КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования»

КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования» был учережден в июле 2012 года Министерством образования и науки Хабаровского края. Институт реализует программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации педагогов, специалистов и руководящих работников техникумов и колледжей края. За без малого 7 лет успешной работы институт реализовал более 75 проектов в сфере профессионального образования, профориентации, науки и повышения квалификации. 

Направления, по которым ведутся проекты института: научные, социальные, WSR (WorldSkills Russia), образовательные, межрегиональные и международные, собственные проекты развития. Одновременно реализуется порядка 30 проектов.

Институт в цифрах

• 32
  структурных подразделения 
• 6
  направлений проектной работы 
• 27
  техникумов и колледжей объединяет
• 100  
  участников проектов

Проектный подход – совершенно новый вид управления для образовательной организации и системы профессионального образования Хабаровского края в целом. Руководство Института видит в нем большой потенциал для развития и стремится сделать проекты более эффективными и прибыльными. Для этого в структуре института был организован проектный офис, разработана методология проектного управления и внедрена автоматизированная система управления проектами на базе платформы ADVANTA. 

Цель

• Переход на качественно иной уровень управления проектами
• Соответствие тенденции применения проектного подхода в госорганах

Задачи

• Внедрить подход к работе на результат
• Обеспечить контроль отклонений по срокам выполнения проектов и влияния изменений на проекты
• Разграничить проектную и операционную деятельности Института
• Определить четкие зоны ответственности исполнителей за содержание и сроки реализации проектов
• Обеспечить руководству возможность принимать своевременные и точные решения по проектам

Результаты

• Проекты организованы по структуре портфелей, определен универсальный профиль проектов.
• Применена методика управления по контрольным точкам. Введены 2 уровня КТ.
• Настроена автоматическая рассылка единой формы сбора фактических данных.
• Настроены процессы согласования данных.
• Разработаны шаблоны типовых фрагментов сетевого графика проекта.
• Настроены 6 видов отчетов: дорожные карты, отчет по портфелям проектов, отчет с индикацией отклонений по срокам, отчеты по исполнительской дисциплине, финансам, проблемам проектов.
• Реализован механизм эскалации проблем в проектах от исполнителей.
• Выделена зона для операционной деятельности (на примере проектного офиса).
• Проводятся регулярные совещания по статусу проектов и портфеля на основе данных из системы ADVANTA.
• Проведено обучение участников проектной деятельности работе в системе.
• Проведено обучение целеполаганию по SMART, методике управления по КТ, основам сетевого планирования для сотрудников проектного офиса.

Ася Ефимова, руководитель отдела организации и координации проектной деятельности в системе профессионального образования КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования»: 

«Автоматизация проектного управления поставила перед нашей организацией следующие задачи – внедрить проектное мышление и систему управления проектами, чтобы инициировать и реализовывать проекты в соответствии с международными и российскими стандартами проектного управления.

До внедрения системы ADVANTA не было единой оперативной координации проектов Института в части единообразия инициации проектов и оперативности контроля – ресурсов сотрудников проектного офиса для этого не хватало. Сегодня ПО работает не только для нужд Института, но и в целом для системы профессионального образования Хабаровского края (это 27 техникумов и колледжей), кроме этого, на его базе реализуется 5 собственных проектов.

Система автоматизировала процесс сбора контрольной информации по проектам: это касается сроков, внесения изменений, единой формы устава проекта и механизма инициации. Мы внедрили единую форму устава проекта, стали отсматривать цели, результаты проектов, отслеживать, сколько ресурсов затратили на реализацию и что получили в итоге. До этого подобные показатели считали очень укрупненно, без учета внесения изменений в ходе реализации проектов.

С внедрением системы сотрудникам проектного офиса и коллективу Института стало проще и удобнее работать. Автоматизированная система сбора отчетности, постановки задач по крупным проектам, реализуемым не одним структурным подразделением Института, помогла сделать  работу с проектами эффективной, а результаты -  прогнозируемыми».

Рис.1 Настроенное решение. Дерево проектов

Рис. 2. Настроенное решение. Дорожная карта проектов

Рис. 3. Настроенное решение. Контрольные точки

Рис. 4. Настроенное решение. Отчет по КТ

Рис. 5 Настроенное решение. Отчет по портфелю проектов

Факты о системе

• 34
  проекта заведено в систему 
• 721
  задача в проектах
• 534 
  контрольные точки
• 60
  пользователей