Как сделать внедрение системы управления проектами успешным?
Внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) может быть очень интересным и полезным для консолидации ваших усилий по управлению проектами. Кроме того, внедрение ИСУП также помогает в улучшении взаимодействия между членами команды и позволяет отслеживать прогресс и статус отдельных задач в рамках проекта.
Тем не менее, сотрудники, которые не знакомы с таким программным продуктом, могут столкнуться с трудностями при его использовании. Для того, чтобы избежать непонимания и путаницы среди сотрудников, работодатель должен проводить обучение пользователей работе в информационной системе управления проектами.
Планируете ли вы внедрить для своих сотрудников программное обеспечение по управлению проектами? Эта статья поможет вам сделать все правильно, чтобы ваша команда могла отслеживать в системе дедлайны и предстоящие задачи. Как только вы прочтете ее, вы сможете контролировать работу своих сотрудников, не опасаясь, что в процессе внедрения ИСУП что-то пойдет не так.
Ниже приведены основные принципы, которые необходимо соблюдать для успешного внедрения ИСУП:
Лидерство для внедрения нового инструмента
Когда в компании внедряется такой масштабный инструмент, как система управления проектами, не все в вашей компании будут счастливы. Ваши сотрудники уже привыкли к определенному набору рабочих процессов, поэтому нововведения могут вызвать отторжение. Несмотря на то, что некоторым людям потребуется приложить достаточно усилий, чтобы освоить ИСУП, в конце концов, программное обеспечение облегчит их работу.
Поэтому заручитесь поддержкой руководства. Это повысит доверие сотрудников, и никто не будет озвучивать негативные комментарии публично. Инициативная группа должна грамотно объяснить своим сотрудникам необходимость в программном обеспечении и то, как оно поможет команде в реализации проектов.
Прислушивайтесь к людям с противоположной точкой зрения
Вероятнее всего, ряд сотрудников вашей компании столкнутся с проблемами адаптации к новому инструменту. В большинстве случаев они действительно существуют, и их нужно решать. Однако, некоторые из этих проблем могут быть связаны с предвзятым отношением пользователей к системе. К этой ситуации нужно отнестись с должным терпением – не стоит полностью игнорировать таких людей или оспаривать их слова. Слушайте их внимательно, позвольте им почувствовать, что с их мнением считаются.
Также попробуйте сделать отчет обо всех проблемах, с которыми вы и ваша команда столкнулись при внедрении ИСУП, и попытайтесь найти возможные решения. Обсудите отчет со своей командой и дайте им понять, что вы поддерживаете их.
Реалистичные ожидания
С помощью ИСУП вы сможете собрать много данных, которые упростят реализацию проектов. Но не стоит ожидать, что это произойдет очень быстро. Вместо того, чтобы гнаться за резким повышением производительности сотрудников, постарайтесь оценивать эти улучшения поэтапно. Самый важный и сложный этап – посмотреть, насколько оперативно ваши сотрудники освоятся с работой в новом инструменте. У них может быть много сомнений и вопросов, и это нормально. Вам стоит запастись терпением и не ждать от них ошеломительных результатов в самые короткие сроки.
Помните, что ИСУП не предназначена для микроменеджмента
ИСУП может помочь вам более детально оценить каждую из реализуемых вашей командой задач. Но это не значит, что вы должны злоупотреблять этим и прибегать к микроменеджменту. Стиль управления, при котором руководитель контролирует каждый шаг сотрудника, губителен для проектного управления и может демотивировать членов вашей команды вместо того, чтобы помогать им работать лучше.
Выбирайте «гибкое» ПО
В рамках одного проекта могут быть задачи различного характера и масштаба. Убедитесь, что программный продукт для управления проектами, который вы покупаете, обеспечит вам гибкий подход к их решению. Вам необходимо прописать конкретные требования и характеристики проектов, которые реализуются в вашей компании.
После того, как вы четко сформулируете требования, приступите к выбору программного обеспечения для управления проектами, которое может их реализовать. Убедитесь, что в этом ПО есть ключевые функции, такие как распределение задач, отслеживание времени, бюджетирование, планирование ресурсов, коммуникации. Однако все ваши усилия будут напрасными, если вам необходимо настроить различное программное обеспечение для разных команд или проектов. Эта ситуация лишь усугубит путаницу, вызванную новым инструментом.
Вывод
Внедрение системы управления проектами может дать компании множество преимуществ. Но если внедрить его неправильно или не получить поддержки от руководства, ваши ожидания могут не оправдаться. Немаловажным фактором успеха является и выбор подходящего именно вам инструмента, обладающего высоким уровнем гибкости.
