Меняем решение для управления проектами: по каким параметрам выбрать новый инструмент
Смена решения для управления проектами чаще всего связана с неудовлетворенностью:
- руководителей не устраивает текущее решение по функционалу, производительности и эффективности,
- проектные процессы не удается масштабировать, ускорить, контролировать,
- возникают проблемы с заинтересованными сторонами и пр.
Но как выбрать новый инструмент для управления проектами: на что обратить внимание при смене решения; как понять, что наступило время перемен? Рассказываем в статье.
Содержание
Как понять, что пришло время выбирать новое решение для управления проектами
Выбор нового решения для управления проектами — важный шаг, который может значительно повлиять на эффективность команды и успешность проектов.
Существуют несколько ключевых бизнес-параметров и признаков, которые могут указать на то, что пришло время рассмотреть новые инструменты и подходы в управлении проектами
1️⃣ Увеличение количества проектов
Если ваша организация активно расширяется и берет на себя больше проектов, чем раньше, это может привести к перегрузке текущих инструментов.
Если вы замечаете, что старые решения не справляются с новыми объемами работы, стоит задуматься о переходе на более мощные или специализированные системы.
2️⃣ Проблемы с коммуникацией
Эффективное управление проектами зависит от хорошей коммуникации между командой и заинтересованными сторонами.
Если вы замечаете, что участники проектов часто теряются в информации, возникают недопонимания или задержки из-за недостатка прозрачности — вам необходимо новое решение, которое улучшит коммуникационные процессы.
3️⃣ Регулярные просрочки и перерасход бюджета
Если ваши проекты часто не укладываются в сроки или превышают бюджет, это может быть признаком того, что текущие инструменты не помогают контролировать процесс.
Новая система предложит более эффективные механизмы планирования и отслеживания затрат.
4️⃣ Сложности в управлении ресурсами
Если вам трудно отслеживать загруженность членов команды, распределять задания и ресурсы, пришло время для нового подхода к организации рабочих процессов.
Имеет смысл рассмотреть решение, которое предоставляет возможности для более детального управления ресурсами.
5️⃣ Отсутствие интеграции с другими системами
В современном бизнесе применяется комплексный подход. Поэтому требуется интеграция различных инструментов (например, CRM, бухгалтерии и т.д.).
Если ваше текущее решение не позволяет этого или требует значительных усилий для интеграции, возможно, вы можете найти более подходящее решение, которое обеспечит синхронизацию данных.
6️⃣ Потребность в аналитике и сводной отчетности
Если вы сталкиваетесь с трудностями в получении отчетов или анализе данных о проектах, это может указывать на необходимость внедрения более продвинутых аналитических инструментов.
Они помогут вам лучше понимать эффективность проектов и принимать обоснованные решения.
7️⃣ Критика команды и низкая мотивация
Если сотрудники часто выражают недовольство по поводу инструментов управления проектами, это может негативно влиять на их мотивацию и продуктивность.
Обратите внимание на отзывы команды. Возможно, стоит рассмотреть решения, которые соответствуют их потребностям и предпочтениям.
8️⃣ Медленное внедрение изменений
Если ваша команда испытывает трудности с внедрением изменений или адаптацией к новым условиям — это может указывать на недостаточную гибкость текущего решения.
Если новые решения для управления проектами обеспечивают большую гибкость и адаптивность, это может ускорить процесс внедрения изменений.
9️⃣ Рост числа участников проектов и увеличение внешних партнеров
Расширение команды или привлечение внешних партнеров может создать потребность в новой платформе, способной учитывать большее количество пользователей и предоставлять доступ к информации различным участникам.
1️⃣0️⃣ Проблемы со стандартами и процедурами
Если ваша организация испытывает трудности с соблюдением стандартов или разработки новых процедур управления проектами, это может указывать на необходимость более структурированного подхода — с внедрением и контролем стандартов.
Если вы уже столкнулись с несколькими из вышеуказанных признаков, пришло время пересмотреть ваше текущее решение для управления проектами и рассмотреть новые, более эффективные подходы и инструменты.
Для этого важно:
- учесть мнение команды,
- провести оценку доступных решений на рынке,
- выбрать наиболее подходящее для ваших специфических потребностей.
Параметры для выбора системы управления проектами
При выборе программного обеспечения для управления проектами обратите внимание на ряд параметров и характеристик.
