6 способов стать лучшим руководителем проектов
Руководитель проектов выполняет много ролей: фасилитатор, кризис-менеджер и даже «переводчик» — именно он адаптирует бизнес-потребности в реальные планы и выравнивают ресурсы.
При этом руководитель проектов должен уметь преодолевать ограничения, составлять карты навыков и устанавливать временные рамки для достижения положительных результатов для бизнеса.
При этом руководитель проектов должен уметь преодолевать ограничения, составлять карты навыков и устанавливать временные рамки для достижения положительных результатов для бизнеса.
Со ссылкой на иностранных коллег, разбираем деятельность руководителя проектов с точки зрения улучшения навыков управления проектами в шести направлениях:
- коммуникации,
- управление временем и производительностью,
- построение сообщества,
- структурирование, планирование и налаживание рабочего процесса в проектах,
- лидерство и сотрудничество,
- выбор инструментов управления.
___________________________________________________________________________________________
Цитаты взяты из материала Шерон Флорентайн (Sharon Florentine), колумниста ресурса CIO from IDG по результатам исследования компании Workfront. В исследовании приняли участие 80 специалистов проектного управления.
___________________________________________________________________________________________
Содержание
- Коммуникация в работе руководителя проектов
- Тайм-менеджмент и продуктивность руководителя проектов
- Формирование сообщества руководителем проектов
- Структура, рабочий процесс и график проекта в работе руководителя проекта
- Лидерские навыки и навыки сотрудничества в работе руководителя проектов
- Выбор инструментов управления руководителем проектов
- На что опираться руководителю проекта при выборе системы управления проектами: рекомендации ADVANTA
- Заключение
Коммуникация в работе руководителя проектов
Навыки коммуникации в работе играют важнейшую роль для руководителя проектов. Эффективное общение помогает установить ясные цели и обозначить ожидания, что минимизирует риски недопонимания и ошибок.
Руководитель и проектная команда
Руководитель должен уметь слушать и слышать свою команду. Делиться информацией и поощрять открытый обмен идеями.
Компетентная коммуникация укрепляет доверие, способствует мотивации сотрудников и повышает их вовлеченность, что в конечном итоге влияет на успех проекта.
Руководитель проекта и заинтересованные стороны
Коммуникация — один из самых важных навыков для руководителя проектов в общении с топ-менеджментом, финансовым отделом, персоналом и внешними заказчиками. Без частых, открытых и откровенных бесед о целях, препятствиях, обходных решениях и ожиданиях у проектов намного больше шансов закончится неудачей.
О чем всегда стоит помнить
Приоритеты и планы проектов могут меняться. Дедлайны могут быть пропущены. Масштаб проекта может изменяться. Но коммуникации должны оставаться последовательными.
Инструменты и форматы
Среди ключевых инструментов и форматов, облегчающих общение:
- регулярная переписка, в первую очередь, в формате электронных писем,
- регулярные, продуманные совещания,
- упорядоченные планы проектов,
- регулярный мониторинг, например, в формате отчетов по статусам.
Мнение эксперта
Мы, как руководители проектов, должны работать над тем, чтобы все эти линии коммуникаций были открыты. В первую очередь, для того, что у нас были все детали для отчетности перед руководством и заказчиками проекта, — считает Лиз Хелбок, старший директор по управлению программами Events.com.
Тайм-менеджмент и продуктивность руководителя проектов
Навыки тайм-менеджмента и продуктивность критически важны для руководителя проектов, так как они помогают организовать свой и чужой рабочий процесс, распределять время между задачами.
Чем навык управления временем важен лично для руководителя
Умение планировать и ставить приоритеты позволяет
- избежать стресса и перегрузок,
- обеспечивать выполнение задач в установленные сроки.
Когда руководитель управляет своим временем эффективно, он становится примером для команды, что способствует повышению общей продуктивности и эффективности работы.
Чем навык управления временем важен для команды руководителя
Руководитель проектов должен также отслеживать время своей команды. Отслеживая время, потраченное вашей командой на проект, вы получите достоверную оценку сроков выполнения определенных задач.
