АНО ДПО «Техническая Академия Росатома»

Как повысить эффективность компании с помощью автоматизации процессов проектного управления?

АНО ДПО «Техническая Академия Росатома»
Отрасль: ОПК и машиностроение

В октябре 2020 года к нам обратилось руководство Центра информационных систем поддержки обучения – одного из ведущих подразделений Технической Академии Росатома.

АНО ДПО «Техническая Академия Росатома» имеет 55-летнюю историю и специализируется на дополнительном профессиональном образовании, профессиональной переподготовке и поддержании квалификации руководителей и специалистов атомной энергетики и промышленности.

 

 
Направления деятельности Академии
  • дополнительное профессиональное образование в области ядерной и радиационной безопасности, национальной безопасности, поддерживающих процессов атомной отрасли;
  • подготовка персонала зарубежных АЭС (в том числе – строительный персонал и персонал технического обслуживания и ремонта АЭС);
  • подготовка персонала ядерной инфраструктуры (включая профессорско-преподавательский состава и трансфер ядерного образования);
  • информационно-консультационные услуги (в т.ч. разработка учебно-методической документации, научно-техническая экспертиза, аттестация и сертификация технических средств защиты);
  • конференц-сервис (включая организацию и проведение конференций, гостиничный сервис, организацию питания и быта российских и зарубежных слушателей, транспортно-логистические и визовые услуги, полиграфию).

  

Академия сегодня – это образовательный, научно-методический центр Госкорпорации «Росатом» в области обеспечения безопасного использования атомной энергии и единый отраслевой центр развития компетенций в области ядерных технологий.

 

ТехАкадемия Росатома в цифрах

  • 295
    программ отраслевого обучения
  • 240
    программ подготовки персонала АЭС
  • 420 000
    отраслевых слушателей обучено с 1967 года
  • 98 500
    м2, общая площадь учебных площадок  
  • 14 
    спецлабораторий
  • подразделений
  • > 1000
    сотрудников
  • 29 
    зарубежных партнеров

 

В 2018 году руководством Академии был взят курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов. Первым этапом преобразований стало создание проектного офиса, методологии и единых стандартов управления проектами. Следующий закономерный шаг – автоматизация процессов для основных типов проектов, реализуемых в учебном заведении:

  • инвестиционный проект развития, цель которого – запуск интегрированного экспортного продукта «Подготовка персонала ядерной инфраструктуры, персонала подрядных организаций, эксплуатационного персонала атомных станций, строящихся за рубежом по российским проектам»;
  • проекты подготовки персонала зарубежных АЭС (включая предконтрактную подготовку);
  • проекты по оказанию информационно-консультационных услуг (проекты длительностью от месяца до года).

 

Почему решили что-то менять?

До этого момента у организации не было единой информационной системы управления проектами. Планирование проектов обучения велось в различных программных продуктах. Мониторинг проектных работ осуществлялся администраторами в MS Project. Сбор данных и подготовка отчетности велась в ручном режиме и занимала достаточно длительное время.

Раз в месяц сводная информация по проектам передавалась в проектный офис для подготовки итогового отчета Ректору. Данные по финансам выгружались из 1С и сводились в таблицах Excel. Руководство Академии не могло видеть в реальном времени общую картину с актуальными статусами проектов, в том числе международного. Соответственно, было достаточно сложно управлять финансами и сроками проектов, а значит, расширять портфель образовательных программ.

Руководству Академии был необходим единый инструмент, который позволил бы повысить прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия эффективных управленческих решений.

 

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: «Изначально перед системой была поставлена задача автоматизации процессов управления проектами. Но мы ставили перед ней и более глобальную цель – повышение эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей всех уровней. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом»

Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и обеспечивать легкую интеграцию с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствовала информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

 

Какие цели и задачи поставил топ-менеджмент Академии перед проектом внедрения?
  1. Повышение эффективности и прозрачности проектного управления;
  2. Настройка инструментов сбора данных по проектам с учетом действующих в Академии процедур;
  3. Перенос графиков из MS Project и данных по финансам из 1С;
  4. Автоматизация процессов подготовки отчетности для руководства, в том числе финансовой.

