На что опираться при выборе системы управления проектами: мнение экспертов
Успех компании во многом зависит от способности своевременно и качественно реализовывать проекты. Именно поэтому выбор системы управления проектами становится стратегическим решением, которое влияет не только на работу проектных команд, но и на эффективность бизнеса в целом.
Современная система управления проектами помогает контролировать сроки, ресурсы, бюджеты и загрузку сотрудников, обеспечивает прозрачность процессов и позволяет руководству принимать решения на основе актуальных данных.
Однако на рынке представлены десятки решений с разным функционалом, подходами к внедрению и стоимостью владения, поэтому выбор подходящей платформы часто становится непростой задачей.
Ошибка при выборе системы может привести к дополнительным расходам на внедрение, низкой вовлеченности пользователей и необходимости повторной замены инструмента через несколько лет. Поэтому перед покупкой важно оценить не только функциональные возможности продукта, но и зрелость проектного управления в компании, планы развития бизнеса и готовность команды к изменениям.
В этой статье разберем ключевые критерии выбора системы управления проектами, типичные ошибки компаний при внедрении ИСУП и рекомендации экспертов, которые помогут принять взвешенное решение.
Содержание
Кратко: на что смотреть при выборе системы управления проектами
Перед выбором ИСУП оцените:
✔ Задачи бизнеса и цели внедрения. Что именно вы хотите получить от системы? Прозрачность портфеля, контроль сроков, управление ресурсами, сокращение времени на отчётность? Чёткое понимание целей — фундамент всего выбора.
✔ Необходимый функционал. Какие процессы нужно автоматизировать в первую очередь? Планирование, бюджетирование, управление рисками, ресурсами, отчётность? Не гонитесь за избыточным функционалом — система должна закрывать ваши задачи, а не «всё на свете».
✔ Возможности интеграции. Сможет ли новая система обмениваться данными с вашими 1С, CRM, кадровыми системами и другими уже работающими сервисами? От этого зависит, будет ли у вас единое информационное пространство или очередная «система-остров».
✔ Удобство интерфейса. Насколько интуитивно понятна система для конечных пользователей? Чем проще и понятнее интерфейс, тем быстрее сотрудники начнут работать в системе без длительного обучения и сопротивления.
✔ Стоимость владения. Оцените не только лицензию, но и затраты на внедрение, доработки, обучение, поддержку и развитие системы в долгосрочной перспективе.
✔ Подход к внедрению. Предлагает ли вендор помощь на всех этапах — от диагностики до запуска и пост-поддержки? Или вы остаётесь один на один с системой после подписания акта?
✔ Опыт других компаний. Изучите, как система работает в компаниях из вашей отрасли. Реальные кейсы и отзывы коллег дают более объективную картину, чем маркетинговые материалы.
✔ Требования к информационной безопасности. Соответствует ли система внутренним политикам безопасности и нормативным требованиям, особенно если речь идёт о работе с конфиденциальными данными.
Если система соответствует всем этим критериям — вероятность успешного внедрения существенно возрастает. Пропуск хотя бы одного пункта может привести к тому, что система окажется неэффективной, будет вызывать сопротивление у сотрудников или потребует дополнительных затрат, о которых вы не знали на старте.
Выбор системы управления проектами: ключевые критерии
Шаг 1. Определяем потребности
Определение конкретных потребностей вашей компании:
- хотите ли вы упорядочить свои проектные процессы,
- масштабировать проектную деятельность,
- подключить как можно больше заинтересованных сторон и пр. —
ключ к пониманию, а какое именно программное обеспечение вам требуется.
Вам необходимо понять, какие задачи стоят перед проектами и как именно система сможет упростить или автоматизировать процессы. Например, включить в себя управление задачами, планирование ресурсов, отслеживание времени, создание отчетов и анализ производительности и пр.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Опыт наших специалистов показывает, что информационная система управления проектами (ИСУП) как инструмент подходит для компаний крупного и среднего сектора. В то время как для небольших и маленьких компаний будет достаточно и половины функционала, доступного в ИСУП.
Шаг 2. Конкретизируем функционал
Система управления проектами должна поддерживать различные методологии управления проектами, такие как Agile, Scrum или Waterfall.
