КОМОС ГРУПП

КОМОС ГРУПП - один из крупнейших в России агрохолдингов с полным производственно-сбытовым циклом. Вот уже два года как компания использует корпоративную систему управления проектами Адванта для управления всеми проектами холдинга. Бердов Вячеслав, начальник управления стратегического планирования и развития КОМОС ГРУПП, рассказывает о развитии системы управления проектами, типовых проектах холдинга и системе мотивации участников проекта.

- Ваша компания работает в системе Адванта уже два года. Расскажите о том, как изменился подход к работе за это время.

- За эти два года работа в системе Адванта перешла в стадию операционной деятельности. Сейчас это выстроенный и сформированный процесс. Любой новый проект, который инициируется у нас в компании, всегда выносится на наш коллегиальный орган – инвестиционный совет. Если инвестиционный совет одобряет проект, то он в обязательном порядке заносится в систему управления проектами Адванта. С этого момента начинается строгий контроль над реализацией проекта со стороны проектного офиса. Проектный офис отслеживает все отклонения и информирует о них руководителя проекта или ответственного куратора. Если замечания существенные – например, большие расхождения с базовым планом или прогнозируется превышение бюджета – проект вновь выносится на инвестиционный совет.

- Сколько сейчас проектов находится в рабочем режиме в системе? Какие типы проектов реализует КОМОС ГРУПП?

- Сейчас мы отслеживаем до 30 активных проектов с общим объемом капиталовложений около 2 миллиардов рублей. Инвестиционные проекты в системе Адванта разделены по субхолдингам, а организационные проекты по типам. В частности, среди организационных проектов реализуются проекты внедрения новых брендов, выходы на новые рынки. Среди инвестиционных проектов - запуск нового оборудования, техническое перевооружение, стройка, реконструкция и расширение производственных участков. Самый большой инвестиционный проект, который сейчас реализует КОМОС ГРУПП – реконструкция мясного комплекса с бюджетом, превышающим 450 миллионов рублей.

- А сколько примерно участников в одном проекте?

- Наша средняя команда проекта состоит из 10 человек. Проектный офис занимается также и отслеживанием проектной методологии. Если мы видим, что нам представили команду проекта, состоящую из 28 человек, мы начинаем рассматривать функции каждого участника в проекте. Например, был случай, когда включали в проект сотрудника отдела кадров. Что он делает в проекте? Выписывает приказы на перевод персонала из одного подразделения в другое. Такого участника проекта мы исключаем – это его должностные обязанности, он должен решать их в рамках своей операционной деятельности. Но наша цель не сэкономить деньги, а правильно реализовать проект.

- Вы затронули очень интересный для многих вопрос о мотивации участников проектов. Расскажите, как устроена проектная мотивационная система в холдинге КОМОС ГРУПП.

- Материальная мотивация сотрудника за участие в проекте зависит от общего количества участников, его квалификации и срока, в течение которого он участвует в проекте. Мы долго шли к этой системе, но теперь никто себя обиженным не чувствует. Обратите внимание, что размер оклада не влияет на размер мотивационного бонуса: участник проекта может быть из низшего звена или из топ-менеджеров - мотивация будет рассчитываться одинаково. За основу мы взяли средний уровень заработной платы в компании. Помимо этого, мы исключили мотивацию для кураторов проекта. Поскольку, как правило, куратор проекта - топ-менеджер, который получает годовой бонус, зависящий от развития предприятия. И если он получает материальную мотивацию от реализации проекта, то получается, что он премирован дважды.

- Расскажите о том, как организован процесс коммуникаций и документооборота по проектам в системе Адванта.

- Стоит сразу отметить, что для организационных проектов мы используем Адванту как систему взаимодействия, а для инвестиционных как систему отчетности, хотя грани между типом проекта и возможностями системы нет. В организационных проектах всегда бурные обсуждения документов, отчетов и просто общения. В инвестиционных проектах другая картина: в систему вносится только окончательные итоги реализации проекта за неделю, которые видит наш проектный офис и которые контролируют наши руководители.

- Как вы мотивируете участников проектов заполнять информацию о проекте в системе?

