Аэрокосмическая отрасль по темпам развития превосходит многие другие промышленные отрасли и имеет для России большое общеэкономическое и научное значение. Современные авиационно-космические предприятия внедряют и используют новейшие научно-технические достижения, постоянно модернизируют производство. 

Ищете инструмент для управления изменениями? Протестируйте наше решение

Одной из неизменных задач для таких предприятий является снижение расходов и автоматизация рабочих процессов. Бизнес стремится к увеличению продуктивности при ограниченных ресурсах. Как ADVANTA может быть полезна? Делимся в этом кейсе.

Заказчик, о котором пойдет речь, ведет деятельность по нескольким направлениям:

• проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
• разработка и производство приборов;
• разработка, внедрение и эксплуатация систем и средств связи;
• аэронавигация и метеорологическое обеспечение полетов.

Площадь обслуживаемых объектов предприятия составляет более 200 сооружений площадью 250 тыс. м2. Постоянный штат сотрудников, задействованных в проектах, насчитывает более   2 000 человек.

Глобальные цели, стоящие перед компанией на ближайшие 5 лет:

1. Продолжение реформы предприятия, направленной на обеспечение его конкурентоспособности.
2. Коммерциализация. Увеличение доходов из внебюджетных источников благодаря освоению новых высокотехнологичных рынков, в том числе в рамках импортозамещения.

Для реализации целей руководство предприятия обозначило ряд приоритетных задач, в основе которых – автоматизация деятельности Проектного офиса и повышение эффективности управления проектами.

Особенности ведения проектов на предприятии. Характеристики портфеля проектов

В компании велось большое количество проектов разного типа: организационные, ИТ-проекты, проекты по реализации научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Но управление ими осуществлялось в ручном режиме. Уровень компетенций специалистов компании сильно отличался: руководители подразделений имели большой опыт проектного управления, в то время как руководители отдельных проектов такими компетенциями не обладали.

Отсутствовала актуальная и достоверная информация по проектам, велись неэффективные коммуникации, что затрудняло формирование сводной отчетности.

Проектное решение ДО внедрения ADVANTA

На еженедельных совещаниях топ-менеджмента руководители проектов не могли точно обозначить причины возникающих на разных этапах проблем. Планы и графики ключевых проектов велись в отдельных инструментах: MS Project, Excel, 1С.

Предпосылки к изменению методологии управления проектами:

• Постоянные срывы сроков и недовольство от заказчиков.
• Нет возможности поддерживать постоянную актуальность статусов по проектам.
• Отсутствует проектная культура внутри компании, не проработана аргументация необходимости изменений при постановке целей по развитию бизнеса.
• Нет системной работы по сбору и шаблонизации накопленного опыта в управлении проектами.
• Отсутствует персональная мотивация сотрудников на поэтапное следование регламенту ведения проектов.
• Отсутствует единая система управления проектами с визуализированной отчетностью.

Инициатива о необходимости изменений поступила от руководства заказчика. Погрешности из стадии «небольших структурных ошибок» вылились в режим постоянного сбоя. Было решено перестать недооценивать риски и глобально поменять ситуацию с проектами, внедрив проверенную и надежную ИТ-систему.

Департамент информационных технологий (ДИТ) компании-заказчика обеспечил сбор, анализ и формирование требований к будущей системе. Она должна была отвечать различным показателям, в том числе включать в себя: возможность шаблонизации проектов, сбор и подготовку отчетности, встроенную методологию и четко сформулированные регламенты управления.

Руководитель проекта внедрения со стороны заказчика так сформулировал необходимость покупки решения: «Для того, чтобы оставаться конкурентоспособными в нашей передовой отрасли и соответствовать мировым трендам, необходимо эффективно расходовать направленные на выполнение контрактов средства: мы должны соблюдать сроки, соответствовать требуемому уровню качества, совершенствовать конструкции и технологии, повышать эффективность наших бизнес-процессов. Это возможно при применении подходов проектного управления: когда есть единый центр ответственности – руководитель проекта, который опирается на специально сформированную команду».

ADVANTA полностью устроила заказчика по функционалу и предоставляемым возможностям. ДИТ взял на себя развертывание информационной системы управления проектами (ИСУП) внутри компании, организацию внедрения пилотных проектов, ввод в промышленную эксплуатацию и обеспечение ее технического, методологического и организационного развития в рамках стратегических инициатив.

Необходимо быстрое развертывание ИТ-решения? Оставьте заявку на презентацию системы

Основная цель проекта внедрения

• Повышение эффективности корпоративной системы управления проектами

Задачи

• Сокращение сроков реализации проектов
• Улучшение процесса использования ресурсов
• Снижение себестоимости проектов
• Повышение качества финансового планирования
• Сокращение времени на подготовку отчетности

При внедрении новой модели функционального управления проектами заказчик выделил основные направления реализации решения, прежде всего, акцент сделали на блок управления финансами, ресурсами, а также стратегическом и портфельном управлении.

Настроенный функционал решения

1. Сформирована и внедрена базовая методология и политика управления проектами.
2. Создан реестр проектов, куда вошли контракты на выполнение опытно-конструкторских работ (ОКР), сервисное и годовое техническое обслуживание, внутренние проекты предприятия, направленные на развитие и модернизацию существующих процессов.
3. Проведено обучение методологии, разработана базовая документация, созданы инструкции для персонала.
4. Введены в эксплуатацию основные процессы проектного управления.
5. Все проекты перенесены в систему ADVANTA.
6. Разработана отчетность для пяти филиалов заказчика.
7. Внедрена автоматизированная система расчета заработной платы на базе 1С: Предприятие.

8. Разработана диаграмма достижения контрольных точек в разрезе план-факта и прогноза на будущий период.

9. Создана диаграмма КТ, позволяющая отслеживать статусы и сроки выполнения ключевых отчетов по проектам.

10. Разработаны дашборды по отслеживанию «здоровья» портфеля проектов, где заказчик может понять, в каких проектах нужна помощь и какие риски наблюдаются в портфеле.

Отзыв команды заказчика о проекте

Директор департамента информационных технологий от команды заказчика о перспективах взаимодействия:

«В ходе внедрения планируем провести мероприятия по настройке удобства пользовательского интерфейса, отчетных форм и панелей управления.

Основные показатели хода проектов должны стать доступны в виде интерактивных BI-форм. Такой подход позволит эффективно использовать систему для оперативного принятия управленческих решений.

Сформирован фокус на интеграцию системы с системами-источниками справочной и аналитической информации, что обеспечит снижение трудоемкости работы проектных команд и даст им возможность перейти с реактивного на проактивное планирование ресурсов проектов».

В ходе проекта команде заказчика удалось реализовать одну из глобальных стратегических целей. Внедрение автоматизированной системы позволило высвободить ресурс на выполнение новых амбициозных задач и увеличить годовой доход на 7% из внебюджетных источников.

Комфортные решения для заказчика

Чтобы внедрение новых регламентов и ИТ-инструмента прошло для команды заказчика более комфортно, эксперты ADVANTA провели ряд очных сессий обучения работе с платформой, оказывали быструю дистанционную поддержку в первые месяцы работы.

Для заказчика было важно, чтобы инструмент воспринимался сотрудниками как помощник в их работе. Поэтому отдел внедрения ADVANTA показал, как в 1 клик можно выгружать отчетность по плану месяца, как отслеживать личный прогресс в проектах и как упростить рутинную работу, направляя свободный ресурс на выполнение задач развития. 

Спасибо, Вы подписаны на рассылку!