Отчеты, дашборды и другие возможности решения «Контроль реестра проектов»
Рассмотрим основные инструменты и возможности стартового решения для автоматизации процессов и контроля портфеля проектов. Они позволяют обеспечить запуск системного управления проектами в компании всего за 2 недели и получить результаты уже через 1-2 месяца после внедрения.
Хотите таких же быстрых результатов? Протестируйте наше решение
Дашборды и основные инструменты
Дашборды – это интерактивные панели управления для топ-менеджеров, руководителей проектов и Проектных офисов. Они удобно сегментируют данные по проблемности и статусу каждого проекта, показывают реальную картину по состоянию всего портфеля.
Рис.1. Пример дашборда в системе ADVANTA
Дашборды позволяют быстро выбрать нужный проект, отфильтровать данные по портфелю или заказчику.
Дашборд «Проблемные проекты» фокусируется на проблеме по сроку выполнения. По каждому проекту видны просроченные Контрольные точки (КТ) и вся информацияю по ним. Если КТ в зоне риска, система сигнализирует о том, что дата завершения под угрозой срыва.
Рис.2. Дашборд «Проблемные проекты»
В дашборде «Дерево проектов» используется простая группировка. Можно ввести в систему программы/портфели проектов и получить готовую работающую отчетность. В этом преимущество преднастроенного решения – все работает из «коробки». Декомпозиция проектов по КТ разных уровней возможна плоским списком либо в виде структуры по этапам.
Рис.4. Проект
Диаграмма Ганта позволяет быстро составить план проекта, добавить новые строки, элементы, построить связи и зависимости. Дает возможность быстро понять, где находится проект и увидеть отклонения между оперативным и базовым планом в виде двух шкал.
Рис.5. Диаграмма Ганта
Дорожная карта – единый отчет, позволяющий увидеть статус проблемности проектов, получить объективную информацию по отклонению от плана на основе анализа состояния результатов.
Рис. 6. Дорожная карта
Ищете инструмент верхнеуровневого контроля проектов? Оставьте заявку на презентацию системы
Формирование отчетности
Комплексная система управления проектами ADVANTA позволяет оперативно собирать разные форматы отчетов. Рассмотрим основные из них.
Интерактивный отчет о статусе проекта, собранный по данным из карточки по КТ и последнему статусу. В него встроен Excel-движок, поэтому информацию из него можно выгрузить и распечатать.
Рис. 7. Отчет о статусе проекта
В настройках этого отчета заложена периодичность сбора информации по определенному набору показателей. Система автоматически рассылает ответственным сотрудникам запрос на заполнение формы данных. Уведомление по проекту получает его руководитель, по КТ – ответственный за результат. Запрос приходит на рабочий стол сотрудника или может дублироваться на почту.
Рис. 8. Сбор данных по проектам
Отчет о статусе проектов – это достаточно простая форма. Нужно заполнить статусы о наличии / отсутствии проблем в проекте, зафиксировать полученные результаты и прописать запланированные на следующий этап решения. Если есть проблемы, заполнить отдельное поле. Данные автоматически распределятся по нужным проектам.
Рис. 9. Отчет о статусах проектов
Отчеты по Контрольным точкам
Мы адепты технологии работы над проектами по Контрольным точкам. Это простой и универсальный метод, позволяющий оперативно отслеживать актуальные статусы и предупреждать проблемы. В ADVANATA встроен ряд инструментов, работающих по КТ.
Сотрудник может видеть все свои Контрольные точки. Если по какой-то КТ наступил дедлайн, ее можно завершить, указав фактическую дату закрытия. Если КТ в будущем, есть возможность уточнить по ней статус. Отчет включает специальное поле для коротких комментариев.
Рис. 10. Отчет по КТ
Отчет по невыполненным КТ подсвечивает детальную информацию о недостигнутых КТ с указанием ответственного лица, содержит комментарий из последнего отчета о статусах.
Рис.11. Отчет по невыполненным КТ
Отчет, приведенный ниже, выделяет из всего списка те КТ, на которые нужно обратить особое внимание.
Рис. 12. КТ, по которым прогнозируется срыв сроков
В этом отчете собраны все КТ одного ответственного из разных проектов. Возможна сортировка по возрастанию даты / последним статусам. Отчет позволяет управлять статусом, соблюдать приоритетность, своевременно закрывать задачи.
Рис. 13. Мои КТ
Отчет по КТ, который готовится для приемщика результата, чтобы принять решение о закрытии или доработке КТ.
Рис. 14. КТ на контроле
В таких форматах настраивается отчетность для продуктивной работы участников проектной деятельности компании.
Правильно настроенные и активно используемые всеми участниками проектов, эти инструменты способны принести ощутимые выгоды бизнесу при внедрении стартового решения:
- Быстрый запуск за 2 недели автоматизации ключевых задач Проектного офиса
- Результаты для всех стейкхолдеров, гарантированный успех от внедрения MVP
- Сокращение времени на сбор и консолидацию отчетности по статусам
- Снижение рисков проекта внедрения полноценной ИСУП за счет «пилотирования» стартового решения
- Доступная стоимость внедрения за счет преднастроенного функционала: до 500 тыс. руб.
- Возможность развития и кастомизации решения
