Подходы к управлению проектами
Александр Белугин, директор по развиию ГК ADVANTA
Проектный офис способен обеспечить поддержку разных подходов к управлению проектами. В чем разница между подходами и какие 5 шагов нужно пройти, чтобы успешно внедрить систему управления проектами в компании – поговорим об этом в статье.
В целом, проектное управление состоит из двух основных пластов. У каждого свои особенности:
1. Управление портфелем проектов. Сюда входят инициативы (какие проекты берем в портфель, а какие нет), мониторинг и корректировка компонентов портфеля (границы, уставы), заказчиками выступают топ-менеджеры.
2. На уровне управления проектов другой жизненный цикл: от создания концепции и идеи к реализации и завершению проектов. Здесь участники − руководители проектов и команды.
Проектный офис поддерживает оба вида деятельности, организовывает и дает инструменты для каждого из них. Оба процесса связаны с собой, потому что каждый отдельный проект входит в конкретный портфель и влияет на него.
Мне же ближе подход к управлению по результатам из-за его эффективности и простоты. Как это работает? На старте проекта формируются четкие требования к результату, прописанные в Уставе проекта: цели, границы, допущения, сроки. После утверждения Устава происходит обязательный регулярный сбор отчетности. Затем Проектный комитет на регулярных встречах определяет текущее положение дел: где мы находимся, насколько четко выполняется план, есть ли отклонения. Далее по контрольным точкам сверяем результаты с утвержденным планом и начисляем проектную премию тому человеку или команде, кто повлиял на их достижение.
Этот подход, который мы реализуем в нашей информационной системе и в решениях, которые мы внедряем у наших клиентов, универсален и эффективен. Его можно использовать и для реализации программы, и портфеля, и для каждого отдельного проекта, как при планировании работы отдела, так и в инвестиционной деятельности холдинга.
5 шагов для создания системы управления портфелем проектов
Для успешной разработки и внедрения ИСУП придерживайтесь пяти шагов.
Шаг 1. Создайте реестр, проведите инвентаризацию всех имеющихся проектов.
Сформируйте группы, портфели проектов. Все они попадают в систему. Структура может быть любой: по кампаниям, по организациям, по типам проектов.
Шаг 2. Определите контрольные точки и требования к ним, назначьте ответственных.
Каждый из проектов декомпозируется в план, этапы и контрольные точки. Метод управления проектом по контрольным точкам позволяет работать не с длинным планом проекта, а с конкретными результатами. Топ-менеджеру легко контролировать весь проект. Для руководителя проекта и команды можно установить контрольные точки первого уровня, находящиеся в зоне ответственности конкретного сотрудника. Топ-менеджер о них может не знать, они не должна быть в зоне его внимания. Таким образом мы не перегружаем руководство излишней информацией.
Шаг 3. Запустите механизм регулярного автоматического сбора данных от пользователей.
Важно, чтобы ответственные лица хотя бы раз в неделю заполняли данные о проекте: где и что происходит, где прогнозируются проблемы.
Шаг 4. Собирайте не только факт, но и прогноз, наличие будущих проблем и рисков. Используйте простой механизм эскалации проблем наверх.
Система предупредит вас о нарушениях. Все индикаторы интуитивно понятны.
Шаг 5. Используйте актуальный статус для принятия решений.
Правильная и достоверная отчетность не должна вызывать сомнений у тех, кто принимает решения.
Также смотрите видео по теме:
Резюмирую:
- Внедрение ИСУП оправдано, если в компании систематические проблемы, много проектов.
- Проектный офис приносит пользу не только топ-менеджеру, но и всем участникам проектной деятельности, устраняет барьеры между людьми и подразделениями.
- В перспективе Проектные офисы трансформируются в офисы управления развитием компании.
- Среди разных подходов к управлению проектами рекомендуем управление по результатам за его простоту и универсальность.
- При создании ИСУП нужно придерживаться пяти шагов, тогда все пройдет успешно.
