Управление расписанием проекта: не самый очевидный процесс управления сроками проекта
Выстроенная система контроля сроков проекта с использованием различных инструментов управления сроками проекта — один из опорных столпов проектного управления.
Одним из таких инструментов является расписание проекта — график, который организует задачи, ресурсы и сроки выполнения в рамках проекта, позволяя завершить его в установленные сроки.
Расписание проекта детализирует, что и когда должно быть сделано, а также учитывает взаимосвязи между задачами и распределение ресурсов. И, как мы понимаем, также требует управления.
Из материала вы узнаете:
- почему необходим план управления расписанием проекта,
- что включается такой план и можно ли его сократить,
- как управлять расписанием проекта,
- как определить зависимость операций и выстроить логичный план,
- какие инструменты помогут управлять расписанием проекта,
- чем важен контроль за расписанием проекта,
а также получите практические экспертные техники.
Содержание
- План управления расписанием проекта: разработка, разделы, методы
- Графические представления расписания проекта
- Определение последовательности операций: типы зависимостей
- Как сократить расписание проекта
- В чем значимость процесса контроля расписания проекта
- Из опыта управления расписанием проекта: выводы
План управления расписанием проекта: разработка, разделы, методы
План — структурная организация всего процесса. Поэтому при взгляде на расписание проекта у вас не должен возникать вопрос, как действовать дальше.
Разработка плана по управлению расписанием проекта
Вам точно потребуется план по управлению расписанием проекта, если
- вы буквально теряетесь между сформированными и урегулированными пунктами,
- не знаете, к чему приступить далее и на какие сведения положиться.
Разработка плана по управлению расписанием может стать ключевым и опорным пунктом для успешной реализации вашего текущего проекта.
Разделы плана управления расписанием проекта
Разделы могут варьироваться в зависимости от вашей отрасли. Пройдемся по основным.
Разработайте модель разработки вашего расписания
✅ Фиксируйте, какой метод вы используете в процессе (например, Метод критического пути). Отслеживайте зависимость от типов проекта (о типах зависимостей читайте ниже).
✅ Выберите инструмент, в котором базируется ваше расписание: отдельную программу, систему и т.п. Например, ADVANTA.
✅ Собирайте сведения о проекте. Детальные сведения о проекте и регламент обновления этих данных с каждой сменой проекта (в т.ч. фиксация ответственных отделов и контактов руководителей) сделают расписание понятным и доступным.
Определите уровни точности
Наиболее важны — требования к временной шкале расписания в месяцах, неделях, днях и т.п.
Подберите метрики
✅ Определите, когда и какие метрики вы будете использовать: временные, финансовые и т.д. По ним вы будете высчитывать эффективность принятой формы вашего расписания.
✅ Правила измерения эффективности исполнения расписания устанавливает Проектный офис.
Выберите форматы отчетности
Используйте удобные вам форматы отчетности по применению указанных вами пунктов, согласованные с Проектным офисом.
Опишите регламент управления
Составьте детальное описание процессов исполнения, реализации и управления расписанием проекта, а также описание процессов разработки.
Установите контрольные точки / пороги
Определите актуальные контрольные точки и необходимые сведения по прохождению каждого порога. Все они связаны с использованием временных резервов расписания.
Определите стандарты поддержания работы расписания
✅ Выберите и подключите ответственных лиц, составьте правила по обновлению данных и тд.
✅ На выходе у вас получится Модель поддержки расписания проекта. Она может включать регламенты обновления расписания Планировщиком команды проекта.
Выстройте взаимосвязь с процедурами организации
В первую очередь, с процедурами Проектного офиса по контролю расписания проектов.
