Как за 4 недели автоматизировать процессы управления проектами в промышленной компании?

В 2018 году к нам обратилось руководство Департамента автоматизации бизнеса одного из поставщиков металлопроката на рынки России и стран СНГ. 

С чего все началось

Поводом для обращения стало увеличение портфеля проектов компании и отсутствие возможности управлять выросшим количеством проектов:

• Нет методологии и фиксированного регламента управления проектами.
• Планы, графики и отчеты велись в Excel (где периодически происходила путаница с актуальными версиями).
• Часто случались срывы сроков по проектам, возникали сложности в планировании и выделении ресурсов.
• Процессы управления не были автоматизированы.

При этом львиную долю портфеля компании составляют ИТ-проекты, лишь шестая часть приходится на проекты в сфере производства и логистики. Заказчик обозначил своими ориентирами на ближайшие 3 года:

- рост числа проектов автоматизации на 25% в год

- увеличение количества проектов, выполненных в рамках установленных сроков, объемов и бюджетов до 80%

Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы

Руководству Департамента необходим инструмент, который обеспечит единый подход к управлению проектами и эффективное управление портфелем вне зависимости от их количества. Приоритетными задачами внедрения такого инструмента являются:

• Получение актуальной информации о статусе проектов
• Разработка Устава проекта
• Хранение в едином месте всей проектной документации
• Возможность прогнозирования и реакции на проблемы в проектах до момента их наступления
• Возможность проводить аналитику по реализованным проектам

Что мы сделали

Наша команда сосредоточилась на решении поставленных заказчиком задач. За 4 недели мы автоматизировали процессы проектного управления – структурировали проекты в единый реестр, настроили формы сбора отчетности и отчеты по заданным параметрам. В процессе внедрения столкнулись с масштабным переносом данных из Excel.

Благодаря обучению со стороны команды внедрения ADVANTA удалось комфортно перевести работу сотрудников в систему и закрыть реализацию намеченных в начале проекта задач.

Результаты внедрения

• На базе платформы ADVANTA создана единая система управления внутренними проектами компании.
• Настроены формы сбора факта по реализации проектов.
• Настроена визуализация отклонений и проблем, возникающих в ходе реализации проектов – дашборды для руководства Департамента.

 Рис.1. Отчет «Дорожная карта» отражает работы по проектам и их статус по месяцам

•  Создан и автоматизирован Устав проекта.

Рис. 2. Форма Устава. Устав формируется автоматически

• Подготовлены отчеты, отражающие текущую ситуацию по проектам.

Рис. 3. Настроенное решение: отчет по проектам

Выводы

Результат внедрения клиент оценил положительно и подчеркнул удобство использования и функциональность системы. Задачи компании были решены, закрыта потребность в инструменте автоматизации.

Этим планы заказчика по развитию проектного подхода в компании не заканчиваются, впереди масштабирование системы на другие филиалы и разработка собственной методологии управления проектами.