IEK Group

В апреле 2020 года к нам обратились специалисты Проектного офиса IEK Group c запросом на изменение модели управления проектами с помощью внедрения системы управления продуктовым портфелем предприятия ADVANTA.

IEK GROUP — один из ведущих российских поставщиков и производителей электротехнического оборудования под брендом IEK, светотехники IEK Lighting и LEDEL, продукции для IT-технологий ITK и оборудования промышленной автоматизации ONI.

В 2020 году в состав IEK Group вошла компания «МПС-Софт», разработчик программного обеспечения для автоматизации зданий и производств MasterSCADA. Отдельно представлена продукция для бюджетных решений под брендом Generica. Через проектную организацию «ПрофЭСКО» компания инвестирует средства в проекты повышения энергоэффективности во всех регионах России.

IEK GROUP в цифрах

• более 20 лет
  на рынке
• более 2 000
  сотрудников 
• 56 000 м2
  площадь цехов
• 246 млн
  производство изделий в год  
• 18, 5  тысяч
  наименований в ассортименте
• от 7, 5%  
  рост продаж в год

Производственная стратегия IEK GROUP основана на непрерывном выводе новых продуктов на рынок. Сегодня эта задача реализуется с использованием проектного и продуктового подходов. В компании действует Проектный офис, который участвует в достижении стратегических целей бизнеса, а ключевые процессы управления проектами закреплены в нормативно-методической базе: разработаны положения, регламенты, инструкции и механизмы проектной мотивации.

Однако так было не всегда.

До начала трансформации поддержка проектной деятельности осуществлялась на базе связки MS Project и SharePoint. В этих системах велось календарно-сетевое планирование, распределялись ресурсы и хранились проектные документы. Коммуникации между участниками происходили преимущественно через Outlook, а подготовка управленческой отчетности требовала выгрузки данных из различных источников с последующей обработкой в Excel.

По мере роста компании, увеличения количества проектов и усложнения продуктового портфеля такой подход стал создавать ограничения для дальнейшего развития. Руководству требовалась более высокая прозрачность проектного портфеля, единое информационное пространство и возможность оперативно принимать управленческие решения на основе актуальных данных.

Почему решили изменить систему и модель управления проектами?

1. Агрессивная внешняя среда, требующая высокой скорости управления изменениями и адаптивности подходов к реализации тех или иных задач.
2. Рост требовательности Клиентов к предлагаемому продукту.
3. Изменения предлагаемого продукта – ранее это был простой физический продукт, сейчас – это сложные комплексные решения.
4. С ростом компании и числа реализуемых проектов существующее ИТ-решение перестало справляться с поставленными задачами.

Руководству компании был необходим верхнеуровневый контроль за реализацией портфеля проектов и инструмент для повышения проектной производительности – охвата теми же ресурсами большего количества проектов. Рассмотрев несколько вариантов ИТ-систем, заказчик предпочел российскую платформу для управления проектами ADVANTA.

К моменту запуска трансформации система проектного управления в компании находилась на раннем этапе зрелости. По словам Ирины Пятовой, руководителя Проектного офиса IEK GROUP, отсутствовали единые регламенты, стандартизированные роли, обучающие материалы и система проектной мотивации. Проектный офис начал работу с формирования базовой методологии управления проектами, создания обязательных шаблонов документов и единых правил реализации инициатив.

Ирина Пятова, руководитель Проектного офиса IEK Group: «Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA еще и потому что, в отличие от всех остальных, это комплексное ИТ-решение. У него достаточно быстрые сроки внедрения, настройки без программирования, приемлемая стоимость лицензий, сбалансированный функционал по всем направлениям. Большой плюс – обучение пользователей, консалтинг по управлению проектами, техподдержка с выделенным менеджером».

Какие цели поставил заказчик перед внедрением системы?

• Получение инструмента для поддержки производственной стратегии компании
• Организация процессов разработки продуктов для внутреннего и внешнего клиента
• Создание универсального механизма для вывода продуктов на рынок от идеи до результата
• Технологическая поддержка подразделений в части введения продуктового подхода в ежедневную деятельность компании

Трансформация проектного управления как отдельный проект

В IEK Group внедрение ADVANTA рассматривалось не как ИТ-проект, а как часть масштабного проекта по развитию проектного управления. Начиная с 2019 года компания последовательно выстраивала единую систему управления проектами: формировала методологию, развивала компетенции сотрудников, внедряла проектную отчетность и механизмы управления портфелем инициатив.

Одним из ключевых принципов стало минимально необходимое количество документов и процедур. Проектный офис стремился создать понятную и удобную среду для руководителей проектов, сохранив баланс между контролем и гибкостью.

Ирина Пятова, руководитель Проектного офиса IEK Group:

«Для нас было важно правильно сформулировать идею и найти внутреннего бизнес-заказчика для этой идеи. Дальше на стадии исследования сформировать правильное ТЗ на проект и уже спроектировать на его основе продукт. Что касается регламентов, нам важно было пойти в сторону адаптивных методологий и понять, на каких стадиях жизненного цикла продукта мы работаем гибко (с применением продуктового подхода), а на каких мы четко ставим планы, пишем Уставы проектов, фиксируем показатели, используя проектный подход».

