Преимущества и недостатки систем управления проектами

Управление проектами стало для организаций фундаментальным способом оптимизации процессов и гарантией того, что проекты реализуются с максимальной результативностью и эффективностью для всей компании. Система управления проектами – один из наиболее полезных инструментов, который может помочь руководителям проектов достичь максимальной эффективности вне зависимости от отрасли, в которой они работают. Хотя внедрение систем управления проектами, безусловно, поможет улучшить процессы в организации, существует несколько преимуществ и недостатков проектного подхода и таких систем, которые необходимо принимать во внимание.

Преимущества систем управления проектами

Разнообразие инструментов в системах управления проектами может помочь в реализации проектов. В чем заключаются преимущества и особенности систем управления проектами? 

  • Взаимодействие с командой проекта в режиме реального времени. Системы управления проектами, как правило, содержат инструменты для коммуникаций, которые обеспечивают общение команды проекта в режиме реального времени.  Преимущество в том, что каждый член команды может решать вопросы по мере их поступления.
  • Документооборот. Для проектов, в которых используется большое количество документации, функционал документооборота позволяет сотрудникам редактировать, обновлять статусы отчетов и создавать представления, которые обеспечивают коммуникации и наглядность.
  • Управление стоимостью проекта. Управление стоимостью проекта – одно из наиболее важных преимуществ управления проектами. Системы управления проектами обычно содержат функционал, который поможет управлять затратами проекта.
  • Возможность управлять рисками, прогнозами и бюджетами. Выявление рисков проекта, формирование прогнозов и контроль бюджетов – одни из главных преимуществ систем управления проектами.  
  • Отчетность. При помощи гибких форматов отчетов и возможности быстрого доступа к необходимым данным, система управления проектами поможет завершать задачи в срок.
  • Простота использования. Программное обеспечение, построенное с использованием панелей управления, практически не требует обучения перед началом работы. Простое в использовании и установке, оно позволяет быстро увеличить эффективность систем управления проектами.

Недостатки систем управления проектами

Хотя есть много веских причин, чтобы использовать программное обеспечение по управлению проектами, существуют также и минусы, которые необходимо принимать во внимание при реализации проектов:

  • Некоторые системы управления проектами могут быть очень дорогими, не обеспечивая достаточного показателя ROI проектным офисам. Несмотря на то, что системы управления проектами могут предоставлять обширный функционал, в большинстве случаев эти системы требуют индивидуальной доработки или многочисленных покупок дополнительного программного обеспечения. Это может вызвать дополнительные затраты и трудности внедрения.
  • Система управления проектами может усложнять простые проекты. Несмотря на то, что многие компании используют системы управления проектами, для управления простыми проектами не нужны эти инструменты.  Когда программное обеспечение для управления проектами используется ненадлежащим образом, оно может излишне усложнять ситуацию.
  • Расстановка статусов проектов, вместо реальных действий. Статусы напоминают команде проекта, какая задача находится в работе в данный момент. Проблемы возникают, когда на расстановку статусов тратится больше времени, чем на выполнение задачи.

Понимание потребностей организации

Перед покупкой определенной системы управления проектами, крайне важно сформировать ваши требования. Зная точно, какие функции вам потребуются, вы сможете рационализировать процесс выбора системы.

 

Тщательно составьте список необходимого функционала и нужных характеристик, разделив их на «обязательные» и «дополнительные». Этот список поможет вам определить, какая именно система управления проектами наиболее соответствует потребностям вашей организации. Кроме того, крайне важный шаг перед внедрением  оценка сценариев использования системы. Сценарии использования системы – это все пути применения программного обеспечения, с которыми конкретная организация может столкнуться, например, управление рисками, капиталами или бюджетами, которые рассматриваются во взаимосвязи с возможностями системы управления проектами. Это поможет понять, будет ли соответствовать система потребностям или нет.

Несмотря на то, что система управления проектами может принести реальную пользу организациям, которые используют сложную отчетность или занимаются разработкой продуктов, существуют явные преимущества и недостатки покупки такого программного обеспечения. Определение объема потребностей организации – основа уверенности в том, что система управления проектами хорошо подойдет вашей организации. Затем необходимо провести тщательную оценку преимуществ и недостатков внедрения системы управления проектами.
 

Автор статьи:  Джулиан Хукс (Julian Hooks)

Оригинал: smallbusiness.yahoo.com

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

19 июня 2019

Программное решение для управления проектами не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

4 октября 2018

Если стратегию бизнеса можно определить, как «выбор того, что не следует делать», то суть ее реализации – действительно не делать этого. Звучит просто, но компаниям порой бывает крайне сложно отказаться от проектов, которые не соответствуют стратегии. Вместо этого топ-менеджмент продолжает запускать инициативы, которые могут привести к серьезной перегрузке исполнителей.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".
Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Ошибка!
Попробуйте позже.