Из чего состоит система проектного управления: базовые основы, выгоды и метод контрольных точек
Ранее мы рассказали, как создать корпоративную систему управления проектами, выяснили зачем бизнесу проекты и как обеспечить их выполнение.
В этом материале
- рассмотрим из каких компонентов состоит система проектного управления,
- разберем зачем нужны контрольные точки и как работать по этому методу,
- какие ценности и выгоды приносит применение проектного подхода в компании.
Содержание
- Элементы корпоративной системы управления проектами (КСУП)
- ИСУП как часть КСУП: из чего состоит информационная система управления проектами
- Объекты управления как часть системы проектного управления
- Как построить эффективную систему управления проектами по методу КТ
- Выгоды метода контрольных точек
- Заключение
Элементы корпоративной системы управления проектами (КСУП)
Чтобы корпоративная системы управления проектами заработала без сбоев, нужно создать в компании пять элементов.
Состав КСУП
В первую очередь, люди. С человеческим ресурсом связаны два важнейших критерия для формирования состава КСУП.
С одной стороны, важно подбирать сотрудников, исходя из ролевой модели в системе проектного менеджмента. С другой стороны, очень важно, чтобы персонал был обучен и обладал нужным уровнем компетенций.
Наравне с персоналом важна работа над улучшением процессов в компании. Они, как и основные правила, должны быть описаны и задокументированы.
Мотивацию участников проектов рекомендуем завязать на результат и следование правилам.
Для лучшей адаптации проектного подхода, поддержки методологии, процессов и коммуникации всех заинтересованных сторон рекомендуется внедрение специализированного инструмента — ИСУП, или информационной системы управления проектами.
ИСУП как часть КСУП: из чего состоит информационная система управления проектами
К ключевым элементам ИСУП относятся:
- стандарты реализации проектов
- органы мониторинга и контроля
- система поддержания компетенций сотрудников
Поговорим подробнее о каждом элементе.
Элемент 1. Технология реализации проектов
Как это работает Определяем, что такое проект, какие у него уровни сложности, шаблонизируем все процессы, прописываем основные моменты и правила приемки
Как финализируем Важно задокументировать, как состоится передача результатов, какое влияние проект оказал на бизнес-результаты компании
Выделить отдельно Описываем процессы управления проблемами и как вносятся изменения
Что дает На основе накопленного опыта улучшаем все стадии: запуск, реализацию, завершение
Элемент 2. Технология мониторинга и контроля
Как это работает Отвечает за то, как должно контролироваться выполнение нашего проекта, т.к. в реальности сотрудники зачастую не соблюдают правила
Что фиксируем Задаем функции Проектного офиса или отдельного сотрудника, который выполняет задачи по поддержанию системы
Выделить отдельно Описываем процессы регулярного менеджмента, мониторинга, достижения целей и мотивации
Что дает Поддержание системы управления проектами в работоспособном состоянии
Элемент 3. Технология повышения компетенций сотрудников
Как это работает Вместе с внедрением ИСУП мы даем компании стандарты управления, а значит требуется понять их содержание
На чем фокусируемся Чтобы процесс обучения был планомерным и регулярным, а также сопровождался проверкой знаний
Выделить отдельно Погрузиться в проектный подход и процесс внедрения КСУП предстоит на уровне осознания и принятия новых ценностей
Что дает Погружение в проектное управление и адаптацию в новом едином информационном пространстве
Объекты управления как часть системы проектного управления
Еще одна важная составляющая системы проектного управления — ее объекты. Объектами управления считаются как портфели проектов, так и задачи.
Все они могут входить в контур системы управления проектами, который выстраивается в компании.
Какие различия между объектами управления?
Проекты нужны для конкретного результата.
Программа — совокупность проектов, которая дает бизнес-выгоду компании.
Портфель состоит из программ и проектов, управляет бизнесом и служит для достижения стратегических целей компании.
С точки зрения подходов к управлению проектами, стоит обратить внимание на разницу между ними.
Разница объектов диктует разницу подходов в управлении
В проекте есть определенный жизненный цикл:
- сбор идей,
- разработка,
- реализация,
- завершение.
Основные участники — это руководители проектов и команды.
На верхнем уровне при формировании портфеля проектов у топ-менеджеров и заказчиков другие задачи: они решают, что входит в портфель и отслеживают, что в нем происходит.
