Зачем Проектному офису соответствовать корпоративной стратегии

Организациям нужна стратегия. Однако без правильных проектов и программ для ее выполнения, даже самые продуманные стратегии терпят неудачу. Чтобы преодолеть пропасть между высотой планки стратегии и ее реализацией, многие организации открывают проектные офисы.

Грег Вуд, управляющий директор корпоративного проектного офиса в Rio Tinto:
«Влиятельный проектный офис обеспечивает две важнейших области улучшений в организации. Он помогает выбирать правильные проекты для реализации и выполнять их корректно. Более того, завершать проекты точно в срок и в рамках бюджета недостаточно. Они также должны соответствовать стратегии, иначе это «напрасная трата денег».

Компании по-прежнему только учиться использовать все преимущества проектного офиса: PMI «Pulse of the Profession®» утверждает, что менее половины (42%) организаций сообщают о высокой согласованности проектов и организационной стратегии.

Эти показатели недостаточно хороши для современного динамичного бизнес-мира. Организации должны найти правильный стратегический ответ, и они должны сделать это быстро. Согласно исследованию, проведенному PwC в 2014 году, три четверти руководителей признают необходимость изменений или разрабатывают стратегию для изменений в ответ на воздействие глобализации.

Проектный офис может принести до 71 миллионов долларов в качестве доходов или сокращения расходов. Источник: PMI’s Pulse of the Profession®

Отчет Economist Intelligence Unit (2013) говорит о 90% топ-менеджеров утверждающих, что реализация стратегических инициатив имеет важное значение для достижения конкурентного преимуществ. При этом только 61% признали, что стремятся реализовать эти стратегии. За последние три года только 56% стратегических инициатив были успешными.

Это порочный круг, вызывающий множество дополнительных расходов, но проектный офис позволяет с ним справиться.

Преимущества, которые обеспечивает проектный офис, имеют множество форм. Иногда это возможность проектного офиса установить нужные бизнес-процессы, а иногда «выращивание» талантов, которые знают, когда делать, а когда отменять крупные и дорогостоящие проекты.

«Никакая группа в организации не понимает настоящие нужды проекта лучше проектного офиса» - говорит Вуд. «Если руководство хочет получить реальные данные по проектам и людям, ответственным за них, они должны спрашивать об этом проектный офис».

Практика создания и внедрения проектного офиса

Организация: Verizon Wireless, Нью-Йорк, США
Отрасль: мобильные сетевые операции
Извлеченные уроки: Проектный офис обеспечивает бизнес-результаты, не только улучшая результаты проектов, но также гарантирует синхронизацию проектов со стратегией.

«Когда мы открывали проектный офис, проекты по разработке новых продуктов длились от 18 до 24 месяцев. Сейчас это около 10,3 месяца» - Кара Вашингтон, директор проектного офиса департамента маркетинга.

Когда компания Verizon Wireless, член глобального исполнительного совета PMI, открыла свой первый проектный офис в 2005 году, у новой команды было несколько дорожных карт для реализации. В компании существовали некоторые практики проектного управления, но не было возможности узнать, как именно проекты помогают достичь стратегических целей. 

«В то время ни у кого не было объективного представления о том, что происходит» - говорит Кара Вашингтон, директор проектного офиса департамента маркетинга. У нас не было системы, которая позволила бы сказать: «Вот эти проекты мы должны сделать, чтобы достичь наших целей». Чтобы запустить свой проект в реализацию нужно было иметь самый громкий голос в комнате.

Сейчас проектный офис оценивает бизнес-выгоды от проекта на основании системы количественных показателей 1 к 4. Система подсчитывает насколько проект соответствует стратегическим целям. «Мы стали лучше разбираться в том, какие проекты нам продвигать к реализации, а какие не стоит поддерживать» - говорит Кара Вашингтон.

Проектный офис также назначает руководителей на проекты сразу после их одобрения, чтобы гарантировать, что они будут участвовать в планировании и принятии решений с начальных этапов.

Требования проектного офиса к стратегическому выравниванию гарантируют, что проекты помогут компании достичь бизнес-целей. По словам Кары Вашингтон, стратегия компании изменилась с годами, также, как и проектный офис. Например, текущий фокус компании, направлен на сокращении жизненного цикла проекта. И при поддержке стандартизированных процессов проектного управления, команда обеспечивает реальные результаты.