Графические представления расписания проекта
Визуальные, или графические представления расписания проекта — важный инструмент, который обеспечивает прозрачность и удобство для различных стейкхолдеров проекта.
| Вид | Содержание |
| Сетевая диаграмма | Содержит массу сведений и деталей об операциях (название операции, порядковый номер, сроки старта и финиша, длительность, ресурсное обеспечение) и удобна для детальной работы с расписанием команды проекта |
| Диаграмма Ганта | Наглядная форма, включающая ИСР (в левой колонке) и сетевую диаграмму (в правой колонке). Представляет операции проекта в виде взаимосвязанных сегментов и контрольные точки в определенной шкале времени. Удобна для презентации расписания проекта заказчику. |
| Диаграмма контрольных точек | Содержит только контрольные точки: операции нулевой длительности, свидетельствующие о плановых датах достижения значимых результатов проекта и пр. Удобна для представления статуса проекта спонсору. |
ВАЖНО❗️
Названия контрольных точек (milestones) должны быть сформулированы в утвердительной форме и описывать не процесс, а результат, который должен быть получен к определенной в расписании плановой дате. Например, «техническое задание разработано» или «прототип системы внедрен в опытную эксплуатацию» и т.п.
ВАЖНО❗️
В диаграмме контрольных точек полезно для каждой из контрольных точек представлять три даты:
1. плановую дату достижения контрольных точек
2. фактические даты достижения контрольных точек (по пройденным точкам)
3. прогнозные даты достижения контрольных точек (по не пройденным точкам в будущем)
Определение последовательности операций: типы зависимостей
Составление расписания проекта, как и процесс его управления и реализации, основан на различных видах операций и их последовательности. Ведь команда должна работать слаженно. Шаги — быть логичными. Результат — являться прямым показателем всех выполненных пунктов плана.
Для чего необходим план управления расписанием проекта?
План управления расписанием проекта дает любому члену команды ответ на вопрос:
как организованы все действия по разработке и использованию расписания проекта?
При составлении этой последовательности шагов важно опираться на всевозможные взаимосвязи в процессе. Чтобы верно определить взаимосвязи, стоит разобраться в трех основных типах зависимости между операциями.
Типы зависимостей между операциями
1️⃣ Жесткая, она же обязательная
Та самая зависимость, которая не будет меняться ни при каких условиях.
Например, вы сначала ищете подрядчика, а уже после составляете договор с ним. Не иначе.
ℹ️ Этот пункт — отличный ориентир, который поможет стартовать.
2️⃣ Произвольная, или нежёсткая
Теперь все зависит от вас, вашей команды и тонкостей ведения дел.
Например, найдя подрядчика, можно сразу включить его в процесс. Или составить тестовое задание для определения уровня навыков и совместимости с вашей отраслью.
ℹ️ Эта часть предполагает учёт и заботу о ваших временных, финансовых и человеческих ресурсах.
3️⃣ Внешняя
Учитывать стоит и факторы, которые контролировать не получится.
ℹ️ Не стоит смотреть на этот пункт как на проблему, но и недооценивать не стоит. В любом планировании должен создаваться запас любого типа ресурсов для непредвиденных обстоятельств.
✅️ В качественно составленном расписании проекта все пункты будут прослеживаться, и процесс станет в разы легче и эффективнее.
Как сократить расписание проекта?
Одна из важных задач и буквально потребностей при работе с расписанием проекта — сокращение сроков работ проекта.
У такой потребности может быть несколько причин:
- требование заказчика,
- требование спонсора проекта,
- необходимость ускорить выполнение определенных работ или проектов быстрее конкурентов,
- необходимость осуществить поставки в более сжатые сроки по действующим ценам.
Какие методы можно использовать?
Два основных метода сокращения сроков проекта
Сжатие (Сrashing) Привлекаются дополнительные ресурсы для выполнения критических работ. Что приводит к сокращению их длительности и продолжительности проекта в целом. При этом необходимы дополнительные ресурсы на самые бюджетные работы критического пути. Так сокращения сроков получится добиться ценой минимальных дополнительных затрат.
Быстрый Проход (Fast Tracking) Работы, лежащие на критическом пути, распараллеливаются. Что приводит к сокращению критического пути проекта. Как правило, такое решение сопровождается возникновением новых рисков, т.к. уже выполняется последующая работа, а не предшествующая ей. Есть риск не достичь запланированных результатов.
