Как успешно внедрить проектный подход: ADVANTA провела встречу клуба «Среда трансформации»

19 апреля в Москве состоялась встреча нашего Клуба «Среда трансформации» – «Успешное внедрение проектного подхода: кейсы, которые вас вдохновят». На ней собрались ведущие эксперты-практики российского PM-сообщества. Гостями мероприятия стало больше полсотни представителей крупнейших компаний страны.

«Идея мероприятия в том, чтобы создать единую площадку, на которой встретятся те, кто уже решил свои задачи в проектном управлении с теми, кому их еще предстоит решить. Нам было важно дать участникам возможность обменяться опытом, кейсами, задать необходимые вопросы, получить максимум пользы и удовольствия от совместной работы и общения», - поприветствовал гостей генеральный директор ГК ADVANTA Дмитрий Мазеин.

Руководитель проектного офиса Сибирской Продовольственной Компании Лариса Бармина рассказала, как выбирали методологию и внедряли систему ADVANTA в работу крупного холдинга с мощностью производства до 300 тонн готовой продукции в сутки. Ключевыми факторами успеха при внедрении проектного подхода в СПК Лариса считает 100% соблюдение методологии, наличие проектного офиса, поддержку руководства и вовлеченность команды.

В 2021 году в связи с разработкой стратегии число ИТ-проектов Первой грузовой компании выросло более, чем в 10 (!) раз. ADVANTA внедрили, чтобы повысить прозрачность управления портфелем проектов. Директор по внедрению комплексных проектов автоматизации ПГК Диджитал Александр Ларюхин поделился моментами, как удалось «приживить» систему управления в компании. Самое главное, по мнению Александра, было правильно определить «метрики приживаемости» и обеспечить их выполнение. В целом, в пользу успешного применения ADVANTA в ПГК сыграли ее удобство и гибкость, а дисциплина пользователей, регулярно вносящих данные по проектам в систему, только ускорила результат.

Доклады сменились дискуссией, где личным опытом внедрения проектного подхода поделились приглашенные эксперты.  

Руководитель проектного офиса IEK GROUP Ирина Пятова озвучила основные подводные камни при внедрении новых инструментов – сопротивление и завышенные ожидания пользователей. С ней согласились другие участники круглого стола и Александр Белугин, директор по развитию бизнеса ADVANTA: «Добавлю к завышенным ожиданиям еще чрезмерное усложнение правил и требований к системе. К нам периодически приходят запросы от клиентов на создание так называемых «космических кораблей». Здесь с самого начала понятно, что такой корабль не взлетит. И не потому, что его невозможно создать, а потому что им некому будет управлять».

В качестве лайфхаков при внедрении ИТ-решения эксперты назвали следующие факторы:

1. Не пытаться внедрить систему сложнее уровня зрелости проектного управления в компании: она должна соответствовать существующему уровню процессов;
2. Разъяснять руководителям проектов значимость не только проектного, но и портфельного управления, а также важность работы в единой системе;
3. Обязательно заручиться поддержкой высшего руководства: «Если нет заинтересованности и контроля топ-менеджмента – заносятся ли данные, ведется ли сверка отчетов – система работать не будет», - подтверждает Юлия Бочкарева, руководитель департамента проектных решений партнерской компании Conteq.

Павел Гаращенко, бизнес-партнер по ИТ компании «Алроса ИТ», высказал интересную мысль о том, что продвигать идею внедрения проектного подхода в компании можно «не сверху, а снизу»: «Мы изначально позиционировали ADVANTA не как систему управления портфелем, не как систему отчетности или хранения архивных документов. А исключительно как инструмент для проектных команд, где удобно вести планы, дискуссии, согласования. Если проектные команды поверят, что система для них, они станут в ней работать и сопротивления не будет».

«Мы мотивировали рядовых пользователей работой в единой среде, а топов – интерактивными дашбордами, из которых буквально за секунду делаются все необходимые выгрузки», - дополнила мнение коллеги Ирина Пятова, IEK GROUP.

В целом, дискуссия прошла в позитивной атмосфере, где все сошлись во мнении, что проектное управление – отличный инструмент для развития, а встреча – хороший повод для общения и налаживания контактов.