Вы узнаете, сколько времени проекты заняли в прошлом, и вы сможете использовать эту информацию для оценки средней скорости каждого члена команды для каждого проекта. Это важно при принятии решения о том, сколько времени будет выделяться для каждого члена команды в будущем.
В своей работе мы сталкиваемся с бесконечными отвлекающими вещами, и руководитель проектов должен обладать навыками, позволяющими держать команду и проекты в рамках сроков и согласованных действий. Поэтому эффективное управление временем и производительность — важнейшие навыки.
Методы управления сроками: метод критического пути
Стратег по вопросам карьеры и малого бизнеса Майк МакРичи предлагает отмечать задачи, которые должны выполняться в неукоснительном порядке. В большинстве случаев это — важные этапы проекта, промедление в которых может вылиться в сорванные дедлайны проекта.
Метод критического пути в управлении проектом(-ами) помогает жестко управлять этими активностями.
Мнение эксперта
Каждому проекту нужна четкая конечная цель. В чем потребность этого продукта / проекта? Какую проблему мы пытаемся решить? Когда вы определяете проблему, вы также должны четко определить, в чем заключается ее решение. Определение метрик успеха, в том числе соблюдение сроков, означает измеримые цели и четкую финишную черту, — считает Синди Кальвин, руководитель маркетинговых проектов в компании Veterans United Home Loans.
Формирование сообщества руководителем проектов
Умение формировать вокруг себя рабочее сообщество существенно для успеха руководителя проектов. Создание сплоченной команды, способной к сотрудничеству и взаимопониманию, способствует более качественному выполнению задач и улучшает атмосферу на рабочем месте.
Вклад руководителя проектов в рабочую команду
В основе работы команды проекта лежит доверие, взаимное уважение и ответственность, поэтому очень важно убедиться, что вы создаете среду, в которой все члены команды чувствуют себя услышанными, а их усилия и вклад ценится.
Хорошее рабочее сообщество поддерживает обмен знаниями и идеями, что может привести к инновациям и более эффективным решениям.
Кроме того, сильное чувство общности и коллективной ответственности увеличивает вовлеченность сотрудников, что положительно сказывается на результатах всего проекта.
Мнения и советы экспертов
Поддержка высшего руководства, заказчиков и вовлеченность проектных команд имеет решающее значение для успеха проектов.
Проект — это очень динамичная вещь. Поэтому поддержка всех ключевых людей в организации действительно важна для того, чтобы двигаться дальше. Это особенно актуально, когда дела идут плохо, — считает Пол Найбура, директор по развитию бизнеса в Parallel Project Training.
Не берегите похвалу и одобрение до тех моментов, когда дела будут идти хорошо. Для повышения морального духа признание тяжелой работы и усилий более ценно, когда дела идут не так, как планировалось.
Это, наверное, самая важная часть, которую часто упускают из виду. Многие люди чувствуют, что их не благодарят за их работу, и комплименты могут заставить человека чувствовать себя действительно хорошо. Измените себя и поблагодарите их. Оставьте положительный отзыв в их профиле LinkedIn. Расскажите их начальнику, какую большую работу они сделали, — рекомендует Томас Вулдридж, менеджер ИТ-проектов Relamark.com.
Структура, рабочий процесс и график проекта в работе руководителя проекта
Структурирование, планирование и налаживание рабочего процесса в проектах имеют первостепенное значение для руководителей проектов, так как эти навыки позволяют создать ясную основу для достижения целей.
Зоны ответственности руководителя
◼️ Структурирование подразумевает организацию задач и распределение ответственности, что помогает избежать путаницы и обеспечивает четкость в процессе выполнения проекта.
◼️ Планирование позволяет заблаговременно определить сроки, ресурсы и потенциальные риски, что минимизирует вероятность неожиданных проблем.
◼️ Налаживание рабочего процесса включает в себя создание эффективных коммуникационных каналов и рутин, что повышает продуктивность команды и ускоряет выполнение задач.
Мнения и советы экспертов
Одна из самых важных вещей, которую может сделать руководитель проекта — устранить препятствия для своей команды. Это поможет поддерживать проекты в рамках согласованной структуры, сделать рабочий процесс более эффективным и следовать графику.
