Как быстро и эффективно использовать мотивацию в проектах?
Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
Вопросы мотивации в проектном управлении всегда очень непростые. Руководство часто не уверено, что выделение дополнительных средств сможет гарантировать результативность, а исполнители работ – что мотивация будет рассчитываться справедливо и оправдает вложенные усилия. В управлении проектами хорошо работающая мотивация может быть отличным рычагом, помогающим выполнять проект успешно. И наоборот – проблемы с расчетом и выплатой бонусов могут демотивировать и даже стать причиной провалов проектов. В этой статье поговорим о том, как можно настроить простой и быстрый расчет мотивации и как в этом помогает информационная система управления проектами.
Проблемы мотивации
Если не вдаваться в детали, то сложность построения системы проектной мотивации основана на трех проблемах:
- Не всегда понятно, по каким критериям считать
- Сложно объективно собрать данные для расчета
- Слишком трудоемко выполнять такой расчет
Мне не раз приходилось видеть описание системы мотивации в проектах в объемном и сложном документе. В таких документах для расчета проектных премий используются несколько сложных математических формул, а основанием является множество показателей, сами замеры которых требуют скрупулезных вычислений и проверок. В расчетах премий учитывается и срок исполнения задач, и отклонения от бюджета, перерасход используемых ресурсов, удовлетворение заказчика, оценка работы пользователями и еще много различных параметров. Даже читать про расчет сложно, еще сложнее – понять, как скажется на мотивации то или иное отклонение проекта.
Несложно представить, сколько усилий потребует и сбор данных для такой оценки проекта. Перед глазами сразу куча документов: акты, финансовые таблицы, анкеты и реестры. Все их необходимо найти, прочитать, проанализировать и внести в форму расчета. Вполне логичен и результат, а именно время для непосредственного расчета таких бонусов. Для многих норма, что определение премирования выполняется месяц, а то и больше. Кроме того, сам процесс расчета очень сложно проверяем и труден для восприятия обычных исполнителей. Как бы ни выполнялся такой расчет, понять, правильно ли все подсчитано будет непросто, а, значит, и вопросов по таким расчетам будет много.
Уже несколько лет мы в компании «Адванта Консалтинг» успешно практикуем простую систему мотивации проектных команд, которая основана всего на двух оценках:
- Сроки выполнения
- Удовлетворение заказчика
Такая система позволяет руководителю проекта ориентировать исполнителей на выполнение сроков, а заказчику проекта получать тот результат, на который он рассчитывал. Она проста в понимании для всех участников проекта, а при помощи системы ADVANTA ее расчет занимает не более 1 минуты.
Как просто мотивировать на выполнение сроков
Известно, что мотивация за сроки – самая применяемая, востребованная и простая. Сроки проектов требуют внимания чаще всего, именно они – самая частая причина конфликтов, и в их исполнении заинтересовано большинство участников проекта. Самая простая мотивация за сроки может основываться на методе контрольных точек.
Например, мы запускаем проект по разработке нового продукта. Для этого в начале проекта определяем ключевые промежуточные результаты и сроки их выполнения. Для каждого результата определяются требования к приемке и устанавливается «Приемщик» – тот, кто может подтвердить, что результат готов. Проектный офис контролирует, что такой перечень создан, проверяет, что установлены критерии, и что приемщик объективен, например, не подчинен руководителю проекта. Для согласования плана проектный офис создает в системе ADVANTA согласование с исполнителями и приемщиками, в котором все подтверждают готовность получить результат. Это согласование всегда можно найти на карточке проекта.
Для утверждения плана проектный офис вносит в систему все контрольные точки и просто нажимает на кнопку «Сохранить базовый план». Такая кнопка не доступна руководителю проекта или исполнителям, поэтому изменить утвержденный план просто так не получится. Система запоминает сроки и помнит о них, даже если в ходе проекта оперативные планы поменяются. Таким образом, у проектного офиса всегда есть те сроки, о которых договорились.
