Программное обеспечение для управления проектами. Отчет по опросу пользователей. Часть 2
В первой части публикации опроса зарубежных пользователей софта для управления проектами шла речь о специфике аудитории, критериях выбора, оценке функциональности, ценовом диапазоне и других качествах программного обеспечения для проектного управления. Продолжим изучать опыт зарубежных коллег и узнаем про самые востребованные функции, рентабельность инвестиций в ПО и причины недовольства программным продуктом.
Как компании используют программное обеспечение для управления проектами?
Коротко: наиболее часто используемые функции программного обеспечения по управлению проектами – это управление задачами, создание отчетов и совместная работа. Диаграммы Гантта – наиболее игнорируемая функция ПО для тех, у кого они есть, в то время как доски задач наиболее желательны для тех, кто их не имеет. Наибольший процент респондентов используют инструмент для управления проектами в течение одного-двух лет.
Мы дали пользователям список функций и попросили их выбрать, есть ли у них такие функции и используются ли они ими; есть ли они у них, но не используются; и каких функций нет, но хотелось бы, чтобы они были.
Наиболее используемые функции программного обеспечения включают в себя:
- Управление задачами
- Составление отчетов
- Совместная работа
Наиболее игнорируемые пользователями программные функции, которые у них есть:
- Диаграммы Гантта
- Управление рисками
- Доски задач
Наиболее желаемые функции программного обеспечения для тех, у кого их нет:
- Доски задач
- Управление портфелем проектов
- Диаграммы Гантта
Результаты отражают то, как программное обеспечение для управления проектами эволюционировало из инструментов, предназначенных исключительно для специалистов (т.е. для руководителей проектов), в инструменты, разработанные для бизнес-пользователей (т.е. руководителей команд и «случайных руководителей проектов»).
Последние часто нуждаются в коллективных решениях для управления проектной деятельностью, которые помогают им поставить задачи, организовать процессы и слаженную работу команды над проектом. Эти инструменты позволяют фиксировать выполнение работ, оперативно уведомляют о сроках и проблемах, визуализируют данные для различных заинтересованных сторон.
Между тем, руководителям проектов и организациям с более высоким уровнем проектного управления требуются более традиционные инструменты, помогающие им выполнять проекты (уникальные инициативы с заданным объемом, сроками и бюджетом/ресурсами). Эти инструменты позволяют планировать и отслеживать расходы и ресурсы, чтобы они принесли пользу и соответствовали критериям успеха проекта.
Советы здесь довольно просты: прежде, чем начать поиск, оцените, нужен ли вам инструмент управления совместной работой или более традиционное и продвинутое решение для управления проектами.
Чтобы не платить за функции, которыми вы не пользуетесь, инвестируйте в инструмент, соответствующий вашим насущным потребностям, а также тому, что, по вашему мнению, может понадобиться в ближайшие два-три года. Дальнейшие действия могут быть слишком непредсказуемыми. Кроме того, вполне вероятно, что в течение этого времени ваши пользовательские запросы изменятся и потребуют переоценки инструментов проектного менеджмента.
Это подтверждается результатами нашего опроса: 93% пользователей используют свой текущий инструмент для управления проектами в течение пяти лет или менее, в то время как только 7% пользуются им более пяти лет.
Что такое рентабельность инвестиций в программное обеспечение для управления проектами?
Коротко: пользователи сообщают о положительных результатах в нескольких областях, причем наиболее значимыми являются улучшения в количестве выполненных проектов в срок, более равномерное распределение рабочей нагрузки и более эффективное сотрудничество в команде. В целом, 70% пользователей удовлетворены своим текущим PM-инструментом.
Мы спросили пользователей о влиянии программного обеспечения на различные функции управления проектами. Пользователи сообщают о положительных результатах по всем направлениям.
Чтобы измерить возврат инвестиций (ROI), вы должны начать с постановки SMART-целей, которые должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Это включает в себя определение ключевых показателей эффективности (KPI), которые вы можете использовать для оценки окупаемости ваших инвестиций в программное обеспечение для управления проектами.
Мы также спросили пользователей, насколько они удовлетворены своим текущим PM-решением. В то время как четверть респондентов показали нейтральное отношение, 70% вполне довольны своими инвестициями.
Мы спросили тех, кто нейтрален или недоволен, почему они не удовлетворены своим текущим инструментом для управления проектами. И наиболее часто упоминаемая причина была в том, что его трудно использовать:
Что это исследование значит для вас?
Согласно отчету PMI «Пульс профессии» за 2018 год, почти 10% каждого доллара тратится впустую из-за плохой работы над проектами. Наши результаты дают понять, что программное обеспечение может помочь вам повысить производительность проекта, а значит, вы можете инвестировать эти сбережения в другие области вашего бизнеса. Чего же вы ждете?
Методология
Capterra провела этот опрос в феврале 2019 года среди 400 американских специалистов по управлению проектами, 197 из которых были пользователями программного обеспечения для проектного менеджмента. Это квалифицированные респонденты, принимающие решения или активное участие в повседневном управлении проектами в своих организациях.