 

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

Проект внедрения специалисты ГК ADVANTA совместно с командой заказчика реализовывали около года в несколько этапов.

Сначала были настроены основные компоненты проектного управления – реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов.

В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды (информационные панели управления) по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта.

Запуск системы в эксплуатацию состоялся уже через 3 месяца после старта проекта. Завершающие фазы внедрения заказчик провел своими силами – произвел настройку системы под проекты по подготовке персонала зарубежных АЭС и оказанию информационно-консультационных услуг.

 
Каких результатов удалось достичь?
  • На базе платформы ADVANTA создана единая система управления проектами Академии.
  • Внедрены функциональные контуры управления: портфели и программы, реестр проектов, содержание и сроки, статус-отчеты и эскалация проблем, финансы и бюджет.
  • Применена методика управления по контрольным точкам. Налажен четкий контроль этапов проектов со стороны всех участников.

Рис.1. Настроенное решение. Исполнение КТ по компоненту

  • В систему успешно импортированы графики из MS Project и данные по финансам за 5 лет по 15 компонентам.
  • Сформирована единая структура хранения информации по типам проектов.

 Рис.2. Дерево проектов в системе ADVANTA

Рис.2. Дерево проектов

  • Настроена отчетность о статусе работ, задач, отдельных компонентов и проекта в целом, исполнению бюджета. Трудозатраты и время на подготовку отчетности снизились в 3-5 раз.

Рис.3. Финансовый отчет по проекту в системе ADVANTA

Рис.3. Финансовый отчет по проекту

  • Подготовлен дашборд по проекту, обобщающий информацию по статусу работ и исполнению бюджета.

Рис. 4. Настроенное решение. Дашборд по статусу компонентов в системе ADVANTA

Рис. 4. Настроенное решение. Дашборд по статусу компонентов

  • Настроены отчеты для оперативного отслеживания отклонений, возникающих в ходе реализации проектов.
  • Проведено обучение администраторов и ключевых пользователей системы.
  • Произведена интеграция ADVANTA с другими действующими информационными системами Академии.

 

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: «В ходе внедрения ИТ-решения специалистами ADVANTA была оказана экспертная поддержка – развертывание и начальная настройка системы под требования и особенности одного из типов проектов. Было проведено обучение администраторов и конечных пользователей в дистанционном и очном режимах. По мере развития системы и ввода проектов новых типов эксперты ADVANTA сопровождали процесс настройки, делились интересными решениями по результатам ранее выполненных проектов, предлагали способы реализации запрашиваемого пользователями функционала.  

В результате использования системы в несколько раз (от 3 до 5) сократилось время на подготовку отчетов, так как сформирована единая система хранения информации. Полученную выгоду можно описать в единицах рабочего времени руководителя проектов – экономия до 10-15%.

Внедрение системы упростило проектную деятельность в компании: унифицированы требования к вводимой информации, данные быстро обрабатываются и результат предоставляется в требуемом для участников проектов виде. Разработана система дашбордов, позволяющая в онлайн режиме получать оперативную информацию о ходе и состоянии проекта и его компонентов».

 

Выводы

Заказчик отмечает, что внедрение ИСУП позволило качественно улучшить процессы управления проектами Академии и обеспечило менеджмент актуальной информацией по статусам выполнения проектных работ.

В ходе работы над проектом командам внедрения с обеих сторон удалось выстроить эффективные партнерские взаимоотношения, что является залогом успеха любого проекта организационных изменений.

 


Протестируйте возможности системы

Заказать демоверсию
Скачать кейсы

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Демоверсия Стартового решения


Для отправки ссылки на демоверсию, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png


Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".