Распределяйте задания так, чтобы они выполнялись в максимально эффективном порядке: когда предшествующие задачи полностью завершены, а перед переходом к следующим возможно устранить препятствия, мешающие членам команды выполнять свою работу, — рекомендует Бен Снайдер, генеральный директор Systemation.
Предусмотрите дополнительное время перед каждым дедлайном в рамках проекта, чтобы быть уверенным, что есть время для решения неизбежных неожиданных проблем.
Оцените еженедельный план проекта и определите слабые места плана. Обратите внимание на объем, время, стоимость, к чему вы должны прийти, и как это соответствует вашим срокам и задачам проекта. Как только вы определите слабые места, предпримите необходимые действия, чтобы закрыть их. Не пропускайте время на рассмотрение «пробелов», иначе они могут стать слишком большими и непреодолимыми, — советует Бен Снайдер.
Лидерские навыки и навыки сотрудничества в работе руководителя проектов
Навыки лидерства и сотрудничества важны для руководителей проектов, так как они влияют на мотивацию и вовлеченность команды.
Значение навыков для управленца
◼️ Лидерство позволяет вдохновлять сотрудников, создавать позитивную атмосферу и устанавливать доверительные отношения, что критически важно для командной работы.
◼️ Способность к сотрудничеству, в свою очередь, помогает объединить разные навыки и экспертизу членов команды, что приводит к более качественным результатам и инновационным решениям.
Лидеры, умеющие эффективно сотрудничать, могут также лучше справляться с конфликтами и находить баланс между интересами различных сторон.
В чем суть лидерства
Лидерство заключается в том, чтобы помогать командам проекта
- преодолевать препятствия,
- выявлять и использовать их сильные стороны,
- мотивировать на продолжение работы в тяжелых ситуациях,
- распределять ресурсы и регламентировать действия согласно стандартам.
Мнения и советы экспертов
Конечно, проще сосредоточиться на управлении временем, бюджетом и масштабом проекта, кроме того, это наша работа! Но помимо всего этого, руководители проектов должны помогать людям.
Мы помогаем и нашим командам, и нашим клиентам оставаться в курсе событий, не допускаем их перегрузки и возникновения сложных ситуаций и проблем, — считает Рози Браун, руководитель креативных проектов Sterling Communications.
Чтобы быть лучшим менеджером проектов, вы должны хорошо знать сильные и слабые стороны каждого члена команды. Выделяйте время, чтобы ознакомиться с уникальными талантами и сильными сторонами каждого человека в своей команде, чтобы определить, насколько тот или иной человек подойдет для конкретной задачи. Это позволит понять, какие проблемы могут возникнуть и как их преодолеть, — рекомендует Дэвид Ривез, руководитель проектов Luxe Translation Services.
Выбор инструментов управления руководителем проектов: рекомендации ADVANTA и других экспертов
Умение выбирать инструменты управления — залог эффективности руководителя проектов и его команды. В современном мире доступно множество программ и методов для управления проектами, и правильный выбор инструментов может значительно упростить процессы планирования, контроля и отчетности.
Как подойти к выбору инструментов
Выбор подходящих инструментов зависит от специфики проекта и команды, а также от поставленных целей. Правильно подобранные инструменты помогают оптимизировать рабочие процессы, улучшить коммуникацию и обеспечить доступ к необходимой информации, что в итоге повышает вероятность успешной реализации проекта.
Используйте преимущества доступных технологий, чтобы эффективно выполнять свою работу. Рассмотрите все: от программного обеспечения для отслеживания проектов и сервисов совместного доступа к файлам до инструментов совместной работы. Ищите решение, которое лучше всего подойдет для ваших команд.
Мнение эксперта
С таким большим количеством программного обеспечения для отслеживания времени и проектов легко следить за проектами, чтобы убедиться, что они находятся на правильном пути. Вы также можете принять несколько протоколов, чтобы вернуть хронически опоздавших членов команды в нужное русло, создав дополнительное время для согласований.