Особое внимание на этом уровне рекомендуем уделять мониторингу и вопросу корректировки портфеля. Иногда эффективнее закрыть проект, нежели продолжать его выполнение и нести убытки.
Как договариваться о результатах: система контрольных точек
В нашей методологии мы используем систему контрольных точек, потому что это простой и понятный инструмент, с помощью которого можно эффективно выстроить систему мониторинга проектов.
Контрольные точки (КТ) — значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения. На уровне высшего менеджмента они нужны, чтобы мониторить результаты.
Три стороны в системе контрольных точек
С точки зрения участников, у контрольной точки есть три стороны:
- исполнитель,
- приемщик,
- контролер.
При внедрении ИСУП мы с клиентами прописываем людей, которые будут отвечать за разные стадии контроля. Это необязательно конкретный человек, достаточно указать должность.
Формулировки для контрольных точек
Контрольная точка формулируется в терминах результатов:
- срок,
- требование к приемке,
- кто принимает.
Плюсы этого метода в том, что исполнитель понимает, чего от него хотят и может действовать автономно. Также по контрольным точкам можно выстроить мотивацию сотрудников.
Для контроля можно мониторить статусы не по сотне задач, а по трем-пяти контрольным точках — заранее предупреждая риски.
Уровни контрольных точек
Контрольные точки могут быть разделены на разные уровни:
- основные — для топ-менеджеров
- второго уровня — более детальные, описывают промежуточные итоги для кураторов
- третьего уровня и далее вниз с расширением фокуса и увеличением зоны контроля.
Отчетность и эскалация проблем тоже работают в зависимости от уровня к уровню.
Как построить эффективную систему управления проектами по методу КТ
На практике есть несколько этапов запуска системы управления проектами.
Запуск проектов
При запуске проектов Проектный офис с командной
- проверяет корректность ключевых результатов,
- формирует четкие требования,
- согласовывает план,
- фиксирует все договоренности.
Выполнение проектных работ
При выполнении работ команда проекта формулирует и декомпозирует задачи, мониторит их состояние. Их задача — достичь контрольной точки.
Проектный офис регулярно собирает статусы. Если выявляются проблемы, то их стараются локализовать.
Контроль и принятие решений
Проектный комитет (совещательный орган из топ-менеджеров и руководителей проектов) принимает решения на основе объективной картины. Проектный офис корректирует планы на основании решений Проектного комитета.
Часто Проектный комитет не решает проблемы, а просто мониторит статусы проектов. Но благодаря системе к совещаниям статусы уже готовы и можно продуктивно принимать решения.
Завершение
Важная часть — завершение проекта: все материалы и результаты важно переместить в хранилище, чтобы были подведены итоги, было понимание, свободны ли участники для других проектов и самое главное — сделать выводы и скорректировать правила.
На стадии завершения проектов Проектный офис готовит и предоставляет руководству отчетность. В ИСУП ее сбор и обработку можно автоматизировать, что существенно оптимизирует аналитические и стратегические работы.
Выгоды метода контрольных точек
Взаимодействие по КТ приносит выгоды всем участникам проектной деятельности.
При внедрении системы КТ у высшего руководства появляется полная картина по всему портфелю проектов в целом и отдельным проектам.
Команда проекта четко понимает свои промежуточные результаты, может предвидеть потенциальные проблемы, своевременно принимать решения — самостоятельно или с привлечением административного ресурса.
Проектный офис делает так, чтобы информация о проекте выглядела одинаково для всех участников.
Метод КТ — основа технологии управления проектами, которая помогает договариваться и фиксировать план, составляет основу мониторинга, формирует мотивацию и гарантирует результат в нужные сроки.
Заключение
Корпоративная система проектного управления (КСУП) — живой формат для взаимодействия внутри компании, которая выбирает проектный подход для ведения бизнес-процессов.
Метод контрольных точек в проектном управлении становится важным инструментом для отслеживания хода выполнения проекта. Он помогает определить ключевые моменты, на которых можно оценить прогресс и принять решения по дальнейшим действиям.
Основные преимущества метода контрольных точек заключаются в возможности своевременного выявления отклонений от плана, что позволяет оперативно корректировать действия команды. Контрольные точки также способствуют лучшему планированию ресурсов, так как на каждом этапе можно определить необходимость дополнительных материалов или изменений в задержке.
Кроме того, этот метод улучшает коммуникацию между участниками проекта, так как все заинтересованные стороны могут быть вовлечены в процесс обсуждения статуса проекта на каждом этапе.