Стоит проверить наличие возможности интеграции с другими инструментами и системами, которые уже используются в вашей компании: CRM, бухгалтерские программы, системы хранения данных и т.д. Это поможет создать более эффективное рабочее окружение.
Обратите внимание на возможность настройки системы. Ваша команда может иметь уникальные процессы и требования, поэтому возможность кастомизации шаблонов, полей данных и отчетов может значительно повысить полезность системы.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Возможность кастомизировать систему и интегрировать ее с другими продуктами даст возможность развивать проектное управление. Особенно это ценно, когда вы постоянно наращиваете выпуск продукции, готовы инвестировать в новые идеи и разработки.
Опыт разработчиков ADVANTA позволяет создавать кастомные системы. Среди наших кейсов — одновременная интеграция сразу с несколькими продуктами 1С, интеграция с Битрикс24, а также выстраивание архитектурных решений по запросам заказчиков (диаграммы, боты и другие решения для автоматизации рабочих процессов и проектной отчетности).
Шаг 3. Выбираем товар лицом — свой интерфейс
Пользовательский интерфейс и удобство использования также играют большую роль.
Система должна быть интуитивной, чтобы пользователи могли легко адаптироваться к новому инструменту без значительных затрат времени на обучение.
Важно, чтобы интерфейс был дружелюбным и поддерживал различные устройства, включая мобильные.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Благодаря UX/UI-возможностям последующее внедрение системы управления проектами пройдет слаженно и не встретит сопротивления среди сотрудников.
Шаг 4. Оцениваем стоимость программного обеспечения
Параметры стоимости и лицензирования не следует оставлять без внимания.
Некоторые системы могут предлагать модели с фиксированной платой, другие — по подписке с различными уровнями доступа. Важно оценить, какой вариант наиболее соответствует вашему бюджету и ожиданиям.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
К выбору программного обеспечения стоит относится как к инвестиции в развитие компании / бизнеса. Как оценивает свои вложения инвестор? С точки зрения себестоимости, окупаемости и прибыли.
Кстати, именно такой подход предлагает своим клиентам компания ADVANTA при обсуждении архитектуры и наполнения системы.
Шаг 5. Выбираем самостоятельное внедрение или с помощью разработчика
При выборе системы управления проектами важно определить, планируете ли вы самостоятельное внедрение (с помощью своих IT-специалистов) или с подрядчиком (разработчиком или вендором).
Если вы планируете самостоятельное внедрение, проведите анализ, достаточно ли у вас собственных ресурсов. Например:
- возможно ли выделение отдельных IT-специалистов для внедрения, настройки, поддержания и обновления программного обеспечения,
- хватает ли компетенций для адаптации сотрудников в новом инструменте,
- требуются ли дополнительные ресурсы (бюджет, время, персонал).
Если вы планируете работать с подрядчиком, исследуйте уровень технической поддержки, который он предоставляет. Наличие оперативной поддержки, обучающих ресурсов и сообщества пользователей может оказать значительное влияние на успешность внедрения и дальнейшую работу с системой.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Определение технического аспекта внедрения продукта обуславливает разные подходы и соответствующие планы, а также разное распределение ресурсов.
Для примера: среди ключевых преимуществ ADVANTA как продукта — статус low-code платформы. Он подразумевает возможность самостоятельного внедрения системы.
Однако опыт наших клиентов, решившихся на самостоятельное внедрение, разнится. Одним удавалось наравне с нашей командой техподдержки провести базовое внедрение системы за 1,5-2 месяца. Другие не справились с самостоятельным внедрением и адаптировали систему только спустя 6 месяцев.
При этом и первые, и вторые консультировались у наших специалистов. Сказалось наличие / отсутствие квалифицированных кадров в компаниях клиентов, а также четкое / нечеткое понимание, чего клиент ожидает от системы.
Шаг 6. Почитайте отзывы и спросите коллег по отрасли
При выборе системы управления проектами лучше всего опираться на отзывы коллег и совместимость с отраслевыми стандартами.
Изучение мнений других пользователей, а также успешные примеры внедрения подобных систем в вашей отрасли могут помочь принять более обоснованное решение.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Среди клиентов ADVANTA немало компаний, которых объединяет одна отрасль. В клиентских интервью большинство из них выделили именно отзывы коллег как наиболее правдивый и решающий фактор при выборе программного обеспечения для проектной деятельности.
