Что первично: методология или информационная система управления проектами (ИСУП)? Часть 1
Чем объясняется актуальность и важность этого вопроса? Для руководителя компании, как для лица, принимающего решение о внедрении корпоративной системы управления проектами (КСУП), данный вопрос напрямую связан с эффективностью затраченных ресурсов: временных, человеческих и финансовых. Понимание того, какие элементы необходимо «вживить» в организм компании, в каком порядке осуществлять необходимые процессы с максимальной эффективностью и минимальными рисками, как будет работать ИСУП в целом и отдельные ее части, облегчает проживание компанией всех внедряемых процессов и повышает отдачу от них.
Часть 1. О выгодах внедрения КСУП и роли ИТ-решения
Для того, чтобы проекты были успешными регулярно, требуется наличие всех элементов системы, в том числе и ИТ-решение. Процесс внедрения этих элементов всегда трудоемкий. Трудоемкость внедрения обусловлена внутренней структурой и культурой компании, ведь типового решения для каждой нет. А еще человеческим фактором, поскольку необходимо обучение людей работе с процессами системы, чтобы они «прижились» и обеспечивали эффективное управление проектами. Также существует необходимость не только внедрить все элементы системы одновременно, но и научить их взаимодействовать между собой.
Получение выгод от КСУП
Для чего же нужна КСУП? Как, где и для чего работают ее элементы? И в чем роль ИТ-решения?
КСУП – это инструмент реализации стратегии компании. И если посмотреть на портфель проектов предприятия, как на карту страны, важно увидеть границы, регионы, области, проблемные зоны. На этом уровне нужно понять, как работает бизнес и какие инструменты ему нужны. КСУП должна поддерживать жизнеобеспечение, рост и развитие бизнеса.
На уровне программы проектов взгляд сужается до отдельного региона в составе страны, анализа его предшествующего опыта и применения новых инструментов. Уровень проекта, в свою очередь, предполагает своевременное получение конкретных результатов и бизнес-выгоды. Если рассматривать их на уровне города в составе той самой страны, то это может быть, к примеру, запущенное в работу производство или, построенная новая больница).
Таким образом, КСУП направлена на поддержание всех трех уровней управления проектами в компании. Это объясняется тем, что зачастую стратегические цели бизнеса не переходят в конкретные действия, необходимые для появления изменений. Другими словами, наличие у компании четко прорисованных стратегических схем в теории не гарантирует их реализации на уровне отдельных проектов. Соответствующий анализ на уровне ИТ-решения позволяет определить, какие изменения необходимы бизнесу, чтобы синхронизировать реальные стратегические процессы с теоретической направляющей. Для этого необходимы объективные замеры на всех уровнях: контроль выполнения планов подразделений и регулярный пересмотр перечня проектов и программ развития. Также для видения картины развития целиком важно понимать, насколько успешно проходит реализация каждого конкретного проекта, в том числе и для стратегии компании, есть ли на данный момент риски недостижения цели.
Основный риски внедрения КСУП
Что касается рисков при внедрении системы, есть несколько ключевых моментов, требующих внимания и аккуратности действий при реализации каких-либо серьезных изменений. Прежде всего, это степень «перевариваемости» системы персоналом компании - если есть недопонимание с проектным офисом, или происходящие процессы непонятны, а персонал не обучен. Также велика вероятность превращения проектного офиса в полицейских, которые постоянно контролируют результат, требуя его от нижестоящих и адресуя им все новые и новые вопросы. В то время, как при внедрении КСУП контроль и улучшение самих процессов исполнения задач, приносящих конкретную пользу и подлежащих замеру, будет приносит большую эффективность и облегчать проживание компанией периода перемен. Этот же грамотный контроль процессов напрямую связан с сотрудниками компании, которые в потоке всех текущих задач могут их тормозить, либо ускорять. Это зависит от уровня их мотивации, обучения, адаптированности, наличия либо отсутствия помощи и сотрудничества в команде, а также зрелости компании. Без продуманности, осторожности и учета существующих рисков в процессе внедрения КСУП, компания может столкнуться с гибелью системы, упадком мотивации топ-менеджеров и исполнителей.
Роль ИТ-решения
При реализации стратегии компании с помощью КСУП нужно рассматривать роль ИТ-решений на трех уровнях: на уровне проекта, на уровне программы и на уровне портфеля проектов.
На уровне проекта программный продукт сохраняет план, сроки и результаты проекта, осуществляет онлайн контроль исполнительской дисциплины, распределение ресурсов, быстрый сбор отчетности, фиксацию решений проекта в письменном виде. Ключевой фокус делается на ускорение получения информации о проекте, ускорение понимания его статуса, связей между задачами и принятия решений руководителями компании. На уровне программы ИТ-инструмент помогает понять, соответствуют ли принятые решения тому, что происходит на самом деле, собирать данные по финансовым показателям и существующим результатам. Это в свою очередь, позволяет отслеживать процессы, требующие внимания, помогает распределению ресурсов и фиксации результатов: что выполнено, на каком этапе произошло отставание, и где находится компания на принятом прежде плане. Что важно, своевременный сбор информации на уровне программы позволяет увидеть данные об окупаемости инвестиций и дальнейшей мотивации топ-менеджмента.
На уровне портфеля КСУП связывает проекты со стратегическими целями, помогает рассчитывать важность и приоритет проектов на основании существующих параметров, распределять ресурсы, фиксировать решения и архивировать идеи. А еще видеть влияние проектов друг на друга, что позволяет снизить уровень конфликтности при управлении проектом. Вся эта информация отображается в ИТ-решении. Так же ИТ-инструмент дает возможность контроля исполнения портфеля – объективную информацию, которая регулярно доносится до всех участников проекта.
Таким образом, роль ИТ-решения на всех уровнях – это поддержка тех процессов, которые были запущены, экономия времени и сокращение бюрократических процессов, наличие объективных данных на уровне руководителя проекта, куратора, топ-менеджмента, собственника бизнеса. Это становится возможным благодаря гибкой настройке отчетов, процессов и параметров для разного рода задач и заинтересованных лиц. Один из решающих моментов для успешного внедрения системы – это понимание, какие функции ИСУП внедрять сначала, а какие можно отложить на потом.
Продолжение публикации читайте в Части 2.
