Готова ли Ваша организация к внедрению системы управления проектами?
Вы хотите приобрести систему управления проектами? Поздравляем – вендоры «засыплют» вас материалами: калькуляторами ROI, лучшими скриншотами их систем и историями успеха, чтобы убедить вас, что их решение является единственным разумным выбором!
Но перед тем как согласовать финансирование на покупку системы управления проектами, ответьте на несколько простых вопросов. Если вы не можете однозначно ответить «да» на все эти вопросы или не можете подтвердить данными свои положительные ответы, будет целесообразно отложить покупку до тех пор, пока вы не сможете это сделать.
- Есть ли в вашей организации устоявшиеся практики управления проектами (подтвердите ответ реальными данными)? Если у вас нет задокументированной методологии и нет реальных данных, подтверждающих соответствие этой методологии, то почему вы считаете, что внедрение системы управления проектами что-то изменит?
- Есть ли у вас постоянная поддержка со стороны руководства организации и комитета управления ресурсами? Если вы пытались убедить эти группы стейкхолдеров в преимуществах внедрения системы управления проектами, уверены ли вы в том, что они в достаточной мере поддерживают вас? Все заинтересованы в детальных информационных панелях, показывающих состояние портфеля проектов, и контроле за состоянием и распределением человеческих ресурсов. Но для того чтобы проектные команды начали вводить точные и полные данные, требуется большое количество усилий со стороны руководителей отделов и высшего руководства.
- Кто будет поддерживать инструмент после внедрения (и сможете ли вы найти достаточное финансирование для этих ресурсов)? Вне зависимости от того, выберете ли вы локальную систему управления проектами или будете работать через интернет, вам все-равно понадобится выделить внутренние человеческие ресурсы на поддержку приложения для конечных пользователей, на выявление и решение проблемных вопросов и получение обратной связи от конечных пользователей, чтобы постоянно совершенствовать процедуры и конфигурацию системы. Помимо этого, в зависимости от потребностей организации и от возможностей выбранной вами системы вам может понадобится дополнительная разработка интеграции системы управления проектами с другими системами вашей организации. Будут ли выгоды от внедрения системы управления проектами превышать расходы на эту поддержку? Если нет, то как вы будете обосновывать постоянное финансирование на эти цели?
- Как вы собираетесь обосновать необходимость использования инструмента ключевым конечным пользователям? Ведоры систем управления проектами, как правило, ориентируются на высшее руководство, когда позиционируют СУП как панели управления и инструмент отчетности, но вводить данные для этих панелей и отчетов приходится руководителям проекта и команде проекта. Сможете ли вы сократить или по крайней мере не увеличивать административную нагрузку на этих людей?
Не поймите меня неправильно – система управления проектами может обеспечить значительные результаты, но не убедившись, что есть все предпосылки для получения этих результатов, вы можете приобрести лишь дорогостоящую машину для генерации красивых картинок, вместо действительно полезного инструмента.
Автор статьи Кирон Ди Бондейл (Kiron D. Bondale)
Источник: pmhut.com
