Как выбрать методологию для управления проектами? Обзор популярных методологий от эксперта
В каждом проекте, и даже в каждой фазе проекта, может быть свой, лучший подход, своя методология. Как выбрать то, что подходит?
Выбор правильной методологии управления проектами стратегически важен, т.к.
- содействует успешному завершению проектов,
- влияет на общую производительность,
- поддерживает эффективность работы команды.
Основываясь на конкретных целях, особенностях проекта и контексте организации, методология становится тем связующим звеном, которое обеспечивает согласованное движение к результату. Без правильно подобранной методологии проект может столкнуться с различными трудностями, что в конечном итоге приведет к утрате времени и ресурсов.
Вместе с экспертом Еленой Филиповой разбираем,
- почему важно осознать важность методологии управления проектами,
- каких принципов придерживаться при выборе,
- чем отличаются популярные методологии друг от друга,
- в каких проектах их лучше применять.
Елена Филипова — сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), ex-руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг».
Автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации».
Содержание
Основные стандарты управления проектами
Методология управления проектами — ключевой элемент для успешной реализации проектов. Она обеспечивает их структуру, упорядочивает процессы и дает наглядные ориентиры для всех участников.
Зачем необходима методология управления проектами
Применение четкой методологии позволяет командам систематически подходить к планированию, исполнению и контролю за проектом, минимизируя риски и неопределенности.
Методология управления проектами помогает
- определить и поставить четкие цели,
- распределить обязанности,
- установить сроки и бюджет,
- обеспечить своевременное реагирование на изменения.
В этой структуре проектные менеджеры могут эффективно использовать ресурсы, оптимизировать процессы и вести их в соответствии с заранее установленными критериями успеха. Кроме того, методология способствует лучшему взаимодействию в команде и с заинтересованными сторонами, создавая общее понимание задач и ожиданий.
Но как же выбрать свою идеальную и эффективную методологию?
Я часто провожу обучение по управлению проектами и почти всегда слышу один и тот же вопрос: чем отличаются разные методологии, и что лучше выбрать. Для меня подобный вопрос сродни, «на каком автомобиле лучше ездить?». На этот упрощенный вопрос гораздо легче ответить, ведь все понимают, что прочувствовать разницу в классе автомобиля, выявить плюсы и минусы автопроизводителя может только опытный водитель.
Чтобы понять «что лучше», нужно научиться хорошо управлять автомобилем, в принципе, получить опыт управления в разных ситуациях и на разном покрытии, попробовать несколько марок и моделей, и только тогда можно сделать вывод, какой автомобиль тебе по-настоящему подходит. К сожалению, в случае с управлением этот цикл может оказаться длиною в жизнь.
Кроме того, «пересесть» с одной методологии на другую — это особый проект, который у большинства не получается выполнить быстрее, чем за три года. Поэтому, особенно на старте, хочется подобрать что-то надежное и подходящее, — считает Елена Филипова
Какие методологии проектного управления существуют
В мире не так уж и много «официальных» (признанных) методологий, из которых можно выбирать:
При этом большинство: ISO 21500, ГОСТ Р 54869-2011, APMBOK, C-PMBOK — ориентированы на старейший стандарт PMBoK (USA).
Другие: P2M, PRINCE2, ICB IPMA — используют собственные подходы.
Основополагающие принципы и как ими пользоваться
Для существования методологии необходимо несколько принципиальных организационных и регламентирующих моментов:
- Жизненный цикл
- Описание процессов
- Ключевые роли и их функции
- Требования к компетенциям
- Чек-листы качества
- Шаблоны и их образцы
К сожалению, все эти важнейшие элементы никак не связаны с конкретной областью применения методов управления проектами. Ни в одном стандарте вы не найдете рецепта успешного выполнения именно ваших проектов и именно в вашей компании.
Приведем простой пример описания процесса руководства и управления проекта из PMBoK:
Смотрите, как все просто: берете план, вводите в информационную систему статус работ и поставляете результаты. И чего только все так с проектами мучаются? Вопрос риторический, — отмечает Елена Филипова
Методология как бы концентрируется на внешнем контуре, а специфику исполнения работ отдает на откуп конкретному руководителю проекта.
Но именно в специфике почти всегда и кроется «корень зла», именно из-за особенностей компании, ее инфраструктуры, культуры людей и просто характеров участников проекты либо успешны, либо нет.
Почему стоит отдельно выделить Agile?
Если вы внимательно прочитали список стандартов, то обратили внимание на отсутствие так называемой методологии Agile в нашем списке. Раскроем общепринятое понимание этого подхода, а после обратимся к опыту эксперта.
Что такое Agile
Основа Базируется на гибких принципах и подходах для быстрой адаптации к изменениям и высокого качества результатов. Включает в себя несколько популярных фреймворков (в т.ч. Scrum и Kanban), каждый из которых предлагает свои уникальные практики и инструменты
Ожидаемый результат Быстрая реакция на требования клиентов и изменения в рыночной среде. Регулярная оценка прогресса и внесение необходимых коррективов. Лучшее понимание потребностей и ожиданий сторон. Эффективное управление и организация проектных процессов. Более высокий уровень удовлетворенности клиента
Суть подхода Работа над проектом разбивается на небольшие итерации или спринты, в ходе которых достигаются конкретные улучшения и результаты
Отличие от других В отличие от традиционных методологий, таких как Waterfall (англ. «Водопад»), Agile акцентирует внимание на интерактивной работе и поэтапной реализации проектов
Особое внимание Уделяется сотрудничеству между командами, клиентами и заинтересованными сторонами
За счет частой обратной связи и постоянного улучшения командной работы Agile способствует созданию культуры быстрой адаптации и инноваций. Многие компании делают выбор в пользу Agile потому, что применение этой методологии позволяет организациям
- повысить оперативность выполнения проектов,
- удерживать / повысить качество выполнения проектов,
- использовать ресурсы эффективно.
Однако не все эксперты-методологи включают Agile в список классических методологий. Елена Филипова — один из них:
Я уже предчувствую возмущенные голоса поклонников гибких подходов. Но спешу вас успокоить, что помню про Agile, но намеренно не причислила его к кругу других методологий, потому что это… не методология.
Тот, кто знаком с историей возникновения Agile знает, что речь идет об особых подходах к производству и управлению. Кратко сформулировать их можно так:
- Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов
- Работающий продукт важнее исчерпывающей документации
- Сотрудничество с клиентом важнее согласования условий контракта
- Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану
Даже на основании манифеста 2001 года можно понять, что так же, как проектные команды не ориентированы на документирование, так и сами идеологи Agile не будут тратить время на детальное описание методологии.
Последний Scrum Guide (наиболее популярный фреймворк) изложен максимально кратко (менее 20 страниц) — в сравнении с 800+ страницами PMBoK. Ведь сторонники Agile настаивают: «Практика, практика и еще раз практика!» — считает Елена Филипова
Сильные и слабые стороны разных методологий: проводим сравнение
Не ориентируя вас на выбор отдельного подхода, можно говорить об известных преимуществах и недостатках методологий и подходов. Ниже вы найдете несколько примеров.
«Классический»: PMBoK и его модификации
PMBoK зародился в 1970-х гг. для обеспечения управления проектами космической и оборонной промышленности США. Это объясняет объем документа, число процессов и сложность его применения малыми и средними компаниями.
Стандарт «PRINCE2»
Первая редакция британского стандарта PRINCE2 вышла в свет в 1989 г. и была направлена на управление правительственными проектами по созданию информационных систем.
Это объясняет более строгое отношение PRINCE2 к окупаемости и применению продукта.
«Гибкие подходы» (SCRUM)
Более гибкие подходы к управлению проектами стали активно развиваться с прогрессом компьютеризации и программирования. В конце 1990-х гг. существующие стандарты тормозили проекты по разработке программного обеспечения, поэтому потребовались совершенно новые подходы.
В 2001 году в США встретились 17 передовых разработчиков и сформулировали контур движения Agile. Одним из наиболее популярных фреймворков стал SCRUM.