| Параметры системы | Важные аспекты |
| Функциональность | Убедитесь, что инструмент предлагает необходимые функции для вашей команды: управление задачами, планирование ресурсов, отслеживание времени, создание отчетов и др. |
| Интуитивный интерфейс | Протестируйте, насколько понятно и доступно новое решение. Выбор системы с понятным и удобным интерфейсом существенно облегчит обучение команды, повысит адаптацию и даст возможность сохранить бюджет. |
| Гибкость и возможность настройки | Узнайте, есть ли у разработчика возможность кастомизировать и адаптировать ПО для управления проектами под специфические потребности вашей команды. Сегодня разработчики делают ставку именно на специфические / оригинальные запросы заказчика, а не пытаются подогнать его процессы под свои стандарты. |
| Возможность интеграции с другими программами | Проверьте, какие интеграции доступны (CRM, почтовые клиенты, календарь и др.) и насколько просто их настроить. |
| Поддержка и обучение | Уточните, предлагает ли разработчик качественную техническую и менеджерскую поддержку; обучающие материалы и базу знаний для быстрого освоения инструмента; дальнейшую разработку системы управления проектами. |
| Стоимость продукта и внедрения | Оцените бюджет, который вы готовы выделить на инструмент. Многие системы предлагают различные варианты: покупку ПО для управления проектами с самостоятельным внедрением; частичную или полную поддержку на этапе внедрения и в дальнейшем; через подписку и/или лицензии. Также по цене разнится функционал продуктов. |
| Наличие ПК-, мобильной или других версий | Узнайте, в каких версиях представлен продукт; планируется ли его модернизация. Если ваша команда часто работает в дороге или вне офиса, возможность доступа с разных устройств может быть важной функцией для удобства. Это же касается интеграционных возможностей ПО для управления проектами. |
| Отчеты и аналитика | Убедитесь, что инструмент поможет отслеживать эффективность работы, прогнозировать риски и оценивать результаты проектов. И главное — автоматизировать сбор отчетности и аналитических данных. Кстати, именно с этим запросов чаще всего приходят проектные руководители разного уровня к разработчикам ПО для проектного управления. |
Выбор подходящего инструмента для управления проектами существенно влияет на эффективность вашей команды. Определите задачи и потребности вашей команды и внимательно изучите доступные инструменты.
Также полезно провести демонстрации или использовать бесплатные тестовые версии программного обеспечения, чтобы понять, насколько хорошо они соответствуют вашим требованиям.
Выбираем решение для управления проектами — изучите разработки ADVANTA
Популярные российские программы для управления проектами
Сегодня на рынке представлено несколько российских альтернатив популярным системам управления проектами, таким как Trello, MS Project, Asana и пр.
Некоторые из этих популярных брендов покинули Россию. Другие ушли в так называемую серую зону: официально не предоставляют лицензированного ПО для управления проектами, по факту предоставляя пиратское ПО.
Российские аналоги MS Project, Asana, Trello и др. не уступают западным разработкам, предлагая похожий и оригинальный функционал для управления проектами. Выбор зависит от конкретных потребностей и требований к системе управления проектами.
На какие российские инструменты управления проектами обратить внимание? По каким параметрам выбрать систему управления проектами? Описали несколько популярных отечественных решений.
ИСУП ADVANTA
Сильные стороны Многофункциональная система для управления проектами / портфелем проектом для среднего и крупного бизнеса. Помимо базы есть возможность кастомизировать систему, а также интегрировать с другими продуктами.
Слабые стороны Решение может показаться дорогостоящим.
Битрикс24
Сильные стороны Многофункциональная платформа для управления проектами и задачами, включает инструменты для коммуникации и совместной работы, подходит для бизнеса любого размера.
Слабые стороны Решение может показаться дорогостоящим.
ИСУП ADVANTA
Сильные стороны Многофункциональная система для управления проектами / портфелем проектом для бизнеса любого масштаба. Помимо базы есть возможность кастомизировать систему, а также интегрировать с другими продуктами.
Слабые стороны Интерфейс может показаться сложным для начинающих пользователей. Подходит больше для продаж и маркетинга.
Kaiten
Сильные стороны Программа позволяет создавать рабочие процессы и отслеживать их выполнение, поддерживает интеграцию с другими сервисами.
Слабые стороны Мало функций по сравнению с более крупными системами.
ПланФикс
Сильные стороны Интуитивно понятный интерфейс, поддержка различных методов управления проектами, возможность создания отчетов.
Слабые стороны Большинство функций только в платных тарифах.
Мегаплан
Сильные стороны Широкий набор функций для управления задачами и проектами, интеграция с другими сервисами, возможность настройки рабочего пространства.
Слабые стороны Высокая стоимость некоторых тарифных планов.
Shtab
Сильные стороны Удобный интерфейс, поддержка гибких методологий управления проектами, возможность отслеживания прогресса.
Слабые стороны Ограниченный набор функций в бесплатной версии.
Заключение
Выбор нового решения для управления проектами может стать ключевым этапом в повышении эффективности работы вашей команды и достижении поставленных целей.
Прежде всего, современные инструменты предлагают более интуитивно понятный интерфейс и высокую степень автоматизации, что сокращает временные затраты на выполнение рутинных задач.
Благодаря интеграции с другими приложениями и платформами, такие системы позволяют избежать дублирования данных и минимизировать ошибки, что в конечном итоге приводит к улучшению качества проектов.
Современные решения для управления проектами позволяют более гибко адаптироваться к изменениям. В условиях быстро меняющегося рынка и постоянных изменений в требованиях клиентов, важно иметь инструмент, который
- поддерживает гибкие методологии,
- обеспечивает более быстрое реагирование на изменения,
- дает возможность оперативного внесения корректировок в проект,
- значительно повышает шансы на его успешное завершение.
Немаловажным моментом является аспект коммуникации внутри команды. Новые решения часто предлагают встроенные инструменты для обсуждения, обмена документами и отслеживания прогресса, что значительно облегчает взаимодействие между членами команды.
Это приводит к улучшению понимания общих целей и повышению уровня вовлеченности сотрудников, что, в свою очередь, может сказаться на производительности и качестве конечного результата.
Переход на новое решение для управления проектами — это не просто принять новый инструмент, а возможность трансформировать подход к работе, повысить продуктивность и улучшить результаты.
Инвестиции в такие технологии, зачастую, оправдываются теми выгодами, которые они могут принести бизнесу, начиная от экономии времени и ресурсов и заканчивая увеличением удовлетворенности клиентов и достижением стратегических целей.
