Преимущества систем управления проектами

Еще не так давно, когда говорили о проектном управлении, то подразумевали 3 вещи: ручку, листок бумаги и голову на плечах.

А сейчас существует программное обеспечение для управления проектами – инструменты, которые наряду с другими функциями помогут лучше организовать бизнес-процессы, взаимодействовать более эффективно, а также полностью планировать и отслеживать проекты.

Однако, некоторые люди до сих пор размышляют о том, какие выгоды им может принести система управления проектами по сравнению с их испытанными методами работы. В этой статье представлены 7 преимуществ программного обеспечения для управления проектами, которые помогут развеять сомнения:

• Система управления проектами помогает быстрее обучаться. Начало нового проекта или завершение текущего зачастую означает, что Вам придется потратить много времени на то, чтобы понять текущее состояние проекта, и чем такое состояние было вызвано.  Система управления проектами станет информационным центром, который поможет получить полную картину того, что происходит и что необходимо сделать.

«Большинство людей начинает проект с мыслью: «Как я могу его реализовать?» - говорит Эд Бойс, вице-президент Nimbus Partners North America, занимающейся разработкой программного обеспечения. «С системой управления проектами все, что вам нужно, просто открыть ее. Она даст вам возможность узнать больше о проектах, о которых вы ничего не знаете».

• Содержит больше информации, чем любой сотрудник. Каждый сотрудник старается быть настолько компетентным, насколько считает это возможным. Замечательная, но не всегда осуществимая цель. Система управления проектами поможет убедиться, что ни одна важная часть, будь то конкретный элемент проекта или сотрудники, которых необходимо привлечь к реализации, не будут упущены из виду.

«Система управления проектами позволяет не пропустить те вещи, про которые вы забыли или которые не учли полностью» - говорит Эрик  Снапитц, президент Synergest, чикагской компании, занимающейся тренингами и консалтингом. «Это прекрасный инструмент, чтобы организовать данные и мысли».

• Система управления проектами отлично подходит для обучения. Если ваш бизнес растет и расширяется, система управления проектами поможет вам обучить новый персонал тому, как работает ваша компания, и вашей методологии. Обучение может быть также полезно и для текущих сотрудников, которые отлично разбираются в некоторых областях, но не так хороши в планировании координации проекта.

«Программное обеспечение для управления проектами поможет вам оптимизировать время, затрачиваемое на проект. Вы сможете выполнять некоторые задачи быстрее, совершая меньше действий или привлекая меньше людей, чем вы изначально думали»

• Система управления проектами помогает отслеживать реализацию проектов. Многие элементы ведения бизнеса весьма субъективны. Больше всего это утверждение относится к мониторингу реализации проекта, когда высокая производительность одного сотрудника позволяет бездельничать другим. Используя систему управления проектами для определения разумных, экономически-эффективных сроков реализации и определения контрольных точек проекта, вы сводите до минимума субъективную интерпретацию. С помощью СУП вы сможете понять, какие проекты реализуются так, как должны, и какие возможные корректировки придется внести, если они отстают от сроков.
• Помогает сохранить лучшие идеи в компании. Многие компании значительно пострадали от ухода сотрудников, которые держали успешные методологии лишь в своей голове. Всегда плохая новость, когда талантливый сотрудник покидает компанию, но система управления проектами сохранит все действия, которые совершал этот человек.

«Это отличный способ сбора и хранения информации. Вы больше не потеряете ценную информацию с уходом сотрудников» - добавляет Снапитц.

• Система управления проектами поможет доказать компетентность вашей компании новым клиентам. Успех бизнеса заключается в объединении двух основных элементов: делать то, что у вас хорошо получается и убедить потенциальных клиентов в своей компетенции. В этом случае система управления проектами может оказать неоценимую помощь благодаря детальному планированию и сопровождению проекта. Вы можете собрать эту информацию и использовать для иллюстрации, как именно вы будете работать над новым контрактом.

«Данные, которые вы можете взять из системы управления проектами, помогут вам показать, что именно вы собираетесь делать, и как вы собираетесь это сделать» - говорит Бойс.

• Система управления проектами – это не панацея, и она не должна ей становится. При всех разнообразных преимуществах, которые может дать система управления проектами, важно понимать, что она не может заменить все. С другой стороны, если вы инвестируете в программное обеспечение по управлению проектами, важно в достаточной мере обучить сотрудников работе с ней, чтобы получить максимальную отдачу от такой системы.

«Мне это напоминает ситуацию, когда человек купил программу по обработке текстов и думает, что он писатель» - добавляет Снапитц.

Систему управления проектами не нужно использовать как «интеллектуальный костыль». Хотя она может быть чрезвычайно полезной в организации ваших мыслей и идей, не стоит полностью отказываться от собственных мыслей, полагаясь на  то, что показывает система. «Система управления проектами просто помогает вам стать более сфокусированным. Не позволяйте ей заменить вашу собственную интуицию» - говорит Бойс.

Источник: microsoft.com