Управление проектами
Назад к списку статей

Как навести порядок в проектах за 2 недели и убедиться в том, что ИТ-решение вам подходит?

Управление проектами

Как навести порядок в проектах за 2 недели и убедиться в том, что ИТ-решение вам подходит?

Назад к списку статей

Сегодня гибкость и возможность оперативно меняться, чтобы соответствовать внешней среде – залог выживания и успеха в бизнесе. Как правило, все изменения в компании и ее развитие происходят через реализацию проектов. Управлять этим в ручном режиме – непозволительная роскошь: уходит много ценных ресурсов – времени, денег, сил. Компании идут в сторону выбора ИТ-решений, но на рынке доступны сотни различных инструментов. Очень сложно определить, какое из них подойдет под специфику проектов конкретной компании, сможет ли закрыть ключевые задачи бизнеса и привести к нужному результату. Как определиться?

 
История одной компании

Не так давно к нам обратились представители ИТ-департамента одной крупной федеральной компании, которая занимается дорожным и промышленным строительством. До этого у них не было утвержденных регламентов и специализированной системы управления проектами. Планирование и отчетность по проектам велись в Excel, для управления задачами использовался таск-менеджер, функциональности которого было явно недостаточно для текущего объема работ по проектам.

Покупку полноценного ИТ-решения необходимо было обосновать руководству компании. Наши консультанты предложили начать знакомство с возможностями системы с небольшого решения «Реестр проектов» от ADVANTA со встроенной методологией управления проектами по контрольным точкам и функцией контроля проектов.

«Реестр проектов» стал оптимальным решением для компании на этом этапе внедрения проектного подхода − помог быстро навести порядок, наладить оперативное управление портфелем ИТ-проектов и своевременно реагировать на отклонения в ходе их реализации.

Рис 1. Пример отчета по портфелю проектов в «Реестре проектов»

При этом внедрение проходило поэтапно, позволяя сотрудникам в спокойном рабочем режиме выполнять и свои текущие задачи, и заниматься новым проектом, связанным с внедрением информационной системы. В течение первой недели они занесли в систему пользователей и все проекты департамента. За вторую – утвердили контрольные точки, сроки выполнения и ответственных за результат. На третьей – разобрались с отчетностью, установили периодичность ее подготовки и уже начали получать первые результаты.

Даже за такой небольшой срок и с применением выборочного функционала стало очевидно, что решение работает:

  • Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом.
  • С нескольких дней до 20 минут сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам.
  • Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по портфелю проектов.
  • Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
  • Нет необходимости в разработке методологии, она уже «встроена» в предложенное ИТ-решение.

Как известно, «аппетит приходит во время еды». Протестировав возможности платформы ADVANTA в рамках этого решения, руководство компании планирует масштабировать систему на все подразделения и существенно расширить применяемую функциональность. Готовится проект внедрения системы с индивидуальными настройками, помимо уже используемого функционала по контролю проектов туда войдут модули по стратегическому управлению, управлению финансами и ресурсами компании.

Рис 2. Дорожная карта проектов по контрольным точкам

 

Это решение можно рекомендовать и тем, кто только хочет попробовать автоматизировать проектные задачи, но не готов тратить существенные бюджеты на ИТ-продукт и много времени на внедрение, и тем, кто уже начал выстраивать систему управления проектами, но пока не имеет потребности в расширенном функционале. После завершения пилотного внедрения решение «Реестр проектов» при желании можно развивать, добавляя функциональность и контуры под конкретные потребности: управление финансами, рисками, ресурсами, изменениями, идеями, активами и пр.

 

Как запустить «Реестр проектов»

По сути, внедрение «Реестра проектов» не требует длительной подготовки – инструменты уже встроены в систему. Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, необходимо выполнить 5 простых шагов:

  1. Завести в систему пользователей: руководителей проектов, ответственных за результаты, высшее руководство.
  2. Создать портфели. Для каждого портфеля проектов назначается руководитель, устанавливается свой период сбора и предоставления отчетности.
  3. Внести в систему все проекты: заполнить паспорта (карточки) проектов, назначить руководителей.
  4. Задать контрольные точки, указать сроки, назначить ответственных за их достижение.
  5. Начать собирать статусы по проектам и контрольным точкам из системы в автоматическом режиме. Для этого в решении настроены 7 отчетов и 2 дашборда с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем проектов: наличие устава, базового плана, выполнение планов по срокам для каждого проекта. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.

Рис 3. Дашборд «Проблемные проекты»

 
Почему стоит попробовать?

«Реестр проектов» – готовое и уже настроенное решение, которое выгодно отличается и от обычных таск-менеджеров с их ограниченной функциональностью, и от сложных специализированных систем, которые создаются или настраиваются под процессы и задачи конкретной компании. Основное преимущество «Реестра проектов» – быстрое и недорогое развертывание за счет встроенной методологии и поддержки основных процессов проектного управления. Это позволяет произвести запуск системы в течение всего 2-3 недель и сразу начать получать первые результаты:

  • Собирать и структурировать информацию по проектам и портфелям.
  • Осуществлять поэтапный контроль и управление проектами.
  • Привязывать документы к проектам.
  • Отслеживать статусы и степень выполнения проектов, прогнозировать риски по ним.
  • Регулярно в автоматическом режиме собирать отчетность по проектам и их контрольным точкам.

Таким образом, внедряя «Реестр проектов», компании получают в пользование комплексное решение, позволяющее вести актуальный реестр всех проектов и оперативно контролировать их выполнение. Оно уже включает базовый, но достаточный для старта проектный функционал, который можно в последствии «нарастить» и настроить под конкретные задачи.

Поделиться в соц. сетях

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

13 сентября 2021

Статья подготовлена на основе доклада, сделанного на VI Всероссийской конференции «Внедрение проектного управления. Успешный проектный офис»-2021. В своем докладе РПО одной из крупнейших электросетевых компаний России делится опытом автоматизации проектной деятельности и необычной точкой зрения на некоторые процессы управления проектами. 

12 мая 2021

Эффективная система контроля исполнений поручений (СКИП) – это неотъемлемая часть организации. Независимо от того, внедрено ли в компании проектное управление, контроль поручений в том или ином виде есть абсолютно везде.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".