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

• Проведен аудит существующих в компании процессов проектного управления, выявлены узкие места, определены задачи, которые закроет система и результат компании на выходе.
• Настроено комплексное ИТ-решение, включающее в себя крупные контуры: основные компоненты проектного управления, модуль управления финансами и ресурсами.
• В систему заведены все проекты и пользователи (более 400).

Помимо автоматизации процессов, большое внимание было уделено развитию компетенций участников проектной деятельности. В компании появились обучающие программы для руководителей проектов, тестирование знаний по ролям и этапам жизненного цикла проекта, а также внутренняя база знаний по проектному управлению.

Одновременно была проведена перестройка организационной модели проектного управления. В компании выделили корпоративный проектный офис, отвечающий за методологию, развитие системы управления проектами, а также функциональные проектные офисы, которые занимаются непосредственным сопровождением и реализацией проектов в бизнес-подразделениях. 

Смотрите вебинар «Проектный офис в эпоху цифровой трансформации кейс компании IEK GROUP»

Каких результатов удалось достичь?

• с нескольких дней до нескольких минут!
  сократилось время на подготовку отчетности по проектам
• 79%! 
  экономия временных затрат руководителя проекта

1. На базе платформы ADVANTA создана единая система управления разработкой и выводом на рынок новых продуктов. Регламентирована стадия генерации идей, налажен сквозной процесс создания продукта – от идеи до результата.

Рис.1. Настроенное решение. Исследование идей и реестр идей в ADVANTA

2. ИТ-решение обеспечивает поддержку двух подходов – проектного и продуктового.

3. Автоматизирован сбор отчетности. Время на подготовку отчетов сократилось на порядок – с нескольких дней до нескольких минут.

Рис.2. Отчет «Дорожная карта» в системе ADVANTA

Рис. 3. Отчет «Загрузка ресурсов»

4. Настроены дашборды (панели управления) для топ-менеджмента. Руководству компании доступны в любой момент времени данные по статусу и состоянию отдельных проектов и по портфелю в целом.

Рис.4. Дашборд «Состояние портфеля проектов»

Рис.5. Дашборд «Здоровье портфеля проектов»

5. В системе хранятся все нормативно-методологические документы по управлению проектами. Сформирована и постоянно пополняется собственная база знаний по проектному управлению.

Развитие проектной культуры и компетенций

Одним из результатов проекта стало формирование единой среды проектного управления. Для сотрудников были разработаны методические материалы, обучающие курсы и цифровая база знаний. Руководители проектов получили единые правила работы, а руководство компании — стандартизированный подход к управлению инициативами и контролю исполнения.

От цифровизации проектов к управлению операционной эффективностью

Развитие проектного управления в IEK Group не ограничилось автоматизацией проектной деятельности. После внедрения ADVANTA компания начала использовать проектный подход как инструмент повышения операционной эффективности.

На одном из отраслевых мероприятий Дмитрий Пермяков, руководитель центра операционной эффективности IEK Group, рассказал, что ранее многие инициативы по улучшению процессов сталкивались с типичными для крупных компаний проблемами: идеи терялись на этапе реализации, результаты улучшений было сложно контролировать, а оценка достигнутого эффекта зачастую выполнялась уже постфактум.

По его словам, даже при наличии большого количества инициатив компании часто не получают ожидаемого эффекта, если отсутствует единая система управления изменениями и контроля реализации.

После внедрения ADVANTA и развития проектного подхода компания получила возможность выстроить прозрачный процесс управления инициативами по повышению эффективности. Каждая идея проходит оценку ожидаемого эффекта, получает ответственного за реализацию и контролируется на протяжении всего жизненного цикла.

Дмитрий Пермяков отмечает, что операционная эффективность — это не просто сокращение затрат. Гораздо важнее получать лучший результат для бизнеса и клиента, используя время, ресурсы и бюджет максимально рационально. Именно поэтому в IEK Group инициативы по улучшениям рассматриваются как полноценные проекты с понятными целями, сроками и показателями результата.

Особое внимание уделяется управлению портфелем инициатив. После стратегических сессий и мероприятий по поиску улучшений компания может получать сотни предложений. Однако благодаря единым критериям оценки в работу попадают только те инициативы, которые обладают подтвержденным потенциалом эффекта и соответствуют стратегическим целям бизнеса.

Важную роль в этом процессе играет единое информационное пространство, созданное на базе ADVANTA. Руководители в режиме реального времени видят статус инициатив, отклонения, ожидаемый и фактический эффект, а также планы корректирующих действий. Это позволяет существенно ускорять принятие управленческих решений и повышать прозрачность управления изменениями.

Таким образом, опыт IEK Group показывает, что внедрение системы управления проектами стало не только инструментом цифровизации проектной деятельности, но и основой для построения системы управления операционной эффективностью компании.

Выводы

Опыт IEK Group показывает, что цифровизация проектного управления невозможна без развития методологии, компетенций и организационной структуры. В компании внедрение ADVANTA стало не просто заменой ИТ-системы, а частью комплексной трансформации проектного управления.

За несколько лет удалось перейти от разрозненных инструментов и локальных практик к единой системе управления продуктами и проектами. Сегодня ADVANTA используется не только для управления проектами, но и как единая среда взаимодействия, отчетности, планирования ресурсов, ведения проектной документации и накопления корпоративных знаний.

По словам Ирины Пятовой, дальнейшее развитие связано с расширением продуктового подхода, развитием портфельного управления и интеграцией проектной системы с другими корпоративными платформами компании.