
Дмитрий Мазеин
Генеральный директор
Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.
Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
В предыдущей публикации мы уже рзобрались, какие сложности и конфликты возникают в процессе завершения проектов. Кроме того, распределили роли и ответственность на этом этапе всех заинтересованных сторон проекта. Финализировали итоговые документы и утвердили правила использования ключевых результатов проекта. Завершаем тему и поговорим о том, какие возможности есть у КСУП и Проектного офиса, чтобы правильно закончить проект и сделать итоговый продукт максимально успешным и востребованным.
Роль КСУП и Проектного офиса в процессе завершения проекта
Один мой знакомый был частым участником проектов, которые контролировал Проектный офис под моим руководством. Он руководил управлением, которое поддерживало работу всех программных продуктов компании. Его участие в проектах было связано в основном с завершением проектов: именно его подразделение подтверждало, что полученные в ходе проектов ИТ-решения готовы к работе, снабжены необходимой эксплуатационной документацией, соответствуют всем необходимым требованиям для сопровождения. Кроме того, в ходе приемки определялись ответственные сотрудники, которые должны были обслуживать новый сервис. Таким образом наши ИТ-сервисы встраивались в деятельность организации, и по завершении проекта были готовы сразу работать. Через несколько лет он перешел на ту же должность в другую, более крупную компанию. Когда мы созвонились, чтобы поделиться новостями, он был рассержен и расстроен. В новой компании было гораздо больше и программных продуктов, и связанных с ними проектов, и пользователей. Но его расстраивало не это. Методология управления ИТ-проектами не предполагала привлечение его подразделения к завершению проекта и приемке результатов. В итоге «принятые» программные продукты появлялись, как гром среди ясного неба: без документации, без разъяснения технических нюансов, без определения ответственных специалистов за работу с пользователями и т.д. Бизнес-заказчики негодовали от того, что проект вроде бы окончен, а использовать продукт в полной мере нельзя. При этом ИТ-подразделение было дезориентировано свалившимися на него новыми сервисами без понимания возможности их эксплуатации. «Неужели всему виной работа Проектного офиса?» – спросите вы. Не совсем так. Всему виной неверная работа КСУП и неправильно построенные процессы завершения проектов.
Строго говоря, успешность самого проекта зависит от трех составляющих:
Если вы подготовили качественные продукты и услуги, наладили хорошие коммуникации с заказчиком и обеспечили пользователям надежное сопровождение из продуктов, то, скорее всего, у вас не возникнет проблем с закрытием проекта. Но и это не гарантия возникновения споров и конфликтов. Даже опытные руководители проектов, не говоря уже о молодых специалистах, не всегда могут их завершать без необходимости разрешать возникающие при передаче результатов нюансы. Кроме того, важно понимать и использовать при управлении культуру компании, ее процессы, уникальные требования руководства и т.п. И самое главное: несмотря на то, что проект завершен, все полученные результаты должны максимально работать на достижение целей компании. Именно поэтому роль Проектного офиса так важна.
Какие задачи ПрОф помогают завершать проекты и максимизировать результаты:
Итак, Проектный офис придерживается принятой методологии, фиксирует исторические данные о проекте для будущего анализа и использования, контролирует применение необходимых инструментов и шаблонов, а также ориентирует руководство на контроль достижения целей бизнеса. Многократное использование этого цикла позволяет развить КСУП, сделать ее уникальной для организации и максимально поддерживающей ее цели. А еще помогает сделать Проектный офис ключевым участником команды по реализации стратегии.
«Макинская птицефабрика» − это проект строительства с «нуля» крупного птицеводческого комплекса с полным циклом производства выращивания бройлеров и переработки мяса.
Система «Адванта» внедрена в государственной корпорации «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)» на уровне представительства г. Екатеринбурга.