Внедрение системы
Назад к списку статей

Как автоматизация проектного управления помогла увеличить сеть предприятий фастфуда на 22% за год

Внедрение системы

Как автоматизация проектного управления помогла увеличить сеть предприятий фастфуда на 22% за год

Назад к списку статей

Согласно данным исследования РБК, в период пандемии 2020-2021 годов частота посещений россиянами ресторанов быстрого питания сократилась на 20%. Однако спрос на их продукцию оставался высоким, по сравнению с другими заведениями общепита.

Этому в немалой степени способствовал налаженный сервис доставки и возможность продавать фаст-фуд «на вынос».

В этот непростой период к нам обратилось руководство сети предприятий быстрого питания за помощью в решении амбициозной задачи – увеличить количество открытий новых торговых точек без расширения штата Проектного офиса и набора дополнительных руководителей проектов. В этом случае оптимальным решением для компании стало внедрение проектного подхода и автоматизация процесса открытия новых ресторанов.

За счет каких механизмов удалось успешно провести внедрение? Рассказываем в этом кейсе.

Сеть предприятий быстрого обслуживания работает на российском рынке более 10 лет, на сегодня имеет несколько сотен торговых точек в большинстве городов нашей страны.

Как было

  • До внедрения системы ADVANTA в компании не было специализированного инструмента для управления проектами. Статусы проектов и программ отслеживались вручную и велись в раздельных Excel-файлах ответственными за программу проектов. Затем эти данные сводились в один общий отчет координаторами отделов. В сводном отчете содержались данные только об основных вехах проектов и не было возможности увидеть детальную информацию по каждому конкретному проекту.
  • Четкое разграничение ответственности и обязанностей между ключевыми участниками проектов отсутствовало. Из-за этого возникали конфликты интересов. Решение вопросов, находящихся на стыке полномочий разных ролей, часто затягивалось и требовало привлечения топ-менеджмента.
  • В компании не было единого ресурса для хранения документов по проектам. Подготовка и сбор отчетных документов занимали много времени, был риск предоставления неактуальной версии документа, на основе которого можно было сделать не только ошибочные выводы или исказить аналитику, но и выполнить не ту работу.
  • Не было возможности оперативно получать данные по отклонениям от базовых сроков выполнения проектов, рискам, составу проектных команд и т.д.

Почему решили что-то менять

В связи с увеличением плана по открытиям предприятий управлять проектами строительства в ручном режиме было уже нельзя.

Заказчик видел необходимость в оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, создании типового подхода к процессам планирования и решения проектных задач. Кроме того, команда заказчика нуждалась в едином информационном пространстве для ведения коммуникаций и едином хранилище рабочих и отчетных документов с ограничением доступа для сотрудников, не задействованных в проектах.

Для решения этих задач команда заказчика начала поиск подходящей ИТ-системы.

Рассматривали несколько вариантов, в итоге остановили свой выбор на системе ADVANTA, в пользу которой сыграли несколько весомых аргументов: интуитивно понятный интерфейс платформы, наличие инструментов для автоматизации процессов управления проектами, внушительный опыт команды по внедрению решений в сфере ритейла и дистрибуции и кейсы по управлению проектами масштабирования бизнеса.

Цель внедрения

Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов, направленных на планомерный рост сети торговых точек компании.

Приоритетные задачи для заказчика

  • Получить единую систему управления проектами с осуществлением контроля статуса и здоровья портфеля проектов.
  • Разграничить права доступа в проектах.
  • Настроить шаблоны типовых проектов.
  • Настроить инструмент уведомлений при массовом делегировании задач.
  • Обеспечить возможность контроля и управления загрузкой трудовых ресурсов.
  • Автоматизировать сбор данных о статусе мероприятий.
  • Настроить общий ресурс для хранения документов по каждому проекту с ограничением доступа для сотрудников, которые не входят в проектную команду.

demo

Что сделано

  • Настроены формы сбора данных по проектам/задачам/контрольным точкам.
  • Настроены шаблоны типовых проектов.
  • Настроена рассылка единого уведомления участникам проектов на e-mail с информацией о назначаемых задачах при массовом делегировании.
  • Настроена дополнительная ветка для хранения типовых документов в проектах и зашита в шаблоны.
  • Разграничены права доступа для ключевых участников проектов.
  • Выполнена доработка, позволяющая массово скачивать нужные документы по проектам/регионам/портфелям.
  • В систему внесено 250 проектов заказчика.
  • Создано 14 шаблонов отчетов разной сложности.
  • Задействовано 14 автоматизированных сценариев, позволяющих вести пользователя по процессу управления проектом.
  • Работе в системе полностью обучено 40 сотрудников из разных регионов страны.

Результаты внедрения. Как стало

  1. В 2021 году после внедрения системы увеличилось количество открытых предприятий на 22% по отношению к показателям 2019 года.
  2. Отслеживаются проблемы и риски – руководство получает актуальную информацию в режиме онлайн, что позволяет своевременно реагировать на изменения в проектах и сокращает вероятность денежных потерь.
  3. Сократились трудозатраты при запуске новых проектов за счет автоматизации составления план-графика работ по открытию новых предприятий и уведомлений ответственных при назначении.
  4. Сократилось время на взаимодействие между проектной командой, каждый из участников получил доступ к актуальным данным и возможность отслеживать изменения в реальном времени.
  5. Сократилось время на подготовку отчетности, суммарные трудозатраты на подготовку еженедельного отчета снизились с нескольких дней до 1 дня.
  6. Каждый сотрудник на старте нового проекта знает, за что отвечает и в какие сроки необходимо выполнить задачи.

Планы заказчика по развитию системы

Благодаря внедрению ИТ-системы ADVANTA заказчик смог увеличить количество открытых предприятий, сохранив режим обслуживания и качество продукции на высоком уровне.

Команда заказчика планирует дальше развивать систему проектного управления в своей компании и уже наметила ориентиры на ближайший год: настройка дополнительных сценариев по автоматизации текущих процессов, внедрение дополнений по текущим отчетам и настройка новых.

Особенности проекта для команды ADVANTA

Команде ADVANTA удалось реализовать намеченные в проекте цели благодаря применению нового функционала «Цифрового помощника» (автоматических сценариев – триггеров) и слаженной работе нескольких отделов компании – внедрения, разработки, ИТ.

Новые для нас решения в этом проекте: настройка единого уведомления в почту при массовом назначении на задачи, ролевые согласования и формирование команды в автообновляемой карточке проекта.

На протяжении всего срока реализации проекта специалисты отдела внедрения проводили несколько сложных согласований настроенного решения и находили компромиссные для заказчика варианты.

У каждого проекта своя специфика и нюансы, сложности могут возникнуть на любом этапе, значительно повлиять на ход внедрения.

Главное остается неизменным – поиск оптимального для клиента решения. Мы всегда опираемся на запрос заказчика и доводим проект до максимального результата в каждом конкретном решении.

 

Поделиться в соц. сетях

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Так же будет интересно:

11 августа 2022

В статье говорим про разные управленческие подходы, которые поддерживает Проектный офис, и какие 5 шагов нужно пройти, чтобы успешно внедрить систему управления проектами в компании.

10 августа 2022

Предлагаем оперативно и выгодно решить вопрос импортозамещения, рассмотрев в качестве альтернативы российскую ИТ-платформу. Предоставляем скидку 50% на систему ADVANTA при переходе с западного ПО до 1 октября 2022 года. 

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".