- Руководство КОМОС ГРУПП поддерживало и поддерживает развитие системы в компании. Наш генеральный директор всегда напоминает, что проект обязательно должен быть занесен в систему Адванта, чтобы вся деятельность компании была прозрачной. Конечно, иногда появляются сложности, чтобы убедить человека вести проект в системе, но я думаю, такие проблемы есть у всех. Мы нашли такое решение: сейчас проектный офис берет на себя контроль за прохождением платежей, относящихся к проектной деятельности. Работа будет выстроена так - есть заявка на оплату какому-то контрагенту по проекту, мы смотрим: если проект ведется и вся информация по нему присутствует, то деньги уходят, если есть какие-то замечания, то деньги замораживаются до момента исправления всех замечаний. На данный момент это пока единственная видимая схема влияния на руководителей, чтобы они грамотно вели проекты и своевременно предоставляли информацию по реализации.

- А как обстоит ситуация с отклонениями от сроков проектов после внедрения системы управления проектами Адванта?

- Сейчас отклонений от сроков стало действительно меньше. Раньше руководители не чувствовали особой возложенной на них ответственности и позволяли себе некоторые недоработки на этапе планирования проекта. После внедрения системы Адванта все знают, что в случае существенных отклонений они будут отвечать перед инвестиционным советом. Да, отклонения в проектах все равно остались, но теперь мы, как проектный офис, можем их контролировать. Раньше об этих отклонениях узнавали, когда они становились уже совсем критичными. То есть, когда руководителю проекта уже совсем деваться было некуда, он шел на поклон к генеральному директору и рассказывал об отклонениях в своем проекте. Сейчас же, при постоянном контроле проектов, проектный офис видит все отклонения в онлайн режиме и может задать вопросы по видимым изменениям. Если изменения в сроках или бюджете превышают 10%, руководитель проекта выходит на инвестиционный совет и защищает уже скорректированный проект, с учетом изменений. Там уже решается, выделяем ли мы дополнительные сроки и бюджет на проект или нет. Каждое последующее отклонение будет также выноситься на совет и также защищаться. Теперь, если отклонения и возникают, то они вызваны, по большей мере, форс-мажорными обстоятельствами.

- Вячеслав, подведите, пожалуйста, общий итог. Расскажите о том, каких результатов удалось достичь компании КОМОС ГРУПП, внедрив проектное управление на базе системы управления проектами Адванта.

- Как руководитель проектного офиса, я в большей мере расскажу о тех выгодах, которые получил проектный офис с внедрением системы Адванта. Раньше у нас не было никакой информации по проектам, которые реализуются в холдинге. В Холдинге работает около 16 000 сотрудников, каждый что-то делал, какие-то проекты реализовывались. Раньше инициация проекта проходила так: пришли к генеральному директору, получили денег на проект, через год отчитались, получили бонус. С внедрением системы управления проектами Адванта ситуация радикально изменилась. Люди знают, что есть проектный офис, что по реализации проекта необходимо отчитываться в системе. Появилась прозрачность проектов, появились сроки, суммы, план графики, люди. Мы знаем, где кто задействован. Стали появляться плановые проекты, связанные проекты в рамках портфеля проектов. Например, сейчас большой блок проектов по молочному субхолдингу связан между собой. В этих проектах будет происходить обмен сырьем. Соответственно они даже на инвестиционный совет выходят вместе, потому что проекты связаны и бюджетом, и сроками, и результатом. То есть система Адванта способствует консолидации результатов проектов. Теперь мы с легкостью можем контролировать проекты удаленных дивизионов: несмотря на то, что этих людей мы не часто видим и не часто с ними общаемся, мы все равно контролируем реализацию их проектов. Каждые две недели они также предоставляют в проектный офис информацию, и благодаря системе я знаю, что проекты активны и актуальны. Для нас система стала необходимым инструментом контроля и влияния на руководителей проектов, сотрудников компании и управления проектным офисом.

Резюме

В результате развития проектного офиса и использования системы Адванта отклонения по портфелю в 40 проектов, которые есть сейчас, в абсолютном выражении стали сопоставимы с отклонениями, которые были в холдинге 2 года назад, до внедрения системы, по портфелю всего из 4 проектов. Если тогда отклонения доходили до 100%, то сейчас не превышают 10%. Можно сказать, что эффективность управления проектами выросла в 10 раз!