоторые из этих навыков и действий могут осуществляться программным обеспечением. Задача заключается в нахождении наилучшего соотношения для вашей организации.

Баланс людей, процессов и зрелости

Достижение верного баланса имеет ключевое значение для реализации и достижения зрелости эффективного проектного офиса. Соотношение человеческих ресурсов и программного обеспечения для управления проектами будет зависеть от размера и стратегии организации. Слишком большая надежда на программное обеспечение во внедрении новых процессов в организации может не оправдаться, также, как и внедрение крайне сложного инструмента без поддержки сотрудников. Начните с простого и добавляйте новые функции по мере готовности людей и с учетом того, когда могут быть реализованы преимущества увеличения функциональности.

Системы управление проектами могут освободить время проектных офисов для реализации стратегических задач

Использование программного обеспечения для управления проектами позволит сотрудникам проектных офисов сосредоточится на стратегии, обучении и внедрении передовых решений. Систему управления проектами лучше применять для повышения эффективности путем создания последовательности, точности и стабильности в портфеле проектов. Баланс людей и программного обеспечения поможет создать результативный проектный офис.

Система управления проектами может сделать хороший проектный офис лучшим проектным офисом

Для организаций нет острой необходимости в наличии системы управления проектами для реализации стратегии управления портфелем проектов. Большинство полагается на другие решения - от бумажной документации до MS Exсel. Независимо от выбранного Вашей компанией способа, прежде всего у Вас должна быть сильная стратегия или набор процессов для управления проектным планированием, расстановкой приоритетов, распределением финансов и ресурсов.

Начните со стратегии

Если у Вас есть четкая стратегия для проектного офиса, система управления проектами может помочь организации управлять более сложными проектами, обеспечивая точность, стабильность и последовательность в портфеле проектов и позволяя сотрудникам проектного офиса сосредоточится на стратегии и передовых решениях.
Система управления проектами – это не замена сотрудников, она хорошо работает при наличии талантливого персонала, обеспечивая эффективность проектного офиса.

Источник documentslide.com

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

22 января 2020

Как найти людей, способных поддержать КСУП, готовых выделять время на внедрение процессов управления, создание культуры и готовых к распространению практик проектного менеджмента? Чем подпитывать интерес, и как управлять полученной поддержкой?

21 ноября 2018

Вы – руководитель? Поздравляю, ведь по совместительству вы – пожарный! Это, конечно, больше похоже на шутку, но, как говорится, в каждой шутке есть доля правды.

 

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".