Казпочта

О компании

• 18
  филиалов
• 3 000
  отделений
• 20 000
  сотрудников

В компании активно идет процесс модернизации и перехода к качественному предоставлению услуг, что означает не только улучшение обслуживания, но и технического, операционного, технологического, информационного обновления почтовой сети.

Цель

• поддержать интенсивное развитие почтовых отделений по всей стране и обеспечить рост рентабельности услуг

Ержан Серикбаев, директор Департамента трансформации проектного управления АО «Казпочта»: «В данный момент наша компания, как и вся Республика Казахстан, переживает этап бурного роста. Взят курс на цифровизацию – активное внедрение цифровых технологий в работу ключевых предприятий страны. Уход в цифровое пространство, развитие технологий электронной коммерции, участие в программе трансформации бизнеса – и это еще не весь спектр направлений, которые поддерживает сегодня «Казпочта». В реализации – более 70 проектов различного масштаба и уровня сложности, связанных с модернизацией сервиса для клиентов и повышением качества услуг. Для эффективного управления портфелем проектов нам было необходимо комплексное решение, которое мы нашли в платформе «Адванта».

Основными целями внедрения системы были: 

- автоматизация процессов проектного управления в компании

- сокращение времени на сбор отчетности

- создание единой информационной среды для всех участников проектной деятельности

Итоговый функционал системы включал в себя: реестр проектов, календарное планирование, контроль сроков, бюджетов, затрат и выгод от проекта. Система оказалась легкой в настройке (не требовала дополнительного программирования), гибкой в подготовке отчетности и управлении проектной документацией. 

Задачи

• собрать максимально полные данные обо всех реализуемых проектах развития в сжатые сроки
• автоматизировать управление бюджетом проекта и постпроектный мониторинг финансового результата, полученного с использованием продукта проекта
• упростить формирование регламентированной отчетности для управляющей компании
• вовлечь территориально распределенных участников проектов в единое пространство коммуникации и обеспечить регулярную актуализацию сведений о ходе реализации проектов

Результаты проекта

• За три недели в систему перенесены более 70 проектов с откорректированными планами и финансовыми данными, сформирована первая отчетная информация.
• Внедрена методология управления проектами по контрольным точкам, обеспечен контроль соблюдения методологии.
• Автоматизирован постпроектный мониторинг финансовых результатов.
• Разработано 2 дашборда: контроль статусов реализации проектов для инвестиционно-инновационного комитета и рейтинг эффективности руководителей проектов.

Официальный отзыв о проекте 

Рис. 1. Настроенное решение: структура объектов

Рис.2. Настроенное решение: дорожная карта КТ

Рис.3. Настроенное решение: дашборд для ИИК

Рис.4. Настроенное решение: дашборд эффективности

Факты о системе

• 80 проектов
  отслеживаются в системе
• 500
  контрольных точек
• 5 000
  задач 
• 150
  поручений
• 130
  пользователей
• 3 типа проектов
  проекты развития, инфраструктурные и процессные

Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»: «Решение, разработанное для «Казпочты», получилось образцовым. Его элементы – особенно в части отчетности и дашбордов – наверняка, будут использоваться в других проектах внедрения нашей компании. В этом, как минимум наполовину, заслуга сотрудников департамента трансформации и проектного управления «Казпочты», с которыми мы делали проект. Другая особенность проекта – максимально сжатые сроки. Мы запустили контуры управления сроками и бюджетом в промышленную эксплуатацию всего за четыре недели, а это более 70 проектов».