Шаг 7. Учитывайте вопросы безопасности
Информационная безопасность и защиты данных — довольно острый вопрос в бизнес-сфере в контексте вопросов импортонезависимости и общей геополитической ситуации.
Проверьте, какие меры безопасности соблюдает система, как организовано хранение и передача данных. Это особенно важно, если ваша организация работает с конфиденциальной информацией.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Как единый источник достоверной информации система управления проектами может быть доступна большому количеству пользователей и при этом оставаться закрытой. Таким образом мы можете рассчитывать на защищенность ваших проектов и информации.
Частые ошибки при выборе системы управления проектами
Практика показывает, что неудачное внедрение системы управления проектами чаще связано не с качеством программного продукта, а с ошибками на этапе выбора. Многие компании ориентируются только на стоимость лицензии или популярность решения на рынке, не учитывая собственные процессы, уровень зрелости проектного управления и реальные потребности бизнеса.
Ниже представлены наиболее распространенные ошибки, которые могут снизить эффективность внедрения и привести к дополнительным затратам.
1. Выбор системы без понимания целей внедрения
Одна из самых частых ошибок — начинать выбор программного обеспечения до определения задач, которые система должна решить.
Например, руководство хочет «навести порядок в проектах», но не формулирует конкретных целей: повысить прозрачность портфеля проектов, сократить срывы сроков, улучшить контроль ресурсов или автоматизировать отчетность.
В результате компания выбирает инструмент, который не решает ключевые проблемы бизнеса, а сотрудники воспринимают внедрение как очередную формальность.
2. Ориентация только на стоимость лицензии
При выборе системы многие компании сравнивают только стоимость продукта, не учитывая совокупную стоимость владения.
Важно оценивать не только цену лицензии, но и расходы на внедрение, настройку, интеграции, обучение пользователей и дальнейшее сопровождение.
Дешевое решение может потребовать значительных затрат на доработки, а более дорогое — оказаться выгоднее благодаря готовому функционалу и быстрому запуску.
3. Покупка системы с избыточным функционалом
Некоторые организации выбирают максимально функциональную платформу «на вырост», рассчитывая использовать все возможности в будущем.
На практике это часто приводит к обратному эффекту: сотрудники сталкиваются со сложным интерфейсом, большим количеством ненужных функций и начинают использовать систему только частично.
Для успешного внедрения важно выбирать решение, которое соответствует текущим задачам компании и при этом позволяет масштабироваться по мере развития проектного управления.
4. Игнорирование удобства работы пользователей
Даже самая функциональная система не принесет результата, если сотрудники не захотят ей пользоваться.
Сложный интерфейс, неудобная навигация и большое количество ручных операций значительно снижают вовлеченность пользователей и увеличивают сопротивление изменениям.
Поэтому при выборе системы важно проводить демонстрации, тестовые запуски и привлекать будущих пользователей к оценке решения.
5. Отсутствие оценки возможностей интеграции
Во многих компаниях уже используются ERP-системы, CRM, кадровые решения, системы документооборота и корпоративные порталы.
Если новая система управления проектами не может обмениваться данными с существующей ИТ-инфраструктурой, сотрудники будут вынуждены дублировать информацию вручную, что приведет к ошибкам и дополнительным трудозатратам.
Поэтому вопросы интеграции необходимо учитывать еще на этапе выбора платформы.
6. Недооценка сложности внедрения
Некоторые компании рассматривают внедрение системы управления проектами исключительно как ИТ-проект.
Однако успешный запуск требует не только настройки программного обеспечения, но и изменения процессов, обучения сотрудников, формирования новых правил работы и поддержки руководства.
Даже самая современная система не сможет повысить эффективность управления проектами, если организация не готова менять подходы к планированию, контролю и взаимодействию участников проектов.
7. Отсутствие планов развития системы
Система управления проектами внедряется не на один год. По мере роста компании увеличивается количество проектов, пользователей и требований к аналитике.
Если выбранное решение не поддерживает масштабирование, гибкую настройку и развитие без сложных доработок, через несколько лет организация может столкнуться с необходимостью повторного выбора и внедрения новой платформы.
Поэтому важно