Технологии внедрения и управления проектом
Илья Конохов, руководитель проектов компании «Адванта Консалтинг»
Процессы реализации проектов имеют схожий алгоритм, известный нам из свода знаний по управлению проектами (PMBoK ─ Project Management Body Of Knowledge). Однако 100% следование стандартам не всегда целесообразно: они могут не соответствовать масштабам и типам проектов и не вписаться в корпоративную культуру той или иной организации.
Общая схема работы над проектом
Реализация проекта состоит из нескольких этапов:
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Мониторинг
- Завершение
Это и есть жизненный цикл проекта.
Для каждого этапа характерны свои активности:
- Планирование графика работ, ресурсов, бюджета, рисков
- Постановка задач
- Контроль качества
- Управление коммуникацией
- Управление закупкой
- Формирование отчетности
Небольшие проекты реализуются несколькими участниками. Они могут сесть за одним столом, обсудить все детали, предложить свои варианты решений. А для больших организаций такой способ работы будет затруднительным. На отдельных этапах реализации проекта задействуются сотрудники из разных подразделений. Их количество легко может превышать 100 человек. В таком случае коммуникации происходят через ответственных за выполнение определенных задач или вех проекта.
В крупных рабочих группах складывается своя уникальная культура – правила, обычаи, модели поведения.
Внедрение технологий управления проектами вносит изменения в привычный уклад вещей, рабочие процессы и схемы работы любой компании. Стоит позаботиться о том, чтобы не сломать того, что работает хорошо, и внести те изменения, которые дадут требуемый результат.
Чтобы обеспечить безболезненное внедрение технологий управления проектами в организации системно достигать проектных целей, необходимо до начала внедрения провести диагностику состояния процессов проектного управления.
Для диагностики необходимо:
- Сопоставить планы внедрения с имеющимися наработками
- Составить перечень проблем и причин провалов проектов
- Сформировать оргструктуру проектного офиса
- Подготовить перечень критериев успешности проектов
- Составить перечень программного обеспечения, которое используется в проектном управлении
Подобная диагностика позволяет обеспечить единое видение развития проектного управления в организации, точно настроить систему управления, учитывая особенности ее проектов и корпоративной культуры.
Как должен работать настроенный процесс проектного управления «От цели к результатам»
Руководитель организации ставит цель в системе управления проектами, определяет ответственного за ее достижение. Ответственный за реализацию цели распределяет задачи между исполнителями, выстраивая структуру работ и фиксируя это в системе.
Руководителю необязательно заниматься микроменеджментом, чтобы понять, на каком этапе находится тот или иной проект. Более того, он может сам сформировать отчет в системе и отправить его вышестоящему начальнику без необходимости собирать данные от сотен исполнителей и требовать заполнения многочисленных отчетов.
Таким образом удается избежать неоправданного расходования человеческих и временных ресурсов. При этом есть возможность достичь прозрачной трассировки целей на всех уровнях управления и исполнения.
Мы прекрасно знаем, как построены все современные технологии управления проектами и предлагаем бизнесу полностью готовые рабочие инструменты для управления процессами проектной деятельности. В системе ADVANTA можно создавать задачи и контролировать их выполнение. Здесь есть возможность для коммуникаций между руководителем и исполнителями, между сотрудниками различных подразделений компании для решения совместных задач. В общем доступе находятся документы, которые соотнесены с конкретными задачами проекта, с ними могут одновременно работать представители разных отделов.
В системе ADVANTA большинство процессов управления проектами происходит автоматически. Не тратьте время на составление таблиц и отчетов. Принимайте решения на основании оперативных данных.
Кроме того, наша компания проводит экспресс-диагностику системы управления проектами, которая включает:
- Описание текущего состояния системы УП
- Перечень выявленных зон развития
- Рекомендации для обоснования инвестиций в развитие системы
- Конкретные рекомендации для организации основных процессов и получения первых результатов:
- Запуск проекта
- Определение плана
- Регулярный мониторинг выполнения
- Принятие решений и управление изменениями
- Передача результата
- Готовый план краткосрочного и долгосрочного развития проектного управления
Регулярная диагностика текущего состояния проектного менеджмента в вашей компании и применение технологий управления проектами позволит повысить качество выполнения и улучшить результаты ваших проектов. Вы сможете реализовать больше проектов без привлечения дополнительных ресурсов, увеличить прибыльность и больше инвестировать в развитие своего предприятия.