Каждому проектному офису - свое время

Разумеется, не всегда и не всем организациям нужен проектный офис, но есть признаки, которые помогают выбрать нужный момент и нужный тип проектного офиса. Признаки справедливы для компаний с различным уровнем зрелости Но этот показатель не единственный. Если в компании большое количество успешных проектов, она также может получать преимущества от проектного офиса, если: 

• В организации отсутствуют корпоративные процессы управления проектами и процессы контроля качества управления;
• Руководство систематически сталкивается с проблемами сбора информации о прогрессе проектов и их результатах;
• Цели проектов не согласуются со стратегическими целями компании.

Если организация решает открыть проектный офис, нет единого варианта, который бы подходил всем. PMI в «Pulse of the Profession: структура проектного офиса» выделяет 5 наиболее общих:

1. Проектный офис структурного подразделения. Обеспечивает проектные сервисы для определенного отдела компании.
2. Проектный офис отдельного проекта. Временная структура для поддержки конкретного проекта или программы.
3. Офис поддержки управления проектами. Инициирует процессы непрерывной поддержки управления проектами, программами и портфелями на уровне компании.
4. Стратегический проектный офис. Отвечает за синхронизацию проектов и программ относительно корпоративной стратегии.
5.  Проектный офис-центр передового опыта: поддерживает проектную работу, обеспечивая организацию стандартами и инструментами для лучшей реализации проектов.

Fujitsu UK&I, член глобального исполнительного совета PMI, включил в свою структуру различные проектные офисы. Один из них - на уровне высшего руководства. Этот проектный офис отвечает за формирование корпоративной стратегии проектного управления. Этот специальный проектный офис улучшает процессы, обеспечивающие достижение целей компании, такие как рост бизнеса, выход на новые рынки и повышение социальной ответственности.

В компании Fujitsu есть проектные офисы во всех ключевых подразделениях. В основном для поддержки системы и стандартов управления проектами, а также гарантии соблюдения графиков, бюджетов и целей по качеству.

Для такой большой компании как Fujitsu, в которой в определенный момент времени может быть до 800 проектов стоимостью до 600 миллионов фунтов стерлингов, подобная сеть проектных офисов позволяет сохранять нужный уровень управляемости.

«Если проектный офис находится организационно слишком высоко, то ему будет трудно управлять ежедневными активностями. Проектный офис определенного отдела компании позволяет нам управлять нашими проектами на том уровне, где он приносит больше всего пользы.» - Пол Джонс, глава проектного офиса Fujitsu.

Поддержка высшего руководства - жизненная необходимость

Вне зависимости от структуры, без поддержки топ-менеджмента проектный офис не достигнет значительных результатов. «Если руководство замкнутое и не желает привлекать проектный офис к стратегическому планированию, проектный офис можно закрывать» - утверждает Торрес.

Согласно исследованию Forrester проектные офисы с поддержкой от высшего руководства, показывают высокую эффективность по факторам бизнес-роста. В исследовании также говорится, что большинство опрошенных руководителей проектных офисов имели значительную поддержку со стороны топ-менеджмента.

«Если вы хотите максимальную ценность от проектного офиса, создавайте его на стратегическом уровне – максимально близко к высшему руководству, чтобы помочь принимать лучшие решения по проектам» - говорит Петр Стачовиц, PMP, старший вице-президент компании Citi.

Компания Rio Tinto приняла решение об открытии проектного офиса, благодаря рекомендации консалтинговой группы. Руководство компании назначило ответственным ггосподина Вуда, но он не получил должность исполнительного спонсора. Это значило, что он и его команда должны были обеспечить поддержку остальной части организации практически в одиночку.

Вуд и его команда потратили 3 года на построение процессов управления инвестициями, системами и инструментами, проведение презентаций для руководителей отделов, показывающих ценность сильных практик проектного управления. В конце концов, они добились поддержки во множестве отделов компании и начали видеть улучшения в реализации проектов. «Проектному офису требуется намного больше времени на получение стратегических выгод без прямой поддержки топ-менеджмента» - говорит он.

Практика проектного офиса

Организация: Citi, Варшава, Польша
Отрасль: финансовые услуги
Извлеченные уроки: При смене стратегии проектный офис помогает сформировать план развития компании.

