ТЕНТО

Компания «ТЕНТО» - один из лидеров рынка интеграции систем автоматизации и диспетчеризации объектов жилой, коммерческой и промышленной недвижимости. Для повышения эффективности проектного управления компания в марте 2013 года внедрила информационную систему управления проектами Адванта.

Предпосылки внедрения

Решение о внедрении системы управления было принято руководством компании в рамках глобального проекта по перестроению и оптимизации бизнес-процессов. Единовременно в «ТЕНТО» ведется от 10 до 25 проектов полного цикла, каждый из которых может длится от 3 месяцев до 5 лет. До внедрения системы управления проектами Адванта менеджеры подразделений пользовались различными инструментами управления: от MS Excel до Google-календарей и средств MS Project. Отсутствие в компании единой системы не позволяло высшему руководству оперативно получать сводную информацию, а сотрудники тратили много времени на сбор данных, подготовку отчетов и отражение статусов задач.

Выбор системы

При выборе системы управления проектами были рассмотрены практически все варианты, представленные на российском рынке. Но большинство из них не соответствовали поставленным задачам. Компания «ТЕНТО» искала систему, которая позволяла бы пользоваться инструментами планирования, мониторинга и контроля проектов, обладала возможностью интеграции с системой бухгалтерского учета, и имела модуль для ведения документооборота.

После тщательного анализа существующих решений по управлению проектами руководство остановило свой выбор на системе Адванта. Среди конкурентов систему выделило оптимальное соотношение обширных функциональных возможностей и цены, а также соответствие требованиям компании к системе управления проектами.

Внедрение

Внедрение было реализовано в несколько этапов. На первом этапе в Адванту были перенесены базовые процессы, в которых участвуют все сотрудники: учет корреспонденции, документооборот и проектные коммуникации. Параллельно в течении первой недели внедрения проходило активное обучение пользователей по программе «Управление проектами» в ИСУП. Обучение строилось на текущих задачах компании за счет чего происходило активное вовлечение сотрудников в процесс работы в системе управления.

На второй неделе приступили к реализации следующего этапа: руководство и сотрудники компании начали планировать и контролировать исполнение проектов через систему. Первоначально в систему был внесен реестр проектов с базовой информацией. Далее было запущено более детальное планирование по ключевым проектам, введено планирование и учет движения денежных средств. Поэтапно в системе запускались новые модули и подключались дополнительные пользователи.

Поскольку сотрудники компании успешно осваивали внедряемый функционал, было принято решение о более раннем запуске промышленной эксплуатации.

Всего в компании «ТЕНТО» специалистами компании Адванта Групп были внедрены следующие функциональные блоки системы:

• документооборот и контроль поручений;
• онлайн совещания в формате дискуссий;
• управление проектами;
• управление финансами проекта;
• управление человеческими ресурсами.

Сейчас каждый проект компании «ТЕНТО», который ведется в системе Адванта, имеет свой «паспорт» - интернет-страницу, на которой содержится вся необходимая информация. На главной странице проекта расположена сводная информация о проекте: руководитель и исполнитель, список задач, запланированные сроки и статус выполнения, описание целей и классификационные признаки (реквизиты). Это помогает команде проекта всегда быть в курсе текущего состояния проекта, легко обмениваться документами и обсуждать рабочие вопросы в режиме онлайн.

В системе управления проектами Адванта был настроен модуль управления входящей, исходящей и внутренней документацией, ведутся согласования договоров, коммерческих предложений, проектной документации.

Для контроля бюджета по портфелю проектов в системе управления проектами Адванта были настроены отчеты:

• фактический бюджет проекта;
• платежный календарь;
• доходность проекта накопительным итогом;
• освоенный объем проектов.

Рабочая группа из консультантов Адванта Групп и специалистов по 1С компании «ТЕНТО» разработали концепцию интеграции системы управления проектами с технологической платформой 1С. После чего, используя API Адванты, специалисты по 1С «ТЕНТО» самостоятельно реализовали необходимые сервисы, обеспечивающие интеграцию двух систем.

Информационная система управления проектами Адванта решила все задачи, которые ставились перед началом внедрения:

• помогла повысить контролируемость и прозрачность хода реализации проектов;
• автоматизировала и унифицировала процессы передачи и хранения данных и информации по проектам;
• снизила рутинную бумажную работу, повысила производительность управленческого персонала;
• стала единой базой корпоративных знаний.