Как взять «операционку» под контроль и сэкономить время руководителя?
Галина Куртыгина, руководитель департамента клиентского сервиса компании «Адванта Консалтинг»
В силу особенностей работы нашей компании мы все чаще говорим о том, как надо управлять проектами, как не «сломать» все сроки, не удвоить бюджет на расходы. В нынешнее время стало очень модным управлять проектами. Одни национальные проекты чего стоят!
Но, к сожалению (или к счастью), наша деятельность состоит не только из глобальных проектов. Из небольших задач, поручений и другой «мелочевки» состоит достаточно большая часть нашей ежедневной работы. А ведь это тоже нужно контролировать, также нельзя срывать сроки, ведь от выполнения ваших «мелочей» могут зависеть стратегические цели. Получается, что наша «мелюзга» не такая уж и маленькая! А если учесть, сколько сваливается на голову таких задач и поручений, так вообще может возникнуть ощущение, что мы тонем в море рутинных задач!
Я как-то уже писала о своем главном принципе «Нет в системе – нет в жизни». Этот принцип мне пригодился и тут. Только он несколько трансформировался: «Все должно быть в ОДНОЙ системе».
Часто мы используем для своей ежедневной работы различные инструменты: task-менеджеры, Outlook, Google-календарь и т.д. И это правильно! Волшебное правило «лучшая память – это карандаш» работает на 100%! Но когда вы трудитесь над какими-то проектами, и они находятся в одной системе, а вся ваша текущая работа – в другой, возникает диссонанс. И это, как минимум, не удобно! Не знаю, как вас, а меня это стало сильно напрягать.
Также появился второй фактор: я – руководитель, и мне нужно контролировать не только свою работу, но и работу своих подчиненных. Ведь я точно так же ставлю им задачи, поручения, определяю цели KPI на месяц. И если это каким-то образом не автоматизировать, справиться с такими объемами практически нереально.
Итого. Мне нужно было решить несколько моментов, чтобы:
- вести проектные и текущие задачи в одном месте;
- легко понимать, что мне надо сделать именно сегодня;
- под рукой был простой и быстрый инструмент для контроля текущих задач сотрудников, чтобы не отвлекать их лишний раз вопросами «а что там у тебя с этим поручением»;
- сотрудники не забывали о своих задачах и не пропускали сроки их выполнения.
Поскольку в своей ежедневной работе мы используем систему ADVANTA, то и выполнить эти задачи мне было необходимо именно в ней. И в первую очередь, решить проблему операционного контроля, чтобы повысить эффективность подразделения.
На помощь мне пришли «Списки», тем более, что к версии 3.20 они приобрели достаточно хороший функционал.
С помощью «Списков» я начала решать одну задачу за другой. Делюсь с вами своими лайфхаками!
Первая задача состояла в том, чтобы вести все задачи – и проектные, и операционные – в одном месте. В данном случае, в одной системе.
Нам понадобится единое место, чтобы в «Списках» очень быстро создавать необходимые задачи и поручения. Затем создаем Список. Это делается просто!
Если вы являетесь нашим клиентом, но не знаете, как это делать, обратитесь в нашу службу Технической поддержки, мы вам подскажем.
А я иду дальше. Очень важный фактор создания списков – это автоматическое их обновление. Это важно потому, что как только у вас или у вашего подчиненного появляется новая задача, она автоматически отображается в созданном списке. Конечно, если она попадает под заданные вами фильтры.
Когда я создала первый список, то поняла, что автоматически решаю и вторую задачу: легко понимать, что мне нужно сделать именно сегодня.
Так и родился мой первый список «Мои задачи на день». И в него можно собирать любые типы объектов и выводить любой из их реквизитов. То есть я получила список задач, поручений, совещаний на день, где я сама являюсь исполнителем!
Ура! У меня теперь все в одном месте! А главное – процесс создания задач, памяток и прочего стал максимально простым, так как создавать объекты в Списках можно за доли секунды и решена главная, по крайней мере для меня, проблема – поиск места, куда сохранить объект! При создании записи в Списке вы только однажды выбираете путь, дальше система помнит его уже сама, и вам больше ничего не нужно выбирать! Для меня это было просто счастье!
Но это еще не все прелести работы со списками. Внесение информации в любой реквизит объекта также можно сделать прямо в интерфейсе списков, не проваливаясь в карточку. Здесь же, только перейдя в режим «Список», можно редактировать дату, назначать исполнителя и/или руководителя, менять название объекта.
В общем, Списки оказались той самой палочкой-выручалочкой, которая помогла мне работать в одном месте и ничего не забывать. В список я вношу задачи и со своего телефона. Это очень удобно, когда тебе ставят задачу «по дороге», когда компьютера или ноутбука нет под рукой.
Так Списки вошли в мою повседневную жизнь.
Если они помогают мне, значит, они помогут и моим сотрудникам! И я разместила созданные мной списки в общий, доступный всем раздел «Мои задачи». Создавали этот раздел специально для отчетов по ежедневным задачам. Но чем несовершенен отчет? В него нельзя вносить изменения, добавлять задачи. Он статичен. Списки, в отличие от отчетов, динамичны.
Я пошла дальше. Если есть список задач на день, значит, можно сделать список задач на неделю и на месяц. И появились еще два списка!
Теперь мои сотрудники ничего не забывают, у них всегда открыт их список на день и на неделю.
Таким нехитрым способом я решила сразу три из четырех стоящих перед мной задач. Нужно было решить еще и четвертую. Но как я это сделаю, уже очевидно. Остальное – дело техники! Так появился список «Задачи и поручения на контроле». И здесь у меня уже руководящая роль.
Жизнь показывает, что часто сложные проблемы можно решить очень просто. Не надо изобретать велосипедов. Ищите в ваших инструментах способы делать все в одном месте. Вы сэкономите кучу времени на переключениях.
А если не нашли, вам поможет ADVANTA!
