Управление портфелем проектов
Назад к списку статей

Отбор проектов в портфель: какие проекты запускать?

Управление портфелем проектов

Отбор проектов в портфель: какие проекты запускать?

Назад к списку статей

У большинства компаний, и, конечно, людей, есть длинные списки дел (или проектов), которые они, по тем или иным причинам, хотели бы выполнить. Тем не менее, всем без исключения, никогда не бывает достаточно времени и денег, чтобы сделать всё. Так за какие же проекты следует браться? Как вы расставите приоритеты, чтобы в конечном итоге взяться за наиболее подходящие проекты?

Большинство из нас знакомы с воронкой продаж. А воронка проектов может проиллюстрировать процесс отбора проектов.

Воронка в гейтовой системе

Intiation – Начало

Concept – Концепция

Pre-planning – Предварительное планирование

Implement – Внедрение

Stage Gate 1 – Ворота 1 этапа

Stage Gate 2 – Ворота 2 этапа

Stage Gate 3 – Ворота 3 этапа

Project Sanctioning – Утверждение проекта

The Project Portfolio Funnel – Воронка портфеля проектов

При большом количестве одинаково эффективных идей проектов следует разработать справедливый и сопоставимый метод их оценки. Однако, чтобы понять каждый проект достаточно хорошо и принять обоснованное решение о его  внедрении, каждый из них должен быть описан до сопоставимого и известного уровня точности. Описание проектов требует времени и денег, но обычно, перед окончательным утверждением, потенциальные проекты описаны с точностью 90%.

При таком уровне точности большинство компаний признают, что проект был описан достаточно подробно, чтобы должным образом понять проектное предложение и связанные с ним риски. Тогда может быть принято полностью осознанное и обдуманное решение. 

У компаний, которые регулярно управляют портфелями проектов, используется гейтовый процесс, который проходят потенциальные проекты. Этот процесс, как правило, включает некоторый первоначальный отбор потенциальных проектов. Целью такого процесса является управление проектными предложениями путем последовательного и справедливого сравнения с другими проектами, конкурирующими за конечный доступный бюджет. Гейтовая система управления проектом – хороший способ управления этим процессом.

Начальные ворота 1 этапа могут стать точкой остановки, где проекты сначала фильтруются для выбора потенциальных проектов, достойных более подробного описания, возможно, с предварительным утверждением уровня описания, удовлетворяющего следующим воротам 2 этапа.

Для того, чтобы попасть в ворота 1 этапа, ВСЕ потенциальные проекты должны быть оценены набором последовательных и актуальных критериев, НО усилия, необходимые для достижения этого начального уровня описания проекта, должны быть достаточно небольшими, чтобы первоначальные проектные предложения могли быть собраны очень быстро и с минимальными усилиями. Первоначально проекты могут быть тщательно изучены и сравнены только по следующим критериям:

  • Что? – схематичное описание проекта; 
  • Побудительная причина? – побудительная причина запуска проекта: здоровье и безопасность, разработка нового продукта, непрерывное усовершенствование, эксплуатационная поддержка и т.д.; 
  • Для чего? – преимущества или выгоды, приобретаемые при запуске проекта; 
  • Приоритет? – некоторые предполагаемые показатели, которые могут быть использованы для расстановки приоритетов и выбора потенциальных проектов. Используются стандартные финансовые показатели типа чистой дисконтированной стоимости (NPV, Net Present Value) или срока окупаемости. 

Так как в любой момент времени в системе может находиться множество проектов, и каждый проект может быть на разных стадиях своего жизненного цикла, общее состояние портфеля проектов, как правило, управляется с помощью некоторого главного регистра проектов. В регистр проектов вносится состояние каждого проекта, который был введен в систему, а также соответствующих актуальных параметров проекта.

После выбора проектов, проходящих ворота 1 этапа, для более подробной разработки описания потенциальных проектов будут предоставлены соответствующие объемы финансирования. В зависимости от отношения компании к рискам проекта и уровня доступного финансирования, описание проектов разрабатывается с точностью 90%, как было указано выше.
 

Обратите внимание, что...

Общий объем финансирования проекта, необходимый для выхода проекта на уровень описания, достаточный для утверждения проекта, в некоторых случаях может потребовать до 6% от общего объема капиталовложений в проект.

Затем некоторые компании требуют, чтобы проекты прошли второй тур предварительного отбора до вложения средств в разработку описания проекта с 90% точностью. Тогда ворота 2 этапа используются в качестве второй точки отбора. 

После ворот 1 этапа, для разработки описания до заданного уровня точности, как правило, от 60% до 75%, требуется пропорционально меньшее финансирование. 

Преимущество второго уровня отбора состоит в снижении уровня финансирования, необходимого для разработки описания проекта до момента, когда может быть принято решение о его продолжении или прекращении, особенно там, где большая доля проектов обычно отклоняется. 

В таком случае доступные средства можно будет использовать для воплощения более широкого портфеля проектов и возможностей. 

Недостаток – это дополнительное время, необходимое для получения полного утверждения на реализацию проекта и, следовательно, сдвиг по времени момента, когда будут реализованы заявленные преимущества.

После  завершения 1 этапа и первоначального отбора проектов, последующая разработка описания проекта, независимо от требуемого уровня точности, должна удовлетворять 25 критериям перечня описания проекта.

Чем ниже требуется точность описания, тем меньше усилий необходимо для каждого из 25 критриев. Чем больше требуется точность, тем более строго необходимо следовать каждом критерию.

На этапе утверждения проекта,  как правило, оцениваются объемы средств, необходимые для его реализации. На этом этапе проекты уже будут четко определены, и связанные с ними риски дополнены планами по их смягчению, включенными в планы реализации проекта. 

Здесь финансовые планы проекта четко определены и финансовые инструменты управления используются для оценки и выбора лучших претендентов, в том числе степень сценарного планирования и финансового анализа чувствительности.

Резюме

Обычно у компании, управляющей портфелем проектов, процесс отбора проектов четко определен, поэтому каждый инициатор проекта претендента понимает, какие минимальные результаты ожидаются от его проекта для поддержания его конкурентоспособности. 

Тем не менее, что остается неизвестным, так это соответствующая привлекательность по сравнению с другими проектными предложениями: несколько предложений, конкурирующих за фиксированный уровень общего финансирования – вот когда корпоративная политика и лоббирование становятся важными для проектов, стремящихся выдержать инвестиционный совет.

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

19 июня 2019

Программное решение для управления проектами не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

19 февраля 2019

Приглашаем прикладных администраторов, бизнес-аналитиков, инженеров по внедрению проектного управления пройти обучение базовым навыкам настройки системы ADVANTA на основе сквозного примера – от создания объектов до готового дашборда для топ-менеджера.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".