Управление проектами в компании: определение и решение ключевых проблем
Об авторе: Джосеф Филипс – руководитель образовательных программ в Project Seminars. Автор 35 книг по управлению проектами, работал консультантом по проектному управлению в компаниях, создающих офисы управления проектами, занимался совершенствованием моделей зрелости в организациях и внедрением лучших практик.
Определение ИТ-проектов, их целей, систем и решений
Управлять ИТ-проектами – это почти так же, как жонглировать желе: и некрасиво, и непросто. Информационные технологии особенно «скользкие», так как являются сложным бизнесом, постоянно изменяются и адаптируются.
Традиционный проектный менеджмент, применяемый в строительстве и на производстве, работает с осязаемыми элементами. Управление ИТ-проектами компании усложняется стремительным развитием новых технологий и постоянным повышением требований к актуальности и качеству создаваемых в результате продуктов. Поскольку управлять ИТ-проектами сложнее всего, рассмотрим ряд общих принципов, позволяющих облегчить и упростить работу с ними.
Что является основами и в чем принципы управления ИТ-проектами в компании?
ИТ-проект – это краткосрочное усилие по созданию уникального продукта, сервиса или среды, например, замещение старых сервисов новыми, разработка коммерческого сайта, создание новых видов настольных компьютеров или слияние баз данных. Процессы управления ИТ-проектами в компании часто имеют сложный и многоступенчатый характер.
Все проекты ограничены тремя факторами: время, стоимость, объем. Для того, чтобы проект был успешным, эти три ограничения должны быть в равновесии. Если эти ограничения находятся вне баланса, проект движется к катастрофе.
Все проекты, включая ИТ, проходят через 5 основных фаз жизненного цикла: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение. Каждая фаза содержит процессы, которые двигают проект от идеи до реализации.
Почему ИТ-проекты так часто терпят неудачу?
Согласно The Standish Group, которая исследует успешность проектов, связанных с информационными технологиями, только 29% ИТ-проектов, завершенных в прошлом году, закончились успешно. Эти данные обескураживают по множеству причин.
ИТ-проекты терпят неудачу, так как намного сложнее обычных проектов. Они включают в себя трудности управления, свойственные обычным проектам: дедлайны, ограничения бюджета и недостаточное количество людей, которые могут быть задействованы в проекте. Более того, этот тип проектов зачастую сталкивается с уникальными технологическими вызовами, связанными с техническими устройствами, операционными системами или проблемами с базами данных.
С самого начала ИТ-проекты страдают из-за некачественного планирования. ИТ-компании должны четко планировать и грамотно распределять ресурсы, необходимые для проекта, сформировать профессиональные требования к персоналу и иметь договоренности с людьми, которых необходимо привлечь к проектным работам. Не менее важно точно спланировать время, которое займет разработка, тестирование и реализация проекта.
Каждый руководитель должен иметь план управления ИТ-проектом. Иначе шансы на достижение требуемого результата будут крайне низкими, и ИТ-организация не сможет придерживаться трех основных факторов успеха: соблюдение срока, бюджета и соответствия требуемой функциональности.
В-третьих, ИТ-проекты терпят неудачу, потому что они реализуются в спешке. Это происходит из-за того, что большинство компаний сегодня полагаются на информационные технологии для получения конкурентных преимуществ. Это требует ускорения процессов разработки для того, чтобы быть первыми на рынке с новым продуктом или сервисом, созданным на основе ИТ-решений. Для того, чтобы оставаться конкурентоспособными, организации вынуждены сокращать расходы и оптимизировать бизнес-процессы. Но это добавляет давления на управление крупными, дорогостоящими цифровыми проектами, такими как внедрение ERP или обновление ИТ-платформы. Проекты, в которых уделено недостаточно внимания планированию, оценке рисков и тестированию, обречены с самого начала.
Наконец, ИТ-проекты терпят неудачу из-за большого объема работ. Как правило, большой проект управляется лучше, если его разбить на ряд более мелких, более управляемых проектов. Например, проект по преобразованию всех старых документов, форм и сделок организации из бумажной формы в цифровую онлайн-базу данных может быть невероятно сложным и трудоемким. Но можно, например, сначала сделать проект, в котором перевести существующие записи в цифровой формат, затем в рамках другого проекта внедрить внутреннюю цифровую базу данных, после чего в течение третьего проекта перенести эту базу данных в Интернет. Небольшие проекты обладают большей гибкостью, и их можно завершить последовательно, нежели большой, сложный и громоздкий проект.
