5 болей проектного управления, которые закроет ADVANTA

Часто компании сталкиваются с одними и теми же проблемами в управлении проектами: сроки не соблюдаются, о статусе проекта знает только руководитель, сбор отчетности занимает много времени, проектная документация не систематизирована, накопленный опыт не используется в других проектах. Эти проблемы решает информационная система управления проектами.

В этой статье мы собрали примеры того, как ADVANTA справляется с самыми распространенными проблемами Проектного офиса. И отдельно сделали подборку инструментов, важных для топ-менеджера.

Примеры решения проблем управления портфелем проектов

1. Ни один проект не заканчивается в запланированный срок

Как решить с помощью ADVANTA

• Зафиксируйте контрольные точки по проектам.
• Выстройте процесс планирования и актуализации: контрольные точки, базовый план, запрос и заполнение прогноза через форму.
• Используйте дорожную карту проекта с индикатором отклонения по срокам. Все отклонения подсветятся с указанием последнего статуса по контрольной точке. 

2. Статус проекта знает только его руководитель

Как решить с помощью ADVANTA

Используйте дашборды, в которых собраны разные показатели по проектам.
Статус-отчет покажет только то, что действительно важно для принятия решений: сводка подтянет актуальный статус, прогноз по отклонениям, перечень контрольных точек. Базовый план и его статус, причины отклонений – все это будет на одном экране.

3. Отчетность по портфелям проектов собирается вручную, что занимает массу времени

Как решить с помощью ADVANTA

• Собирайте статусы проектов автоматически через формы.
• Используйте систему эскалации проблем.
• Выстройте процесс планирования и актуализации: обозначьте контрольные точки, базовый план, запрос и заполнение прогноза.

4. Проектная документация хранится в разных местах, найти ее трудно, а иногда невозможно

Как решить с помощью ADVANTA

Загрузите все документы в информационную систему (ИСУП). В системе они хранятся в привязке к каждому объекту: узлу, проекту, задаче. В карточке каждого проекта отображаются все документы. Можно загрузить сами документы, либо ссылки на них.

5. Накопление и систематизация проектного опыта часто упускаются

Как решить с помощью ADVANTA

• Соберите базу знаний по управлению проектами – правила, лучшие практики. База знаний может находиться внутри ADVANTA, быть структурирована по категориям, папкам, где каждый объект – отдельная сущность. Сотрудники могут в любой момент зайти в систему, посмотреть и скачать нужный документ.
• Создавайте шаблоны проектов, этапов, пакетов и работ – задействуйте инструменты стандартизации.
• Фиксируйте опыт. Проектный офис играет роль методолога, помогающего аккумулировать успешные практики и наиболее частные причины проблем в проектах.
• Научите сотрудников логике: «начинаешь новый проект – зайди и посмотри в базу знаний, заканчиваешь проект – зафиксируй уроки».

Также смотрите видео по теме: 

Инструменты поддержки Проектного офиса, важные для топ-менеджера

Проектный офис приносит пользу всем участникам проектной деятельности. Но у топ-менеджера и рядового сотрудника разные требования к ИСУП. Для руководителей в системе есть набор инструментов верхнеуровневого контроля. 

Статус портфеля проектов на одном экране

Интерактивный дашборд показывает весь реестр проектов, есть ли отклонения от базового плана по всему проекту. Позволяет топ-менеджеру вовремя увидеть проблемы и сфокусироваться на самом важном.

Наглядный отчет по мониторингу дорожной карты проектов

Интуитивно понятный отчет сигнализирует о проблемах в проектах, показывает статусы достижения ближайших результатов. Не нужно собирать совещание по проекту, все сводные данные здесь.

Отчет о статусе отдельного проекта

Основа для обсуждений на Проектном комитете или встречах руководителя проектов с куратором и командой. Содержит все необходимые данные: результаты за отчетный период, причины отклонений, риски, нерешенные проблемы, статус проекта по контрольным точкам.

Цифровой Проектный офис

Сегодня в сфере управления проектами наметилась тенденция цифровизации Проектных офисов. Мы предлагаем линейку инструментов, которые будут полезны на всех этапах реализации проектов: от создания проектных инициатив до постпроектного мониторинга. При этом в ИТ-решении используются элементы искусственного интеллекта в виде экспертных подсказок, триггеров, срабатывающих на определенные отклонения.

Цифровой Проектный офис от ADVANTA — это ответ на запрос от руководителей, которым нужен:

1. Прямой доступ 24/7 руководителей всех уровней
2. Качественные и количественные данные для анализа
3. Сбор идей и проектных инициатив
4. Ведение реестра проектов по контрольным точкам
5. Поддержание актуальных статусов, прогнозы, риски
6. Контроль правил ведения проектов
7. Стандартизация планов проектов (шаблоны)
8. Ведение Базы знаний и выученных уроков
9. Расчет рейтингов и мотивации
10.  Уведомления, коммуникации, работа с документами
11.  Искусственный интеллект, экспертные подсказки, триггеры

 
В последнем апдейте платформы была представлена первая версия экспертного модуля «цифровой помощник», который способен оценить качество планирования проекта, подсказать нужные изменения и избавить топ-менеджеров от множества «головных болей» в проектном менеджменте.