Используйте разнообразные напоминания: например, те, что отправляются по электронной почте, включая напоминания о задачах в Outlook, или ставя короткие встречи в календаре участников проектов.
Для заказчиков, которые обычно пропускают дедлайны, если они не являются ключевыми, используйте фразу: «Пожалуйста, просмотрите до конца следующего понедельника. Если я не получу от вас ответ к тому времени, я буду считать, что мы можем двигаться вперед».
Если вам абсолютно необходимо их согласование, укажите, что поставлено на карту: «Пожалуйста, ознакомьтесь с этим до конца дня следующего понедельника. Если я не получу от вас ответ к тому времени, проект может выйти за согласованные сроки, — рекомендует Гвендолин Кестрел, цифровой аналитик Digital Advertising Works.
Согласимся с г-жой Кестрел: наличие различных инструментов для управления проектами, с одной стороны, большое благо для проектной команды и ее руководителя.
С другой стороны, для руководителя проекта важно найти инструмент, который бы объединил в себе все функции. Одним из таких ПО является информационная система управления проектами (ИСУП) как единой пространство для управленческой деятельности.
Ниже делимся опытом клиентов ADVANTA и отвечаем на важный вопрос: по каким критериям выбирать систему?
На что опираться руководителю проекта при выборе системы управления проектами: рекомендации ADVANTA
Один из распространенных вызовов при выборе системы управления проектами — неоднозначность выбора критериев для сравнения разных продуктов. Как найти «свой» инструмент?
1️⃣ Меняйте подход
Опирайтесь на требования к функциональности системы, а не на критерии, по которым вы сравниваете разные продукты.
Задавайте вопросы:
◼️ что должна уметь система?
◼️ зачем конкретно нам нужен этот функционал?
Уходите от вопроса:
⛔️ что может делать система?
2️⃣ Выберите базовые критерии функциональности
Не нужно копать глубоко — достаточно выбрать базу, которая закроет вопросы:
◼️ как будут описаны объекты управления?
◼️ в чем будет прикладная / ключевая польза функций?
3️⃣ Определите специфичный критерий функциональности
Все системы управления в чем-то схожи, но у каждой их них есть свои особые, специфические особенности, которые оптимизируют, автоматизируют и облегчат вашу систему управления проектами.
Например, в функционал ИСУП может входить управление поручениями, управление договорами, система документооборота. Возможность интеграции с другими ПО (обратите внимание, с какими) или кастомизации также стоит отнести к специфическим характеристикам.
4️⃣ Обратите внимание на открытость архитектуры системы
Открытость — гарант прозрачных проектных процессов и одно из ключевых требований к ИСУП.
Сам формат проекта подразумевает
◼️ открытость в основе,
◼️ необходимость взаимодействия разных заинтересованных сторон — как внутренних, так и внешних,
◼️ возможности для настройки доступа к информации: открытого, разграниченного или ограниченного.
Открытая архитектура помогает:
- сэкономить / грамотно распределить ресурсы и финансы еще при разработке, а затем в процессе внедрения и сопровождения ИСУП / КСУП
- внедрить функционально удобные модули автоматизации в прикладных областях управления (например, в бухучете, документообороте, управлении рисками, ERP и пр.)
- реализовать специфические модели и их прикладные системы для узких областей проектов (например, Agile, BIM и др.)
В совокупности, смена подхода, фокус на важные именно для вас критерии и изначальный запрос на открытость / прозрачность системы будут полезны для развития любой системы управления, а также в процессе ее автоматизации.
Заключение
В стремлении стать лучшим руководителем проектов, развивайте не только свои профессиональные навыки, но и создавайте особую рабочую атмосферу. Не бойтесь влиять на свою команду, вести ее, ведь от вас будут зависеть результаты всей компании.
Помните: успех достигается через постоянное стремление к росту, открытость к новым идеям и умение вдохновлять других. Каждый шаг на этом пути — возможность научиться чему-то новому и внести свой вклад в общее дело.
Начните применять полученные знания уже сегодня, и вы увидите, как ваша команда и проекты достигнут новых высот.