Как определить, будет ли проект неудачным при его запуске?
В процессе запуска проекта вы должны установить критерии успеха и неудачи. Например, для того, чтобы считаться успешным, проект должен придерживаться определенных стандартов качества (таких как Six Sigma или ISO), вписываться в определенный бюджет, иметь определенные сроки и предоставлять специфическую функциональность.
Другой подход заключается в использовании такого индикатора как «правило 15-15». Это правило утверждает, что проект, превышающий на 15% бюджет и сроки, никогда не окупит время и усилия, потраченные на его успешное завершение.
Некоторые методики управления могут также помочь определить, является ли проект успешным или провальным. Например, Метод освоенного объема позволяет организации измерять степень завершенности проекта, формировать график отклонений, создавать реестры расписаний и расходов, прогнозировать вероятную дату окончания проекта и влияние финансирования на его завершение. Если используя метод освоенного объема, вы видите, что проект излишне финансово затратен и ведет к квартальным убыткам, то его вряд ли можно назвать успешным.
Когда проект должен быть отменен?
ИТ-проекты отменяются по множеству причин, однако основная среди них – недостаточное планирование. Перерасход свыше 15%, задержка ключевых этапов и недостаточное качество выполнения проекта также являются достаточными причинами для его сворачивания.
Чтобы понять, нужно ли отменять проект, для начала определите, какие обстоятельства требуют его отмены. Это может быть перерасход времени, бюджета или изменение условий в вашей компании. Например, если в вашей организации наблюдается устойчивое падение доходов из-за существенного роста объемов проекта, вы можете принять решение о его отмене, чтобы сэкономить деньги.
Если отмена проекта для вас неприемлема, вы, возможно, захотите разбить его на более мелкие проекты, которые позволят вернуть часть ваших расходов. В конце концов, небольшие проекты имеют большую вероятность на успех, нежели крупные.
Как мне убедиться, что мой проект успешен?
Организации должны создать свой или адаптировать стандартный подход к управлению портфелем ИТ-проектов. С помощью такого подхода руководители смогут быстро определить, какие из проектов ИТ-портфеля проходят гладко, а какие нет, так как все проекты следуют тем же самым процессам и подходам и используют те же показатели для оценки эффективности. Стандартный подход к управлению проектами устанавливает основные правила и ожидания для проектной команды. Он также позволяет руководителям проектов, функциональным руководителям и сотрудникам, работающим над проектом, придерживаться общих правил и говорить на одном языке, что существенно облегчает взаимодействие и гарантирует понимание.
Если в управлении проектами помимо стандартного подхода вы используете индивидуальные методы, вам будет сложнее измерить успешность своих проектов. А если вы не можете это измерить, вам не удастся определить, какие процессы и методологии работают, а какие нуждаются в улучшении.
Каковы общие методологии управления проектами, и какие из них лучше всего работают на различных ИТ-проектах в компании?
Существует три основных подхода для управления ИТ-проектами. Первый основан на традиционном управлении проектами. Он работает на любом ИТ-проекте независимо от используемых технологий или продолжительности работы над проектом.
Второй подход называется «экстремальным программированием». Иногда для него используют аббревиатуру XP (не спутайте с операционной системой Windows). Экстремальное программирование – это подход к управлению проектом, созданный специально для разработки программного обеспечения. XP использует модель разработки ПО, включающую пользователей, клиентов и программистов в 4 итеративные фазы: планирование, написание кода, разработка дизайна и тестирование.
Scrum – метод, лидирующий в применении к ИТ-проектам. Этот подход, названный в честь термина регби, также использует итерации планирования, кодирования, выполнения и тестирования программного обеспечения. Scrum использует свой собственный язык и имеет свои правила относительно встреч, соответствия ключевым этапам и периодам планирования деятельности.
В некоторых организациях есть проектные офисы. В чем их цель, и нужны ли они в моей компании?
Большинство компаний адаптировало проектные офисы для централизации и координации всей проектной деятельности компании, включая ИТ.
Проектные офисы устанавливают основные правила и ожидания того, как проект должен быть реализован для руководителя проекта, проектной команды и акционеров бизнеса. Специалисты проектного офиса собирают запросы на изменения в рамках проекта, проводят тренинги, контролируют работу программного обеспечения, составляют шаблоны планов проекта. Одним словом, делают все для того, чтобы руководители проектов и проектные команды были уверены, что их проект протекает гладко и закончится успешно.