Выбор методологии управления проектами
Выбор методологии управления проектами зависит от нескольких ключевых критериев.
| Критерии выбора | Содержание и значимость |
| Учет специфики проекта | Включает оценку масштаба, сложности и уникальности проекта. |
| Аналитика требований | Следует анализировать требования заказчика и заинтересованных сторон, чтобы понимать, какие цели и ожидания стоят перед проектом. |
| Структура и культура команды | Если команда привыкла работать в определенном подходе, это может существенно повлиять на выбор методологии. А в случае ее замены — привести к сопротивлению. |
| Доступность ресурсов | Анализируйте и прогнозируйте сроки внедрения, доступный бюджет и наличие квалифицированных кадров. |
| Учет рисков и неопределенности | Некоторые методологии лучше подходят для стабильных сред, в то время как другие — более эффективны в условиях высокой изменчивости. Всё зависит от проекта. |
Во всех этих аспектах важно найти баланс, чтобы выбранная методология максимально соответствовала потребностям проекта и способствовала его успешной реализации.
Как понять, какая именно методология управления проектами подходит: мнение эксперта
В результате прочтения нескольких стандартов, более 10 лет практики управления проектами в различных сферах и многократных попыток применить методологию на корпоративном уровне (то есть организовать применение методологии всей организацией) у меня сформировалось несколько выводов:
Вывод 1. В компании среднего уровня практически невозможно полностью применить конкретную методологию. Внедрение «во что бы то ни стало» отнимает время и не способствует достижению целей.
Вывод 2. Выбор методологии должны определять конкретный проект или его фаза. Подход к управлению обуславливает специфика производства продукта и ожидаемых результатов, а не удобство руководителя проекта.
Вывод 3. Если вы хотите сократить время на изобретение своего велосипеда — уделите время чтению. Особенно успешные руководители, не зная стандартов применяют то, что в них написано.
Вывод 4. Даже пара обуви, выпущенная в количестве 1 тыс. экземпляров, будет единственным в мире образом стоптана вашими пятками (мое собственное изречение). Даже стараясь применить конкретный подход или метод, делайте это, адаптируясь к вашим особенностям, — делится опытом Елена Филипова
Советы эксперта Елены Филиповой по внедрению и адаптации методологии проектного управления
Отслеживайте ситуацию и находите подходящие техники в разных стандартах
Иногда в ходе практики мы находили очень эффективные собственные способы, а затем я отыскивала их прообразы в других стандартах.
Так, будучи уверенной, что вношу небольшие корректировки в PMBoK, я начала на уровне методологии использовать регулярные частые и короткие совещания с командой (прообраз Daily Scrum Meeting), применять для фаз и ключевых результатов критерии успеха (аналог Scrum Acceptance Criteria) и многое другое.
Используйте возможности гибридного управления
Столкнувшись с крупными проектами, которые в комплексе должны производить несколько разных продуктов (стройка, ИТ-решение, организация) пришлось учесть в методологии возможность гибридного управления (для ИТ – Agile, для стройки – прообраз PMBoK), что отлично сработало.
Исходите из масштаба бизнеса, для которого вы выстраиваете систему управления проектами
Для примера: с приходом в компанию ADVANTA мне снова пришлось выстраивать работу внутреннего Офиса управления проектами. И многие наработки из крупного бизнеса пришлось забыть, изменить требования к процессам, глубину описания и используемые документы.
Заключение от эксперта
Уверена, что, проявив достаточное упорство в предоставлении удобного формата для работы и знания по наиболее популярным подходам (а их немного) сотрудникам компании, можно сделать действительно работающий проектный офис, которым довольны и руководство, и менеджеры проектов для грамотной организации управления проектами.
Кстати, оценка работы моего проектного офиса по итогам 2019 года составила 9,3 из 10 баллов (оценивался вклад проектного офиса в области управления проектами).
P.S.
Когда я училась в университете, мне повезло побывать на лекциях академика Габдулхаева. Не имея понятия об управлении проектами, он учил нас гибкости применения наших знаний, выбору оптимального метода. Его любимый вопрос на экзамене: «Какой метод приближения лучший?». А правильный ответ гласил: «Лучшего нет, в каждой ситуации лучший метод свой».
Тоже самое можно сказать и о проектном менеджменте: в каждом проекте, и даже в каждой фазе проекта, может быть свой, лучший подход, своя методология. Ведь как считал великий писатель Оноре де Бальзак, «чтобы дойти до цели, человеку нужно только одно. Идти».
Рекомендуем посетить популярные страницы сайта:
Управление проектами в компании: определение и решение ключевых проблем
ADVANTA российский аналог Microsoft Project + SharePoint + Power BI
Проектное управление: 10 главных преимуществ применения проектного подхода в управлении