Руководство компании Citi знает, что стратегические цели должны меняться вместе с рынком. Глобальные экономические проблемы и колебания конкурентной среды трансформируют бизнес-драйверы организации, вызывая множество изменений разного масштаба по всему портфелю.

Со сменой приоритетов, проектный офис помогает руководству определить,  какие проекты начать, ускорить, отложить или отменить. «Вот почему для проектного офиса важная прямая связь с высшим руководством» - говорит представитель компании Citi, Стачовиц.

В финансовой отрасли, новые правила и нормы зачастую заставляют такие компании, как Citi, очень быстро менять приоритеты инвестирования. «Мы не можем себе позволить не учитывать сроки государственного регулирования, поэтому не возникает сомнений в том, являются ли выбранные нами проекты наивысшим приоритетом» – говорит он.

Когда подобные изменения случаются, ресурсы выделенные на другие проекты, возможно, придется перераспределить. Например, если проектам регулирования необходима ИТ-экспертиза, внутренний ИТ-проект может быть отложен, и его участники могут поддержать новую инициативу. «Проектный офис работает с бизнесом, чтобы выяснить, каким образом мы можем найти ресурсы для проектов регулирования, оказав при этом наименьшее влияние на организацию - говорит Стачовиц.

Проектный офис рассматривает каждый планируемый проект, оценивает его измеряемые выгоды и его соответствие с одной или несколькими стратегическими целями компании: повышение качества обслуживания, улучшения финансовых показателей, поддержки инноваций, сокращения рисков и улучшения корпоративной культуры.

Проекты, которые не отвечают требованиям, скорее всего будут первыми, у которых заберут ресурсы. «Затруднительно сказать, учитывая географическое присутствие компании City и масштаб бизнеса, что один из проектов более важен, чем другой, но эти непростые решения – всего лишь часть работы» - говорит он.

Проектный офис - командная игра

Все, что дает компании проектный офис, невозможно создать без надлежащих навыков. Высокопроизводительные проектные офисы в два раза чаще в сравнении с низко производительными обладают базой нужных знаний и опыта (58% в сравнении с 27%), имеют необходимое им количество сотрудников (42% в сравнении с 24%) (данные отчета PMI по проектным офисам и реализации стратегии).

Когда организации не инвестируют в надлежащие навыки, страдают проекты, а, следовательно, и стратегия. Более трети респондентов в отчете «Pulse in-depth» утверждают, что несоответствующие ресурсы (как по количеству, так и по уровню подготовки) – один из крупнейших барьеров на пути успешной реализации стратегии.

Основа знаний сотрудников проектного офиса—это  все ключевые инструменты и практики проектного управления. Господин Вуд из компании Rio Tinto рекомендует организациям развивать навыки, ориентированные на контроль затрат в проектах, планирование и составление графика, управление контрактами, управление рисками и закупками.

Сотрудники проектного офиса должны также иметь сильную деловую хватку, навыки принятия решений и лидерства – советует Торрес. Если таких навыков нет, организация рискует набрать в проектный офис сотрудников, ориентированных на выполнение ежедневных задач, но не способных понять широкое стратегическое значение их работы.

Это серьезный недостаток, учитывая растущие требования к проектному офису. «В отличие от других участников проектов, команда проектного офиса не просто придерживается ключевых практик проектного управления. Постоянно развивая навыки, проектный офис гарантирует соответствие своей деятельности поставленным бизнес-целям»– говорит Крисси Вол, PMP, PgMP, руководитель ИТ-портфеля проектов и директор по операциям в корпоративном проектном офисе в компании Optum Technology.

Сотрудники проектного офиса должны быть теми, кто поможет командам проекта понять стратегические цели организации и обеспечить их инструментами для реализации проектов и программ в соответствии с этими целями.

Ценность проектного офиса нужно измерять

С правильными процессами и нужными людьми проектный офис может гарантировать, что выполнит работу. Но единственный способ доказать это – использовать метрики.

«Улучшение финансовой производительности – причина, по которой существует проектный офис» - говорит Вуд. Минимум, что должны отслеживать метрики проектного офиса  это финансовая производительность как на уровне проектов, так и на уровне портфеля проектов, с предоставлением отчетов по основным показателям для высшего руководства». 

