Функции и ключевые обязанности проектного офиса

Об авторе: Элвин Солтис - PMP, аналитик бизнес-процессов в Bank of America.

Обязанности проектного офиса могут сильно варьироваться в зависимости от Ваших потребностей. В моей карьере я занимался открытием нескольких проектных офисов. О первом случае мне бы не хотелось рассказывать, но второй и третий были удачными. Я делюсь с Вами несколькими ключевыми моментами из своего опыта ниже:

Управление разработкой новых проектов

• Оценка предложений. Это быстрый способ оценить стоимость, выгоды и риски проекта, для того чтобы иметь представление о количестве затрат на проекте и о том, кого необходимо привлечь. Вы также оцениваете проект на основании других предложений из того же бюджетного пула.
• Проверка соответствия проектов бизнес-плану компании. Чем больше проект, тем больше работы предстоит в этой области.
• Проверка соответствия проекта видению и стратегии компании. Сама идея проекта может быть замечательной, но соответствует ли она глобальным целям компании?

Управление портфелем проектов

• Панель управления проектами. Это список ключевых показателей с использованием цветовых индикаторов. Руководство компании может быстро увидеть, на чем следует сосредоточить внимание.
• Отчеты о ходе проекта. Эти отчеты должны получать все сотрудники проектного офиса, чтобы знать о состоянии проекта. Я рекомендую Вам отмечать проекты, в которых много недочетов, красным. Это окажет неоценимую помощь в доработке проектов.
• Обзор портфеля проектов. Производится совместно с управляющим или руководящим комитетом, который имеет полномочия утверждать завершение фаз проекта и изменения в бюджете, объеме и сроках проекта.
• Проверка соответствия хода проекта утвержденным процессам. Сочетание активного мониторинга и отчетов в конце каждого этапа проекта.

Управление завершенными проектами

• Использование исторических справок о размерах осуществлявшихся проектов.
• Определение и повторное использование старых методов, которые хорошо зарекомендовали себя в прошлом для подобных проектов.
• Рекомендации по обновлениям в компании и аудит состояния.

Определение процессов и методологии

• Определение процессов и методологии для управления портфелем проектов, управления программами и управления проектами. Не всегда все три из них необходимы для проектного офиса.
• Когда это необходимо – внедрение методологии, обеспечивающей наилучшее функционирование компании. Это подразумевает отмену методологии, не обеспечивающей ценность проектов. Кроме того, необходимо сохранять ее простой и понятной, чтобы ее можно было легко воспроизвести и получить отчетность. Действенная методология не означает использование большого количества различных процессов.

Обучение

• Организация Деятельных сообществ для гарантии того, что все проектные менеджеры организации следуют утвержденному процессу. Зачастую, не все люди, занятые на проекте - сотрудники проектного офиса, и Вы обязаны убедится, что все они понимают процесс.
• Обеспечение учебными материалами, гидами, организация электронного обучения, когда это необходимо.
• Процесс сертификации. Подтверждение того, что сотрудники прошли необходимое обучение перед стартом проекта.

Выбор и поддержка инструментов проектного управления

• Выбор инструмента для управления проектами. На рынке существует множество решений, в которых наиболее важные функции идентичны. Помните, инструмент - не основополагающий факт успеха, люди обеспечивают работу проектного офиса!
• Выбор инструмента для совместной работы. Он может использоваться для предварительного обсуждения плана проекта, взаимодействия в ходе реализации. Вы также можете использовать его для объединения нескольких проектов в программу.

Управление бизнес-проектами

• Прежде всего, проектному офису не должен принадлежать ни один его проект. Основная ответственность должна лежать на руководителях, которые распределяют финансирование. Я считаю, что это наиболее важная мысль для любого проектного офиса, который хочет быть успешным.
• Управление программами и большими проектами. Это как правило проекты с высокой стоимостью или риском для организации, в которых задействовано большое количество департаментов компании. Средние и маленькие проекты могут управляться внутри одного отдела, в котором есть эксперты по этому вопросу.

Вот список наиболее общих обязанностей проектного офиса.

Оригинал статьи thepmcoach.blogspot.ru