БАРС Груп

«БАРС Груп» – ведущий российский разработчик и интегратор облачных систем управления. Компания работает на рынке IT с 1992 года и занимается реализацией комплексных региональных, федеральных и международных IT-проектов для государственных и коммерческих заказчиков. Головной офис и производственный центр «БАРС Груп» расположены в Казани, производственный офис– в Набережных Челнах, есть филиалы в Москве и Новосибирске.

Ежегодно «БАРС Груп» реализует около 500 проектов, заказчиками которых могут выступать не только отдельные учреждения, но и федеральные министерства и субъекты РФ в целом. В зависимости от масштаба проекта, в его реализации может быть задействовано до 200 специалистов из всех подразделений компании. Компания динамично развивается, что требует формализации деятельности и системного подхода по управлению всеми проектами компании. Для стандартизации методов проектного управления и контроля проектной деятельности в конце 2013 года было принято решение о создании проектного офиса и внедрении единой информационной системы управления проектами.

Предпосылки внедрения

До внедрения единой системы управления проектами на уровне бизнес-единиц компании работали локальные системы собственной разработки. Информацию по всем проектам компании было сложно консолидировать, сложности возникали и со стандартизацией процессов.

Руководство компании, которая сама является разработчиком облачных систем управления, встало перед выбором: разрабатывать единую систему самим, либо купить готовую на рынке? Эксперты компании оценили необходимые инвестиции в разработку и поддержку собственной информационной системы управления проектами. Оценив стоимость ресурсов, руководство компании приняло решение, что более эффективно направить эти инвестиции в свой собственный бизнес для разработки рыночной линейки решений «БАРС Груп». Также в пользу выбора готового решения говорили сроки запуска новой системы в эксплуатацию.

Выбор решения

При выборе системы управления проектами рассматривалось множество различных решений. Руководство «БАРС Груп» искало систему, которая должна была:

• содержать и отображать актуальную и полную информацию по всем проектам компании с возможностью детализации;
• показывать текущее состояние проекта как в базовом плане, так и в текущем состоянии (с учетом изменений, произошедших в ходе реализации);
• содержать функции контроля ресурсов, задействованных на проектах;
• содержать функции планирования бюджетов проектов и контроля их исполнения;
• обеспечивать подготовку оперативных отчетов в графическом и табличном представлениях в разрезе проектов, продуктов и бизнес-единиц компании.

В итоге выбор был сделан в пользу системы управления проектами Адванта, которая не только удовлетворяла всем требованиями, но и обладала возможностью самостоятельной настройки, что оказалось крайне ценным для специалистов компании. Помимо этого, компания «БАРС Груп» поддерживает курс на импортозамещение в сфере IT, поэтому немаловажным для руководства стал тот факт, что Адванта – система отечественной разработки.

До принятия окончательно решения о покупке системы Адванта, компания «БАРС Груп» провела ее тестирование на реальном проекте. Для этого был настроен прототип системы на основе проекта с большим количеством этапов и задач. В тестовую систему был предоставлен доступ Заказчику компании «БАРС Груп» для мониторинга реализации проекта.

После успешного тестирования было принято решение о покупке системы.

Внедрение системы управления проектами Адванта

В компании действует матричная структура проектного управления, включающая заместителя генерального директора по проектному управлению, ответственных за проектное управление в каждой бизнес-единице компании, руководителей проектов. Все менеджеры приняли активное участие в проекте внедрения.

Система Адванта была настроена специалистами «БАРС Груп» самостоятельно без привлечения вендора. Внедрение системы осуществлялось как внутренний проект, по принятой в компании методологии.Проект был реализован за 3 месяца.

«Запуск информационной системы управления проектами собственными силами Заказчика в такой крупной проектной компании всего за 3 месяца – очень амбициозная задача. У нас есть примеры успешного внедрения Адванты и в более сжатые сроки, но с нашей консультативной поддержкой и не на таких больших объемах. На мой взгляд, данный проект был успешно реализован в сжатые сроки благодаря трем факторам: сильная поддержка руководства компании, высокая компетенция руководителя проекта и возможность адаптировать систему под процессы компании без программирования. Проект в «БАРС Груп» является одним из самых крупных и успешных проектов внедрения Адванты, сделанный силами самой компании» — Дмитрий Мазеин, директор по развитию бизнеса компании Адванта Групп.

Результаты проекта

Поскольку компания очень динамично развивается, то развиваются и инструменты проектного управления. Постоянно принимаются новые регламенты, а в процессе исполнения они совершенствуются. С внедрением системы управления проектами Адванта «БАРС Груп» не пришлось менять модель управления: система хорошо адаптировалась под все существовавшие в компании институты и процессы. При любом изменении в регламенте работ можно легко перенастроить систему без программирования.

Проекты в различных отраслях государственного сектора, реализуемые компанией, обладают своей особой спецификой. Под каждый тип проекта в системе Адванта созданы шаблоны процессов, которые учитывают специфику их контроля.

В практике «БАРС Груп» всё чаще появляются проекты, на которых задействованы специалисты сразу нескольких бизнес-единиц. С появлением централизованной информационной системы руководителям подразделений стало проще контролировать участие своих специалистов в таких проектах и рассчитывать ресурсы. Компании удалось достигнуть повышения эффективности управления проектами за счет более эффективного обмена информацией между подразделениями компании в единой информационной среде.

Проект внедрения Адванты достиг всех целей, которые ставило руководство компании. Сейчас система продолжает развиваться вместе с компанией. В системе активно работают не только проектные отделы, но и другие службы компании: финансовая, юридическая, маркетинг, продажи, HR-департамент.