Организационное управление проектами и модель зрелости. Отслеживание проектов на предприятии

Организационное управление проектами предприятия – это система реализации стратегии через проекты. Модель зрелости организационного управления проектами в Москве позволит развернуть такую систему в вашей компании .

OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) – стандарт по оценке зрелости управления проектами в организации, выпущенный американским Институтом Управления Проектами (PMI) в 2003 году. Благодаря этому стандарту компании выявляют проблемные области в процессах управления проектами и определяют стратегию совершенствования своей деятельности.

Ведущие организации всех типов и размеров во многих отраслях промышленности внедряют OPM3, чтобы сократить разрыв между стратегическими намерениями и тактическими результатами, в частности, путем успешного отбора с помощью отслеживания проектов и их последующей реализации. Именно на это направлено OPM3.

Какие выгоды дает OPM3?

• Улучшение навыка выбора правильных проектов, направленных на достижение бизнес-стратегии
• Улучшение навыка реализации проектов успешно, последовательно и предсказуемо
• Повышение преимуществ от реализации программ
• Повышение свободы действий
• Повышение скорости выполнения
• Улучшение взаимодействия между подразделениями организации
• Сокращение бюрократии
• Соответствие персонала политике и процессам организации
• Совершенствование процесса принятия решений
• Усиление операционной совместимости команд
• Повышение производительности
• Основанное на данных проактивное исполнение

Что содержит стандарт OPM3?

Стандарт OPM3 состоит из базы лучших практик (Capability Statements), результатов и ключевых показателей эффективности. База лучших практик – важный компонент, без которого нельзя внедрить OPM3. Она состоит из утверждений, например, «Оцениваемая организация имеет возможность…». Такие утверждения – проверяемые критерии, которые относятся к конкретным процессам компании.

OPM3 – модель зрелости. Что это значит?

OPM3 определяет идеальную ситуацию и описывает шаги, которые помогут ее достичь.

1. Организационное управление проектами на предприятии – это система выбора правильных проектов, направленных на достижение общих и операционных целей, управление достижением этих целей, а также реализацией проектов успешно, стабильно и предсказуемо.
    
2. Модель зрелости организационного управления проектами (OPM3) – это стандарт PMI, разработанный волонтерами на основании данных, полученных от сотен практиков, который описывает шаги по достижению высокого уровня развития или совершенства в организационном управлении проектами.
    
3. Организационное управление проектами разделено на 3 области: управление проектом, управление программой и управление портфелем проектов.
    
4. OPM3 описывает, как развить потенциал процессов в этих трех областях через планы стандартизации, измерения, управления и постоянных улучшений.
    
5. Организационное управление проектами включает в себя множество методов.
    
6. OPM3 внедряется через определенный жизненный цикл: 1) проведение оценки, 2) разработка плана улучшений, 3) внедрение улучшений и 4) повторение процесса

Уровни зрелости в OPM3

Уровень зрелости – это план для реализации. Каждый уровень – отдельный план:

• 1 уровень – стандартизация
• 2 уровень – оценка
• 3 уровень – управление
• 4 уровень – непрерывное совершенствование

Вы не сможете реализовать эти планы без Базы лучших практик.

Что значит «Стандартизация» в OPM3?

Стандартизация означает равномерное выполнение процессов управления проектом, программой или портфелем. «Процесс» – это четко определенная, повторяемая, системная последовательность шагов, методов, стратегий или подходов для преобразования исходных данных в результат.

Стандартизация – первый уровень зрелости в OPM3 (следовательно, стандартизация является фокусом вашей первоначальной оценки зрелости). Стандартизация означает последовательное внедрение методов работы. Ее элементами являются управление, документирование политики и процессов, обучение персонала, а также создание регламентов, способствующих последовательной реализации технологий производства в вашей организации.

Когда стандартизация проводится корректно, сводится к минимуму бюрократия, свобода действий повышает скорость процессов, различные подразделения и части организации начинают работать как единое целое. После того, как описанные выше элементы стандартизации будут внедрены, необходимо провести анализ текущей ситуации для оценки прогресса и ускорения следующего этапа развития.

Что значит «Оценка» в OPM3?

Стандартизация дополняется разработкой показателей управления проектом, портфелем или программой проектов, соответствующих требованиям организации. Процессы управления проектом, программой или портфелем должны измеряться для того, чтобы можно было их контролировать и улучшать. Оценка помогает увеличивать ценность процессов и упрощать их реализацию. Процесс оценки должен быть сосредоточен на критических характеристиках (ключевых показателях эффективности) процессов управления проектом, программой или портфелем. Методы оценки должны быть четко определены.

Оценка – это второй план или уровень зрелости. Метрики, соответствующие вашей организации, помогают на постоянной основе фиксировать то, как ваши сотрудники работают над реализацией проекта, программы или портфеля в течение долгого времени.

Результатом оценки проектов будет корректировка действий персонала, корпоративных правил и процессов, улучшение процесса принятия решений, операционной совместимости команд и отделов, улучшение показателей эффективности руководителей и повышение продуктивности компании. После завершения процедур оценки необходимо провести анализ преимуществ, которые обеспечил данный уровень зрелости и заложить основу для более качественного управления.

Что значит «Управление» в OPM3?

Для того, чтобы процессы управления проектом, отслеживание проектов программой или портфелем были стабильными, должны быть стабильными результаты, управление процессами и, почти во всех случаях, исходные ресурсы процессов. Основной упор на этом уровне делается на предотвращение сбоев процессов. Система поддержки процесса управления должна включать операционное определение стабильности и механизм определения, когда стабильность нарушается.

Управление – это третий план или уровень зрелости, но не менее важный, чем предыдущие. Это ключ к исполнению. Управление проектами в организации становится возможным как результат завершения предыдущего уровня оценки. Достижение уровня управления означает разграничение ожиданий по производительности от принятия решений и предпринятых действий и определение допустимого уровня изменений в процессах управления проектом, программой и портфелем. А также внедрение системы, которая предупреждает вас в режиме реального времени о любых потерях управления и помогает вам убедиться, что ваши проекты способствуют достижению стратегических целей и получению предполагаемых выгод.

Уровень управления показывает вам, будут ли ключевые процессы реализованы в пределах спецификации и насколько хорошо ваша организация контролирует отбор и выполнение проектов, соответствующих достижению корпоративных и операционных целей. Управление позволяет вам перейти от реактивной к проактивной реализации, поддающейся количественному измерению.

Что значит «Улучшение» в OPM3?

Улучшение (или непрерывное улучшение) означает рутинное, систематическое и постоянное совершенствование процессов и, следовательно, продуктов, которые являются результатами процессов. «Создание улучшений» представляет собой «тушение пожаров», в то время как «непрерывное совершенствование» подразумевает устранение систематических первопричин на основе анализа, интеграции с системами, которые стандартизируют улучшения, и привлечение к участию в улучшениях широкого числа сотрудников. Улучшение является четвертым уровнем зрелости.

OPM3 не содержит перечисления конкретных аспектов оценки, управления и непрерывных улучшений, которые необходимо внедрять в каждой конкретной организации. Эти данные есть в Базе лучших практик.

Все организации стремятся реализовывать проекты успешно. Для этого необходима инфраструктура, которая включает в себя процессы (методы и техники), структуры управления, а также компетенции людей и функциональность инструментов.

Разработка такой инфраструктуры может растянуться на несколько лет, и через некоторое время могут возникнуть вопросы о том, где сейчас находится организация, и движется ли она в правильном направлении. В этом случае может помочь модель зрелости. Сравнивания результаты оценки с описанием в модели зрелости, организация получает представление о своих сильных и слабых сторонах и может определить приоритеты для своих действий.

Кроме того, оценка зрелости сама по себе показывает, что можно улучшить в рамках организации.

Оригинал статьи на opmexperts.com.

ИСУП Адванта-МОСКВА