ВАЖНО❗️
Под давлением рынка, заказчика или спонсора почти всегда будут ситуации, когда необходимо быстрее выпустить новый продукт, быстрее завершить проект. Поэтому при сжатии расписания априори будут дополнительные затраты. А при распараллеливании критических работа — новые риски.
В чем значимость процесса контроля расписания проекта
Процесс контроля расписания проекта должен обеспечить проведение анализа отклонений, возникающих в расписании проекта. Цель этого анализа — наиболее эффективно использовать позитивное влияние отклонений и исключить их негативное влияние на сроки проекта.
Позитивное влияние отклонений может привести к возникновению дополнительных резервов в сроках работ.
Негативное влияние отклонений приводит к задержке в сроках выполнения работ и срыву сроков проекта.
Основные действия по контролю расписания проектов
- Определить текущий статус расписания проекта
- Оказать влияние на факторы, которые могут привести к изменениям в расписании
- Выявить факты изменения расписания проекта
- Управлять изменениями при их возникновении
Ключевым инструментом в данном процессе являются анализ исполнения проекта, в который входят несколько методов и решений.
| Методы | Содержание |
| Анализ отклонений | Подразумевает анализ источника отклонения в целях его исключения (при негативном влиянии отклонения) или максимального использования (при позитивном влиянии отклонения). |
| Анализ возможных сценариев изменения расписания | Изменения расписания можно корректировать, поэтому такой анализ подразумевает разработку и анализ нескольких вариантов расписания при выборе различных решений по управлению отклонениями расписания. |
| Решение 1. Включение отклонений в расписание | Включение существенного отклонения в расписание проекта может быть проведено после подготовки и утверждения запроса на изменение базового плана по расписанию, что приводит, как правило, к корректировке многих планов проекта и к обновлению плана управления проектом. |
| Решение 2. Отказ от включения отклонения и пересмотр | Большое количество отклонений в расписании проекта приводит к необходимости частого пересмотра всевозможных планов, входящих в план управления проектом и появлению рисков, связанных с потерей их согласованности. |
Из опыта управления расписанием проекта
Планирование расписания
- Описывайте процедуры обновления расписание в модели поддержки расписания.
- Учитывайте принципы делегирования полномочий по обновлению расписания при внесении в него рабочих (несущественных) изменений и существенных изменений базового расписания проекта.
- Делегируйте внесение рядовых рабочих изменений администратору проекта.
- Эскалировать существенные изменения должен руководитель проекта. Только он может принимать решения по изменениям на уровне спонсора или Комитета по управлению изменениями проекта.
- Информировать руководителя проекта об использовании и остатках временных резервов расписания могут контрольные пороги в плане управления расписанием.
Разработка расписания
Проводите выравнивание человеческих ресурсов (human resource leveling) до окончательного утверждения расписания.
Желательно предусмотреть равномерную загрузку ресурсов в течение определенных интервалов времени:
- полную загрузку (full time),
- частичную (part time). В противном случае, при неровной, «рваной» загрузке возникают риски недоступности ресурсов или переработок (overtime).
Производите сжатие времени проекта путем привлечения дополнительных ресурсов (crashing).
Например, путем выбора самой дешевой работы на критическом пути проекта (!) и добавления на эту работу дополнительных ресурсов. Так как работа получает дополнительные ресурсы, она выполняется быстрее, и сроки всего проекта сокращаются, потому что выбранная работа лежит на критическом пути.
Привлечение дополнительных ресурсов приводит к сокращению сроков проекта ценой дополнительных, но минимальных издержек (!) — так как мы выбираем самую дешевую работу на критическом пути.
Помните, что сокращение времени проекта путем параллельного выполнения работ (fast tracking) скорее всего приведет к появлению дополнительных рисков. Поэтому обязательно потребуется пересмотр реестра рисков и методов реагирования.