В некоторых компаниях проектные офисы берут на себя расстановку приоритетов по выполнению проектов. Они четко распределяют ресурсы по проектам, предотвращая конфликты между подразделениями компании. Универсальные проектные офисы возглавляют опытные менеджеры, штаты таких офисов укомплектованы профессиональными сотрудниками, что освобождает руководителей проектов от рутинной работы (ведение протоколов встреч, координация проектной документации, связи и встречи с заинтересованными сторонами).
Какие сертификаты может получить проектный менеджер и важны ли они?
О важности сертификации пока нет единого мнения. С одной стороны, то, что сотрудник имеет сертификат, не делает из него хорошего менеджера проектов. С другой стороны, если вы ищете работу в области управления проектами, наличие сертификата отличает вас от тех, кто его не имеет, и показывает, что у вас уже есть успешный опыт в управлении проектами.
Существует три основных сертификата для руководителей проектов: Профессионал проектного менеджмента (PMP), Сертифицированный специалист по управлению проектами (САMP) и Project + Professional. Все эти сертификаты показывают уровень опыта руководителей проектов, образование и степень знаний в управлении проектами. Далее эти сертификаты расположены в порядке уменьшения значимости:
- Профессионал проектного менеджмента (PMP) – для получения этого сертификата необходимо подтвердить свой опыт в управлении проектами, предоставить результаты проектов, которыми вы управляли, и подтвердить получение высшего образования в этой сфере. Экзамен проводится в виде четырехчасового теста, в ходе которого необходимо ответить на 200 вопросов.
- Сертифицированный специалист по управлению проектами (САMP) – этот сертификат для проектных менеджеров с меньшим опытом в области управления проектами. Для него также необходимо подтвердить наличие высшего образования и соответствующий опыт в проектном управлении.
- Project + Professional – этот сертификат идеально подходит для кандидатов, которые хотят начать работать в этой сфере и управлять крупными проектами, а также для выпускников вузов, желающих сделать профессиональную карьеру в области проектного менеджмента. У этого типа сертификата нет таких требований к кандидатам, как у PMP и САMP.
Наш бизнес развивается слишком быстро, в то время как проекты выполняются слишком медленно. Какие методики мы можем использовать для того, чтобы проекты выполнялись быстрее?
«Быстро» и «медленно» – достаточно субъективные термины: то, что кажется медленным для вашей организации, может полностью удовлетворять по скорости другую. Важно установить разумные временные рамки для завершения ИТ-проекта на основании объема работы, ожидаемых результатов и условий проекта.
Как уже говорилось, вы можете определить, действительно ли ваши проекты развиваются медленно. Есть ли у вас данные по старым проектам, с которыми можно сравнить скорость текущих или вашим проектам всегда требовалось много времени для завершения?
Во-вторых, уточните, что для ваших проектов важнее: фиксированный объем работ или фиксированная продолжительность. Проект с фиксированным объемом работ может быть «сокращен» за счет увеличения числа задействованных в нем ресурсов. Однако это может привести к росту стоимости проекта. Если ваш проект имеет фиксированную продолжительность, например, тестирование программного обеспечения выполняется в течение двух месяцев до его релиза, для сокращения сроков проекта без увеличения рисков практически ничего нельзя сделать.
Я хочу отправить менеджеров проектов на обучение или тренинг по управлению ИТ-проектами в компании. Как мне убедиться, что они его пройдут, и как понять, что тренинг принесет результат?
Чтобы получить хорошую отдачу от своих инвестиций, для начала нужно определить, что вы хотите, чтобы менеджеры проекта узнали в конце обучения. Изучите свои проекты и определите, где их проблемные места. Ваши проекты неудачны в планировании, исполнении или взаимодействии? Везде? Определив, где вашим проектам необходимы доработки, тренер по проектному управлению может помочь вашим менеджерам проектов добиваться лучших результатов. Существует множество готовых курсов, но, чаще всего, тренинги, проводимые непосредственно в вашей организации, позволяют создавать подходящее именно вам решение: фокусируясь на тех областях, которые нужно улучшить, и пропуская моменты, которые ваши менеджеры проектов уже освоили.
Понравилась статья? У ADVANTA (компания-разработчик программ управление проектами) есть готовое решение для управления ИТ-проектами, которое способно решить любые, даже самые сложные задачи в городе Москва и по всей России.
Рекомендуем посетить популярные страницы сайта:
