Когда нужен проектный офис и какие выгоды получает бизнес от внедрения PMO
Проектный офис: необходимость или избыточность
Критическая точка, после которой компании требуется проектный офис, наступает при переходе от управления несколькими проектами к управлению портфелем из 10—15 инициатив. На этом этапе ручные методы контроля и индивидуальные подходы менеджеров перестают работать. Возникает хаос: кажется, что все говорят на разных языках, данные разрозненны, а согласование изменений занимает недели.
Подобная ситуация создает прямую угрозу бизнесу. На первое место выходят финансовые риски: кассовые разрывы из-за несогласованности оплат и затрат, перерасход бюджетов и неэффективное использование специалистов. Это приводит к убыткам и недополученной прибыли, а также к репутационным рискам, которые осложняют привлечение новых заказов.
Если описанная ситуация вам знакома, вероятно, вашей организации требуется более зрелый подход к проектному управлению. Ключевым элементом такой трансформации может стать создание проектного офиса.
Содержание
- Топ-6 сигналов, что вашей организации необходим проектный офис
- Задачи проектного офиса
- a. Внедрение единых стандартов планирования и контроля
- b. Централизованное управление ресурсами
- c. Управление портфелем проектов
- d. Стандартизация коммуникаций
- e. Развитие компетенций персонала и методологическая поддержка
- Возможна ли работа проектного офиса без программного продукта
- С чего начать организацию проектного офиса
- Когда выбирать информационную систему для проектного офиса
- Что нужно запомнить о работе проектного офиса
Проектный офис — это централизованное подразделение, которое стандартизирует процессы управления проектами, обеспечивает методологическую поддержку и согласовывает выполнение задач со стратегическими целями компании. Основная задача этой структуры — повысить предсказуемость, прозрачность и эффективность реализации проектного портфеля. Также можно встретить аббревиатуру PMO — Project Management Office.
Топ-6 сигналов, что вашей организации необходим проектный офис
1. Хронические срывы сроков и бюджетов.
Проекты регулярно завершаются с превышением выделенных средств и запланированных дат. Причины выясняются постфактум, и неясно, был ли план изначально нереалистичным или проблемы возникли в процессе.
Кейс Татфондбанка. До создания проектного офиса в 2013 году отклонения по срокам проектов в банке достигали 100%. Расчеты показали, что досрочный запуск даже одного продукта окупит затраты на реформу. Результат: к 2015 году отставание сократилось до 5-15%, а к 2016 году проекты вышли на нулевое отклонение от графика.
2. «Война за ресурсы» и постоянные простои.
Руководители проектов конкурируют за ключевых специалистов и оборудование. Из-за отсутствия единого графика ресурсов возникают ситуации, когда сотрудники простаивают в ожидании задач или, наоборот, перегружены работой от нескольких проектов одновременно.
3. Отсутствие единой картины по всем проектам.
У топ-менеджмента нет простого и быстрого способа понять, в каком статусе находится тот или иной проект, какие есть риски и какие решения требуют его внимания. Отчеты из разных отделов готовятся в разных форматах и не поддаются агрегации.
4. Проекты не приносят заявленной ценности или дублируют друг друга.
Команды усердно работают, но итоговый результат не влияет на ключевые бизнес-показатели. Обнаруживается, что разные подразделения реализуют похожие инициативы, не зная о работе друг друга.
Пример из мирового опыта. Компания IBM столкнулась с дублированием функций и разрозненностью процессов в глобальном масштабе. В результате был создан централизованный PMO. Это позволило стандартизировать управление проектами и внедрить единую систему отчетности. В результате по данным компании, была достигнута экономия в размере $100 млн за счет консолидации и оптимизации проектного портфеля.
5. Непрозрачность для заказчиков и стейкхолдеров.
Заказчики, как внутренние, так и внешние, не получают регулярной и понятной информации о ходе работ. Их запросы теряются, а процесс согласования изменений занимает недели.
6. Каждый менеджер управляет по-своему.
В компании нет единых правил игры. Один менеджер использует гибкие методики, другой — классические, третий — работает по интуиции. Невозможно сравнить результаты или временно заменить руководителя.
Если Вы сталкиваетесь в своей компании с этими проблемами, это веский повод начать обсуждение создания проектного офиса. Внедрение позволит системно решить эти проблемы, а не бороться с их последствиями.
Задачи проектного офиса
Главная цель данного подразделения — навести порядок, обеспечить прозрачность и помочь как руководству, так и проектным командам работать эффективнее. То есть проектный офис становится единым центром управления в компании.
При этом для бизнеса важен конкретный результат, а не абстрактные цели. Поэтому давайте определим, какие измеримые выгоды должен приносить проектный офис.
Внедрение единых стандартов планирования и контроля
Проектный офис стандартизирует процессы планирования, контроля KPI и управления изменениями через единые шаблоны и регламенты, обеспечивая предсказуемость выполнения проектов.
Бизнес получает больше финансовой предсказуемости и выполняет контрактные обязательства. Сокращается среднее отклонение по срокам и бюджету в проектах.
Опыт агрохолдинга «КОМОС ГРУПП». В рамках активной программы развития, включавшей строительство и запуск новых брендов, холдинг столкнулся с критическими отклонениями по проектам — до 100% по срокам и бюджету. Внедрение системы проектного управления позволило сократить отклонения по срокам и бюджету до стабильных 10% при портфеле проектов в 4 млрд руб.
