Теплолюкс-Тюмень

«Теплолюкс-Тюмень» – одна из крупнейших инжиниринговых компаний Западно-Сибирского региона, целью которой является продвижение российских кабельных систем электрообогрева. 

Уже более 15 лет «Теплолюкс-Тюмень» работает с ведущими компаниями нефтегазового комплекса и крупными проектными институтами, осуществляя полный цикл инжиниринговых услуг – от проектирования и поставки до монтажа и обслуживания объектов.

Компания с цифрах 

• более 7000 км
  греющего кабеля смонтированы и успешно функционируют на территории Тюменской области, ХМАО, ЯНАО и др.
• более 200
  выполненных проектов «под ключ» (80% – на постоянном обслуживании)
• 2,5 га   
  складских помещений (Тюмень, Москва, Сургут, Нефтеюганск)
• 722 сотрудника
  из них 502 – рабочие универсальных монтажных бригад
• более 1000 
  завершенных проектов 

Основные направления деятельности компании – проектирование, монтаж и обслуживание систем электрообогрева, теплоизоляции, электроснабжения, АСУ ТП и антикоррозийной защиты.

В 2013 году в компании одновременно велось до 10 крупных проектов. Они были разбиты на стадии, которые курировали разные сотрудники.

Каждый из отделов компании «жил своей жизнью», используя собственные инструменты планирования проектов и ресурсов, что затрудняло общую обработку данных. В определенный момент руководство компании приняло решение о внедрении единого инструмента для ведения проектов – информационной системы управления проектами «Адванта».  

Цель

• Повышение эффективности управления проектами и расширение портфеля проектов за счет ускорения процесса согласования и внедрения контроля поручений

Задачи

• Ускорить процесс согласования документов между руководителями подразделений и генеральным директором.
• Обеспечить оперативный документооборот.
• Снизить время на подготовку отчетности.
• Улучшить коммуникации между подразделениями компании и обеспечить контроль исполнения поручений.

Результаты

• На базе платформы «Адванта» внедрена система управления инжиниринговыми проектами.
• Внедрен электронный документооборот, ведется учет корреспонденции.
• В системе осуществляется контроль поручений, календарное планирование, контроль проектов.
• Налажены внутрипроектные коммуникации.
• Внедрен контур управления человеческими ресурсами.
• Визуализирована структуры бизнеса, ведется единая база контрагентов, паспорт каждой сделки.
• Ведется учет используемых в проектах материалов.
• Руководство компании получило удобный инструмент отчетности: в любой момент можно отследить, на каком этапе реализации находится проект и степень загруженности персонала.
• Возможность руководства из любой точки мира участвовать в проектах и контролировать поставленные задачи.

Оганнес Ходкарян, руководитель направления, «Теплолюкс-Тюмень»: «Полтора года убеждал руководство и других сотрудников нашей компании в необходимости внедрения системы проектного управления. В 2013 году приняли решение внедрять. Начали с небольшого функционала, стали постепенно осваивать систему, расширять знания, более эффективно работать и на сегодняшний день добились хороших результатов. Всем сотрудникам стало удобнее и проще согласовывать документы между отделами, руководителями направлений и главой компании. Раньше были очереди у генерального директора для согласования той или иной задачи или вопроса. А теперь он вообще не привязан к рабочему месту, оперативно согласовывает все необходимые документы, делегирует задачи, контролирует исполнение. 

Рис. 1. Настроенное решение. Структура проектов/структура бизнеса

Рис. 2. Настроенное решение. Направления деятельности

Рис. 3. Настроенное решение. Жизненный цикл проекта

Рис. 4. Настроенное решение. Команда компании с контактами

Факты о системе

• более 50
  проектных работ и столько же производственных задач для цеха сборки отслеживается в системе
• более 100
  пользователей, половина которых находятся на объектах стройки и в удаленных офисах компании
• более 50  
  ежедневных задач по всем отделам
• от 10 до 30 поручений 
  ежедневно создается в системе 
• более 40 
  строительно-монтажных работ

 Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»: «Для компании «Теплолюкс-Тюмень» были внедрены базовые процессы и настроено решение по управлению инжиниринговыми проектами, внедрен электронный документооборот, контур управления HR, налажены коммуникации и контроль исполнения поручений между разными подразделениями компании. Отличительной чертой этого проекта является то, что заказчик сам был инициатором внедрения проектного управления в компании, активно поддерживал все процессы и самостоятельно произвел часть настроек в системе. С такими заказчиками очень приятно работать, и результат, как правило, намного превосходит ожидания».