Проектный офис
Назад к списку статей

Функции и ключевые обязанности проектного офиса

Проектный офис

Функции и ключевые обязанности проектного офиса

Назад к списку статей

Об авторе: Элвин Солтис - PMP, аналитик бизнес-процессов в Bank of America.

Обязанности проектного офиса могут сильно варьироваться в зависимости от Ваших потребностей. В моей карьере я занимался открытием нескольких проектных офисов. О первом случае мне бы не хотелось рассказывать, но второй и третий были удачными. Я делюсь с Вами несколькими ключевыми моментами из своего опыта ниже:

Управление разработкой новых проектов

  • Оценка предложений. Это быстрый способ оценить стоимость, выгоды и риски проекта, для того чтобы иметь представление о количестве затрат на проекте и о том, кого необходимо привлечь. Вы также оцениваете проект на основании других предложений из того же бюджетного пула.
  • Проверка соответствия проектов бизнес-плану компании. Чем больше проект, тем больше работы предстоит в этой области.
  • Проверка соответствия проекта видению и стратегии компании. Сама идея проекта может быть замечательной, но соответствует ли она глобальным целям компании?

Управление портфелем проектов

  • Панель управления проектами. Это список ключевых показателей с использованием цветовых индикаторов. Руководство компании может быстро увидеть, на чем следует сосредоточить внимание.
  • Отчеты о ходе проекта. Эти отчеты должны получать все сотрудники проектного офиса, чтобы знать о состоянии проекта. Я рекомендую Вам отмечать проекты, в которых много недочетов, красным. Это окажет неоценимую помощь в доработке проектов.
  • Обзор портфеля проектов. Производится совместно с управляющим или руководящим комитетом, который имеет полномочия утверждать завершение фаз проекта и изменения в бюджете, объеме и сроках проекта.
  • Проверка соответствия хода проекта утвержденным процессам. Сочетание активного мониторинга и отчетов в конце каждого этапа проекта.

Управление завершенными проектами

  • Использование исторических справок о размерах осуществлявшихся проектов.
  • Определение и повторное использование старых методов, которые хорошо зарекомендовали себя в прошлом для подобных проектов.
  • Рекомендации по обновлениям в компании и аудит состояния.

Определение процессов и методологии

  • Определение процессов и методологии для управления портфелем проектов, управления программами и управления проектами. Не всегда все три из них необходимы для проектного офиса.
  • Когда это необходимо – внедрение методологии, обеспечивающей наилучшее функционирование компании. Это подразумевает отмену методологии, не обеспечивающей ценность проектов. Кроме того, необходимо сохранять ее простой и понятной, чтобы ее можно было легко воспроизвести и получить отчетность. Действенная методология не означает использование большого количества различных процессов.

Обучение

  • Организация Деятельных сообществ для гарантии того, что все проектные менеджеры организации следуют утвержденному процессу. Зачастую, не все люди, занятые на проекте - сотрудники проектного офиса, и Вы обязаны убедится, что все они понимают процесс.
  • Обеспечение учебными материалами, гидами, организация электронного обучения, когда это необходимо.
  • Процесс сертификации. Подтверждение того, что сотрудники прошли необходимое обучение перед стартом проекта.

Выбор и поддержка инструментов проектного управления

  • Выбор инструмента для управления проектами. На рынке существует множество решений, в которых наиболее важные функции идентичны. Помните, инструмент - не основополагающий факт успеха, люди обеспечивают работу проектного офиса!
  • Выбор инструмента для совместной работы. Он может использоваться для предварительного обсуждения плана проекта, взаимодействия в ходе реализации. Вы также можете использовать его для объединения нескольких проектов в программу.

Управление бизнес-проектами

  • Прежде всего, проектному офису не должен принадлежать ни один его проект. Основная ответственность должна лежать на руководителях, которые распределяют финансирование. Я считаю, что это наиболее важная мысль для любого проектного офиса, который хочет быть успешным.
  • Управление программами и большими проектами. Это как правило проекты с высокой стоимостью или риском для организации, в которых задействовано большое количество департаментов компании. Средние и маленькие проекты могут управляться внутри одного отдела, в котором есть эксперты по этому вопросу.

Вот список наиболее общих обязанностей проектного офиса.

Оригинал статьи thepmcoach.blogspot.ru

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

15 июня 2018

В начале июня часть руководящего состава компании «Адванта Консалтинг» прошла обучение на семинаре cоциального технолога и бизнес-тренера Владимира Тарасова «Персональное управленческое искусство». 

14 апреля 2016

14 апреля прошло крупнейшее мероприятие в сфере проектного управления – конференция «Внедрение проектного управления. Успешный проектный офис».

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".