Централизованное управление ресурсами
Для эффективного управления ресурсами проектный офис формирует единый реестр ключевых ресурсов, разрабатывает систему приоритизации проектов и внедряет планирование загрузки на уровне всего портфеля проектов.
Компания сокращает операционные расходы и ликвидирует простои. Ресурсы направляются на ключевые задачи бизнеса.
Управление портфелем проектов
Проектный офис управляет жизненным циклом портфеля проектов: от стратегической оценки новых инициатив и регулярного мониторинга действующих проектов до анализа результатов завершенных работ для постоянного улучшения проектной деятельности.
Благодаря этому повышается доля возврата инвестиций портфеля проектов, растет количество проектов, которые достигли целевых бизнес-показателей.
Управление портфелем проектов с помощью ИСУП ADVANTA
ADVANTA обеспечивает консолидацию всего портфеля проектов в едином пространстве. Это создает основу для эффективного планирования, оптимизации загрузки персонала и мониторинга выполнения стратегических задач компании.
Стандартизация коммуникаций
Чтобы обеспечить прозрачность коммуникаций, проектный офис разрабатывает регламенты взаимодействия с заказчиками, создает типовые отчеты и осуществляет контроль качества коммуникационных процессов в проектах.
Компания получает большую удовлетворенность заказчиков. А предсказуемость и профессиональное взаимодействие становятся конкурентным преимуществом.
Развитие компетенций персонала и методологическая поддержка
Для развития проектной культуры проектный офис создает корпоративный стандарт управления, организует обучение руководителей, а также формирует единую базу знаний и шаблонов для обеспечения единообразия методов работы.
Это позволяет повысить зрелость управления. Компания не зависит от конкретных людей на проекте, сохраняя высокое качество работы.
Возможна ли работа проектного офиса без программного продукта
Попытка внедрить проектное управление без программного продукта создает непростую ситуацию. Сотрудники получат в 2—3 раза больше рутины: новые регламенты, документы и отчеты, которые нужно заполнять и согласовывать вручную. Вместо управления проектами силы уйдут на обслуживание бумажной рутины.
При этом руководство не получит главного — оперативной и достоверной картины для принятия решений, так как сбор данных займет дни.
Отложив внедрение ИСУП, компания рискует дискредитировать саму идею проектного управления. Сотрудники, не увидев выгод, воспримут систему как бюрократическую нагрузку. Следующая попытка внедрения проектного управления будет проходить в разы сложнее, а задержка негативно скажется на конкурентных позициях.
Ключ к успеху — параллельное внедрение процессов и профессионального программного продукта. Это сохраняет доверие команды, позволяет обкатать процессы в рабочей среде и избежать риска провала из-за ручного труда.
С чего начать организацию проектного офиса
Практичное начало организации проектного офиса включает пять последовательных шагов.
- Диагностика: анализ текущей проектной деятельности, выявление ключевых проблем и определение реалистичных целей на ближайший период.
- Получение поддержки топ-менеджмента, так как без выделения ресурсов и властных полномочий инициатива обречена на провал.
- Выбор пилотного проекта средней сложности, на котором будут отрабатываться процессы будущего проектного офиса.
- Разработка минимально необходимого набора регламентов и их апробация во время пилота.
- Назначение ответственного за будущий проектный офис, который будет координировать всю работу.
Такой поэтапный подход позволяет продемонстрировать быструю ценность, минимизировать риски и заложить прочный фундамент для дальнейшего развития проектного офиса.
Когда выбирать информационную систему для проектного офиса
Выбор программного обеспечения следует осуществлять на этапе диагностики и планирования, параллельно с разработкой регламентов.
Сначала вы готовите методологию и регламенты, а затем подбираете инструмент, который оптимально поддерживает эти процессы. Попытка подстроить рабочие процессы под функционал случайно выбранной системы заранее обречена на сопротивление сотрудников.
При этом внедрение ПО — это затраты. Чтобы они окупились, система должна решать конкретные бизнес-задачи, выявленные на этапе диагностики, например, автоматизировать ручной сбор отчетов или визуализировать риски.
Выгоды
7 – 52% снижения отклонения по срокам проектов
5 – 34% сокращения отклонения по проектным бюджетам
45 – 200% увеличения количества единовременных проектов при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
*Согласно информации от пользователей ИСУП ADVANTA
Во время пилотного проекта вы сможете оценить, насколько удобно программное обеспечение для команды. Это позволит вовремя внести необходимые корректировки перед масштабированием.
Читайте также подробный обзор топовых систем управления проектами.
Что нужно запомнить о работе проектного офиса
Ключевые выводы, которые стоит учитывать при создании и развитии проектного офиса:
- Ценность измеряется конкретными бизнес-показателями — сокращением сроков, снижением рисков.
- Успех зависит от баланса интересов — проектный офис должен быть полезен как руководству за счет прозрачности процессов, так и командам благодаря упрощению работы.
- Без ИТ-поддержки эффективность ограничена — современная информационная система управления проектами (ИСУП) необходима для автоматизации отчетности и управления загрузкой сотрудников.
- Внедрение требует поэтапного подхода — начинайте с пилота, демонстрируйте быстрые результаты и постепенно масштабируйте лучшие практики
Главное — проектный офис работает как «нервная система» всей проектной деятельности компании. Он не дублирует функции линейных руководителей, а обеспечивает их эффективную и слаженную работу. Его настоящая ценность проявляется в управляемости процессов.
Если вы задумываетесь о создании проектного офиса в компании, можете запросить консультацию наших экспертов и мы поможем в организации процессов.
