Как сохранить темпы роста в многофункциональной корпорации при помощи ИСУП?

Каждый месяц наша команда реализует больше десятка проектов внедрений, демонстрируя возможности гибкой настройки системы управления проектами под задачи каждого клиента. В этом кейсе описаны этапы и набор инструментов, которые помогли заказчику успешно работать на международном рынке и контролировать проекты различного масштаба и уровня сложности.

С запросом на автоматизацию основных бизнес-процессов на базе платформы ADVANTA обратился представитель одной из крупных многопрофильных корпораций России. 

Компания более 20 лет управляет крупными активами в различных сегментах отечественной экономики, инвестируя в производственные, инфраструктурные, аграрные и сервисные проекты. Входящие в диверсифицированный холдинг компании работают во всех федеральных округах и представлены в большинстве регионов страны. Потребителями продукции и услуг холдинга являются свыше 80 млн человек.

Глобальные цели, стоящие перед холдингом на ближайшие 3 года

1. Расширение своего присутствия в Азии, Африке, странах ближнего зарубежья
2. Развитие импортозамещающих технологий

Департамент проектного развития имеет прямое влияние на достижение экономических целей компании. Его задача – разработка методологии проектного управления и администрирование рабочих задач, что в свою очередь влияет на достижение поставленных целей в проектах.

Направленность проектов холдинга

• Разработка новых продуктов
• Строительство зданий и сооружений
• Сельское хозяйство

В совокупности холдинг реализует несколько десятков крупных проектов единовременно.

Проектное решение ДО внедрения ADVANTA

В компании не было фиксированного регламента управления проектами. Методология находилась в процессе написания и апробации.

Для ведения графиков, планов и отчетности по проектам использовался Ехсеl, порой возникала путаница с актуальными версиями. Для постановки и согласования задач, общения − Outlook. Процессы управления не были автоматизированы.

Отсутствие единой методологии управления проектами, разный уровень компетенций руководителей, высокий уровень бюрократии и неготовность менять сложившуюся модель управления приводила к постоянному срыву сроков на проектах. Компания теряла прибыль и ставила под угрозу свою репутацию на рынке. Дальнейший рост числа проектов в портфеле холдинга привел к необходимости внедрения единой прозрачной системы контроля проектной деятельности.

На ключевых встречах эксперты ADVANTA вместе с командой заказчика определили желаемые цели и задачи проекта, «отправные точки» для реализации выбранного решения.

Цель проекта внедрения

Автоматизировать процессы управления и получить единую платформу с общим подходом к управлению проектами.

Задачи проекта внедрения

• Обеспечить общее хранилище информации по проектной деятельности
• Видеть актуальную информацию о статусе проектов в единой системе
• Получить инструмент реагирования на проблемы (возможные отставания от графика) до момента их наступления
• Иметь возможность проводить аналитику по реализованным проектам

Результаты внедрения

• На базе ADVANTA создана единая система управления внутренними проектами холдинга. Проекты заведены в систему и распределены по направлениям.
• Настроены формы сбора факта по реализации проектов. 

Рис.1 Настроенное решение. Формы сбора отчетности по проектам и работам

Хотите таких же результатов? Оставьте запрос для обратной связи

• Ведется визуализация отклонений и проблем, возникающих в ходе реализации проектов.
• Отчеты адаптированы под требования заказчика и отражают текущую ситуацию по проектам и прогноз на основе информации от исполнителей.

Рис.2. Отчет по проектам холдинга

Рис.3. Отчет по штрафам за отклонение по срокам

• Определено место для хранения завершенных проектов с возможностью проведения аналитики.
• За 4 недели система была полностью адаптирована и готова к использованию.
• Более 25 сотрудников подключено к системе и обучено базовому функционалу.
• Подготовлено 2 шаблона для разворачивания крупномасштабных проектов.

За следующий год после внедрения системы холдингу удалось сократить отклонения от сроков проектов на 75%. На базе внедренного ИТ-решения был развернут блок инновационных проектов и проектов по импортозамещению зарубежных технологий в одной из областей, входящих в сферу коммерческих интересов заказчика.

Результаты внедрения для ADVANTA

Отзыв руководителя проекта: «В виду большой бюрократии внедрять любое изменение было крайне сложно, однако благодаря руководителю проекта со стороны клиента мы смогли донести до людей, что при правильном планировании и своевременном предупреждении о проблемах, будет положительный эффект».

Внедрение системы помогло заказчику не только закрыть основные задачи в области внутреннего управления проектами, но и существенно приблизило к достижению целей компании на международном рынке и поспособствовало ускоренному созданию импортозамещающих технологий.

Такой результат дал толчок к планированию дальнейшего сотрудничества с ADVANTA. Основными ориентирами в плане масштабирования системы стали: доработка и введение методологии управления проектами, настройка дашбордов для топ-менеджмента, создание инструкций по работе в системе и обучение новых пользователей.