Вооружившись этими отчетами, топ-менеджеры могут соотносить текущие тенденции с долгосрочными действиями организации. Но наиболее ценные сравнения не ограничиваются рамками одной организации. «Проектный офис должен также сравнивать эффективность проектов и с другими компаниями» - утверждает Вуд. «Метрики сами по себе – это хорошо, но, чтобы быть эффективным, вам нужно знать, где вы находитесь в сравнении с вашими конкурентами».

«Ключевая задача проектного офиса—контроль организационной стратегии и ценностей, а также установка метрик для их поддержки» - Петр Сташовиц, старший вице-президент компании Citi.
Проектные офисы должны контролировать больше, чем просто бюджеты и графики, но обращать внимание на метрики, оказывающие решающее влияние на бизнес. Например,  цикл продажи и удовлетворенность клиентов.

Почти половина высокопроизводительных проектных офисов измеряют свою деятельность критериями, кардинально отличающимися от показателей проектов, согласно отчету Pulse in-depth. Оценка таких проектных офисов регулярно включает в себя обратную связь от клиентов (76%), владельцев проектов (61%) и других заинтересованных сторон (60%).

Например, одна из текущих стратегических целей компании Citi – сокращение бюджетов. С целью оптимизировать структуру затрат, не забывая об эффективности проекта в целом, проектный офис анализирует проекты на возможность сокращения числа дата-центров или их виртуализации.

Практика проектного офиса

Организация: Optum Technology, США
Отрасль: здравоохранение
Извлеченные уроки: Проектный офис обеспечивает выгоду бизнесу, если измеряет влияние прогресса проектов на достижение стратегических целей.

Компания Optum Technology стремится повысить эффективность путем сокращения длительности ИТ-проектов. Для этого, команда проектного офиса фокусируется на длительности этапов жизненного цикла проекта с самого старта– качественной декомпозиции содержания проекта, планирования сроков и поиска задач, которые могут быть завершены быстрее, чем обычно.

После запуска проекта, Проектный офис отслеживает те метрики проекта, которые непосредственно влияют на сроки этапов жизненного цикла. На этом же шаге отслеживается, какие из команд завершают запланированные задачи с срок и соблюдаются ли иные требования.

«Метрики помогают нам определять те задачи, в которые стоит вмешаться, вовремя обнаружить проблемы, которые влияют на жизненный цикл, и решать их» - Крисси Волл, PMP, PgMP, руководитель портфеля ИТ-проектов и директор по операциям, Optum Technology.

Например, сотрудники проектного офиса знали, чтобы повысить общую эффективность, и тем самым сократить жизненный цикл, командам необходимо лучше оценивать время, которое займет выполнение каждой задачи.

Повышение точности прогнозов по срокам позволило бы устранить перерасходы, оптимизировать графики проекта и ставить задачи более уверенно.

Проектный офис оценивал соответствие годовым целям по бюджету в реализуемых проектах. Чтобы контролировать эти соответствия, была введена специальная метрика для каждой контрольной точки проекта. Когда такой подход был опробован, обнаружилось, что строгие требования на самом деле вредят бюджетному прогнозированию.

«Если команда проекта корректировала свои сроки или бюджет, согласно метрике, они получали отметку в своих показателях» - говорит Волл. В конечном, команды начали «подбивать» свои оценки под нужные показатели метрики. Когда проектный офис понял в чем дело, приоритеты были изменены. «Сейчас точность прогнозирования увеличивается, а то, что мы прогнозируем, ведет к лучшим результатам».

Выводы ясны: «Убедитесь, что то, что вы измеряете, связано с приоритетами самого высшего уровня. Еще убедитесь в том, что все вовлечены в управление стратегической важностью метрик. Люди хотят понимать, как их личный вклад влияет на организацию» -  - говорит Волл.

Выводы

Не всем организациям нужен проектный офис, и это не «серебряная пуля» которая незамедлительно устранит все проблемы в проектах и программах. Отчет PMI показал, что только 33% респондентов утверждают, что проектный офис полностью реализовал свой потенциал в повышении ценности организации.

Чтобы реализовать свой потенциал, проектный офис должен упорно трудиться на результаты проектов и программ, которые обеспечивают следование корпоративной стратегии.

Оригинал статьи pmi.org