Как и чему обучать проектные команды, заказчиков проектов и пользователей ИСУП?
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
В прошлой публикации мы уже коснулись темы обучения разных категорий сотрудников при внедрении проектного управления. В частности, рассмотрели подходы к обучению для высшего руководства. Теперь давайте заострим внимание на принципах подготовки курсов для других не менее важных групп, разберемся в нюансах и найдем возможности для экономии бюджета.
Курс для команды проекта
Вторая группа обучаемых – самая сложная, ведь это команда проекта внедрения. Именно эти люди больше и глубже остальных должны понимать, что такое КСУП, какие процессы бывают, как и для чего они работают. Именно эту небольшую (как правило) группу сотрудников стоит учить особенно основательно и много. Цель такого обучения – профессионально подготовить команду к работе, снизить риски проекта, повысить экспертизу команды и уровень доверия заказчиков к ней. Для таких целей одного курса явно недостаточно, нужно выбрать несколько видов обучения, купить множество книг, чтобы команда по итогам прохождения курсов смогла доказать свою компетентность. Иногда помогает наем одного консультанта на короткое время старта, чтобы поддержать и усилить команду, но это ни в коем случае не заменит обучение.
На старте внедрения КСУП, по моему мнению, для команды проекта необходимо обучение минимум по двум направлениям: проектному управлению на основе выбранного стандарта и тому, как выполнить проект КСУП. Вложение в обучение этих людей с лихвой окупается на проекте, они начинают работать, основываясь на знании, одинаково понимают процессы, которые предстоит внедрить, и более уверенно действуют, когда это необходимо.
В своей практике я получила возможность пройти обучение по перечисленным курсам на основе PMBoK. Кроме того, сама купила несколько книг. Но самым важным для меня обучением стало другое. Условием моего перевода на должность руководителя проектного офиса было наличие сертификата PMP (Project Management Professional). На момент начала проекта у меня не было такого сертификата, и мне пришлось упорно учиться. В ходе подготовки предстояло изучить процессы управления проектами, законы их применения, решить большое количество задач и понять, что и как нужно использовать. Считаю это обучение особенно важным, потому что с наличием такого рода сертификата команда проекта становится более сильной, ломаются стереотипы, решается больная для многих команд проблема «нет пророка в своем Отечестве», когда ни в систему управления проектами, ни в внедряющих ее людей просто не верят. Вы уже не просто сотрудники, которым поручили «что-то там организовать», вы – признанные эксперты, дорогие на рынке специалисты, которые точно знают, что нужно делать. Стоит заметить, что при найме внешнего консультанта на проект КСУП вы получаете тот же эффект: в вашей команде есть признанный профессионал с необходимыми знаниями, благодаря которому, в отличие от консультанта, полученный им сертификат и экспертиза могут остаться в вашей команде надолго.
Стоит ли обучать приемщиков ключевых результатов?
Целями обучения этой «группы товарищей» являются:
- создание единой терминологии, чтобы при приемке результатов было понимание, для чего создается тот или иной процесс управления, как он должен работать, каким целям соответствовать;
- повышение доверия этих заинтересованных сторон к проекту.
Я бы сказала, что эта группа – одна из тех, где можно немного сэкономить на обучении. Конечно, этим сотрудникам стоит дать возможность получить представление о вашем стандарте. НО. Во-первых, скорее всего, ваша КСУП не будет сильно соответствовать стандарту, особенно на первом этапе, и обучение излишне запутает людей. Во-вторых, само обучение должно быть упрощенным, ведь эти сотрудники не всегда является руководителями проектов, и им не всегда удается применить полученные знания. Кроме того, лучше обучать именно вашей КСУП и тем процессам, которые вы собираетесь внедрять. Исходя из перечисленного, есть несколько вариантов обучения:
- Подготовка концепции (документа) и обязательной экзаменации.
- Заказ индивидуального курса, который упрощенно освещает процессы выбранного стандарта, показывает лучшие практики их применения.
- Разработка собственного курса внутри компании на основе выбранных процессов и вашей практики работы.
В свою очередь, я остановилась именно на последнем варианте. Поскольку мы уже сами получили обучение на основе стандарта, а кроме того, я заработала соответствующий сертификат, мне не составило большого труда подготовить курс, который объясняет назначение процессов управления проектами, их выгоды и цели, и показывает, как этот процесс реализуется в нашей компании. Получилось очень здорово, поскольку мы достигли сразу нескольких целей:
- подготовили персонал к работе непосредственно с нашими процессами, на нашем программном обеспечении, в наших условиях;
- не потратили бюджет на внешнее обучение персонала;
- повысили лояльность персонала к проекту.
Надо сказать, что такой курс впоследствии стал регулярным. Ежеквартально мы обучали процессам управления проектами всех руководителей компании, заодно знакомили их с изменениями в процессах. Сотрудники не только лучше понимали работу КСУП, но и ближе знакомились с работой проектного офиса, что, несомненно, делало взаимодействие в проектах более гладким. Даже без сертификата создание подобного курса внутри компании было бы очень полезным. В современных условиях он может быть еще и online.
Обучаем пользователей ИСУП
Это самая большая группа слушателей, которая состоит из всевозможных специалистов разного уровня. Их нужно обучать конкретным инструментам управления: нажимать на правильные кнопки, составлять правильные планы, получать нужные отчеты и многое другое. Однако само обучение, его стоимость, трудоемкость его проведения и результаты во многом зависят именно от того, какое программное обеспечение вы используете. Понятно, что профессиональные инструменты, рассчитанные на профессиональное же использование, потребуют на это значительных затрат. Для некоторых систем необходимо отдельное дорогое обучение не только для администрирования, но и просто для пользования. И, напротив, простые интерфейсы и интуитивно понятные системы практически не требуют обучения на уровне пользователей. Для подготовки специалистов к использованию системы достаточно подготовить инструкцию с необходимыми картинками или записать обучающий видеоролик.
В своей практике я поступала так: во-первых, в уже упомянутом мной специальном курсе был раздел, в котором сотрудники знакомились с работой ИСУП. Участники обучения работали на персональных компьютерах и решали задачи с помощью системы, тем самым, у сотрудников формировались навыки работы в программном продукте и понимание того, как тот или иной процесс выполняется «в жизни». Кроме того, внутри самой системы были выложены ролевые краткие инструкции с картинками, объясняющими, кто, что и как должен сделать. Не скрою, что мы использовали систему Advanta, а это значит, что помимо наших собственных инструкций для работы в системе, сотрудникам был доступен сайт компании с учебными материалами, большим разнообразием видео с примерами настройки для администраторов ИСУП, а также возможность обращаться к квалифицированным специалистам по поддержке. Для настройки системы у нас даже не был выделен ИТ-специалист, и ее осуществлял сотрудник проектного офиса с экономическим образованием.
Подводя итог для этой группы, скажу, что для обучения пользователей ИСУП стоит хорошо продумать, на каком программном продукте остановить свой выбор. Кто будет работать, какие процессы будут задействованы, каким будет функционал и настройки. Система, особенно на старте внедрения, должна быть интуитивно понятной, с набором простых инструкций и обучающих материалов. Тогда вы не только сэкономите на обучении, но и обеспечите поддержку вашего проекта его пользователями. Ведь на первых шагах именно пользователям важнее понять новые процессы и свою роль в них, а не разбираться в сложных инструментах софта. Кроме того, в условиях современных требований к скорости и качеству операций, работать с простым и удобным программным обеспечением порой является ключевым фактором успеха.