Рис.1. Сохранение сроков промежуточных результатов
Каждый участник проекта получит в системе свои контрольные точки, и система будет регулярно напоминать о том, что их необходимо выполнить. Достижение контрольной точки потребует не только подготовки всех необходимых материалов и выполнения работ, но и получения в системе подтверждения о приемке результата Приемщиком. Таким образом, каждый промежуточный результат проекта будет гарантированно проверен и принят, а система сохранит точное время приемки результата и учтет его при расчете бонуса.
Рис. 2. Уведомление о необходимости приемки результатов
Рис. 3. Приемка результатов
Каждый ответственный за выполнение контрольных точек в любой момент времени может просто рассчитать ежемесячное премирование. Для этого достаточно запустить отчет системы, который определит все контрольные точки по всем проектам, за которые отвечает пользователь. В расчете будет определено отклонение плановых от фактических сроков приемки результата и выполнен расчет премии. Система ADVANTA интегрирована с MS Excel, что позволяет настроить любые расчеты на основании данных системы, произвести форматирование и использовать все возможности Excel.
Рис. 4. Пример раcчета премирования на основе выполнения контрольных точек
Статьи по теме:
Как настроить мотивацию на результат
При построении системы проектной мотивации часто ошибочно ориентируются только на выполнение ограничений проекта: денег, сроков или ресурсов, а про удовлетворение заказчика забывают. При этом зачастую несмотря на то, что сроки выполнены, а бюджет не превышен, результат проекта может быть некачественным и неприменимым. Именно для этого и нужна вторая часть системы мотивации, которая позволяет руководителю проекта держать в фокусе не только производство продукта, но и его способность достигать цели, ради которых он создается.
Чтобы мотивация в проектном управлении действительно учитывала ожидания заказчика, проектный офис уже при старте проекта должен помочь ему сформулировать измеримые критерии, выполнение которых будет подтверждать качество и применимость результатов. Параметры для ввода критериев должны быть включены в проектные документы или систему управления проектами. Например, если проект направлен на создание нового продукта, хорошим критерием будет достижение определенной оценки продукта независимой группой пользователей. Например, первых покупателей (пользователей) спрашивают: «Понравился ли вам этот продукт?», «Посоветуете ли вы наш продукт своим друзьям и знакомым?». Представьте себе, что менеджер проекта финансово мотивирован на то, какая доля опрошенных ответит на эти вопросы положительно. В этом случае он приложит все усилия, чтобы не просто подготовить продукт в соответствии со сроком и бюджетом, но и сделать его максимально привлекательным и качественным. Такие проверяемые измеримые критерии качества должны быть сформулированы для всех главных продуктов проекта и служить основой мотивации руководителя проекта.
Критериев не должно быть много, достаточно 3-5 ключевых, но точно не более 8 (PMBoK не рекомендует устанавливать более 8 целей для проекта). При этом для каждого критерия нужно определить его вес (приоритет), например:
Рис. 5. Учет критериев успешности в системе ADVANTA
По итогам проекта проектный офис должен потребовать подтверждения выполнения критерия. Все выполненные критерии дают право на получение доли проектной премии в соответствии с их весом. Например, если в нашем первом примере независимая группа поставила среднюю оценку в 7,23, то критерий признается выполненным и за его выполнение выплачивается 60% от премиального фонда.
Система ADVANTA позволяет настраивать любые справочники и реквизиты без программирования и включать их в отчеты и расчетные формы, поэтому критерии можно хранить в системе и контролировать их исполнение. Для обсуждения и согласования результатов выполнения критериев в системе имеются инструменты согласований и дискуссий, а при помощи настройки отчета можно быстро автоматизировать расчет премии по итогам выполнения проекта. Таким образом, система полностью берет на себя весь цикл утверждения контроля и расчета мотивации по проекту, делая работу и проектному офиса, и менеджера проекта легкой и удобной.
